应用文书_应用文书范文

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文书基础：第一节应用文书的概念与制发程序

一、应用文书的含义与分类

（一）含义

应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。

（二）分类

主要分为三类：

行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。又称“通用公文”。

主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、事务文书——处理日常事务所使用的文书。主要包括：

传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。

商务文书——处理商务业务所使用的文书。主要包括：

意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

二、文书的制发过程

（一）通用公文的制发程序

草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发

（二）事务文书、商务文书的制度发程序

事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。

秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式

一、通用公文的格式 指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。

（一）通用公文用纸和印装规格

（要求字目闪动）

1、采用国际标准A4型纸

2、公文页面与版心尺寸

3、文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。

4、公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。

（二）通用公文中各要素标识规则

1、眉首

1)公文份数序号

2)秘密等级和保密期限

3)紧急程度

4)发文机关标识

5)发文字号

6)签发人（会签人）

7)红色反线

①00001

②机密★一年

③ 特 急

④××××××××文件

⑤×××〔2006〕号

眉 首

分析：“①”表示 公文份数序号

1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。每一份公文的份号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。

2、份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。用阿拉伯数字标注。如001至999

“②”表示 秘密等级和保密期限

1、秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。如无保密内容，不得标注此项，以免给工作增添麻烦。

2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。两字间空一格。如“机 密”

“③”表示 不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。

紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行，跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。

“④”表示 发文机关标识

一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字。

版头用套红大字居中印在公文首页上部。

版头这一格式项目需要特别注意的问题还有：

**发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。

**几个机关联合发文，属于行政公文的，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关依次在下方整齐对应排列。机关名称后的“文件”二字居纵向中央。

几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，例 ：安徽省人事厅

安徽省 科 委 文件

安徽省财政厅

** 在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。

“⑤”表示 发文字号有固定的模式：由发文机关代字＋年份(发文年度)＋序号(发文顺序号)

机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字；“中发”是中共中央的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字。陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”，四川省人民政府的机关代字是“川府”，根据代字可以看出发文的是什么机关。

年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，例如：〔1999〕。不得用圆括号或别的括号。

序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令)外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。

发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线

①关于×××工作的通知

②××××××

③ ××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××

×××××××××××。

④附件：1.××××××

2.××××××

⑤××××××

二○○六年一月十号

⑥(××××××)

分析：“①”表示 标题

公文标题位于间隔横线下方，居中排列，字号大于正文。

公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成，简称标题三要素。发文机关名称根据情况可以省略 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如《**市人民政府关于开展财务大检查的通知》

“②”表示 主送机关

就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。

下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。

如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：

各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)，教委(教育厅)，语委(语言文字工作 机构)，国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门，新疆生产建设兵团人事局：

向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文（如通告、公告），没有明确的主送机关，可以没有这一项。

“③”表示 正文

正文位于主送机关名称的下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

一般公文要求一文一事。

“④”表示 附件

具体写法：“附件”后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码．如（附件：１．×××）

“⑤”表示 成文日期

要写明年、月、日，不得简写，用汉字书写

如，零要写作成“Ｏ”如“二ＯＯ一年一月一日”

书写的位置：一是文尾标注

二是题下标注。会议通过的重要公文，如决议、决定，以及条例、规定等法规性文体，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。

“⑥”表示 附注 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明，如“（此件传达群众）”

需要注意的是：

不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。

“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

① 主题词：×× ×× ×× 通知

②抄送：××××××，××××××，×××××，××××××。

③

⑤××××（印发单位）

④××××年×月×日印发

（共印××份）

分析：“①”表示 主题词

又称为“关键词”。它是公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。

所有的公文都要标注主题词，上报的公文要求更严格，要按上级机关的要求和公文主题词标标注。

主题词按规定应标注在公文末页下部，抄送范围上方。

其标引的顺序先标类别词，再标类属词。主题词的数量一般三到五个，要求不超过５个。原则是“谁办文，谁标引”

“②”表示 抄送机关

指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。

它位于主题词的下1行，左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号，冒号后为抄送机关。抄送机关用全称或是规范化的简称，抄送机关之间分隔采用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

“③”表示 版记中的反线

版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。目的：

1、显示各要素之间的区别；

2、显得美观好看

注意的是：最后一个要素之下要有一条反线。

“④”表示 印发机关和印发日期

印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占１行位置。

印发机关要具体到承办公文印制和发出的部门。通常是机关的办公部门，或办公部门下属的秘书部门。

印发日期，指的是办公部门接到定稿后起印日期。一般写成＊年＊月＊日，使用阿拉伯数字。

“⑤”表示 版记的位置

版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行

关于印章的认识：

（三）通用公文的特定格式

三种格式：信函式格式

命令式格式

会议纪要格式

二、事务文书、商务文书的格式

除了简报等个别文种外，大多文书不具有版头、主体、版尾这样严格的三大板块的划分；

事务文书与公务文书包含多个文种，这些文书各有各的格式规范与要求，如请柬有其固定的格式；合同、标书也有约定束成的格式。

秘书文书基础知识：第三节应用文书的要素

● 材料——血肉

● 主题——灵魂 ● 结构——骨骼

● 语言——细胞

一、材料

（一）概念

材料是作者为了某一目的，收集、摄取以及写入文章中的一系列事实或依据。

（二）环节

● 材料的占有

途径——一是亲身经历所获；二是调查阅读所获

● 材料的鉴别

对材料进行分析、比较的研究过程。

● 材料的选择

原则：

1、围绕主题

2、选择典型材料

3、选择真实准确的材料

4、选择生动新颖的材料

● 材料的使用

注意事项：

一是恰当安排先后顺序

其原则只有一个：便于读者接受

二是确定详略程度

原则有二：一是根据主题需要；二是根据文体的特点

二、主题

（一）概念

通过文章内容所要表达出来的基本观点或中心思想。

（二）依据

1、以写作目的为立意依据

2、以材料本身的意义为立意依据

（三）对主题的要求

1、正确——符合党、国家的法律、法令、方针、政策。否则，就不能发挥好积极的作用。

请看下面一篇公文：

华力五金厂关于加强安全保卫工作的通知

近来，我厂连续发生盗窃、斗殴和小型失火事故。有数位职工被歹徒打伤，财务损失数万元，为保证工厂的正常生产秩序，特作如下通知：

一、凡是本厂职工进入厂门，均要佩带厂徽标志，否则作违反厂纪处理，扣发奖金。

二、外来人员进入工厂时，必须持所属单位介绍信或证件登记，出厂时，应接受行李物品，甚至搜身检查。

三、来客投宿、有关人员应报厂保卫科批准。在此期间，如厂内发生盗窃、失火事故，来客不准离开工厂，并要集中接受审查。

通告自二零零五年二月八日生效就。凡自觉执行本通告的给予表彰，拒不执行予以经济处罚或行政处分。

二零零五年二月一日

2、深刻

3、新颖

4、集中——一文一事

三、结构

（一）标题

两中模式：

1、公文式模式

其构成通常是：“发文机关+事由+文种”

××卷烟厂关于生产销售“高档××”及其定价的请示

××市××研究所2005年度科研工作总结

2、一般文章标题

常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书。

两种：单标题——如《为祥和公司的诚信宗旨而尽力》（简报）

双标题——正标题+副标题

如，艰苦的拼搏××，丰硕的成果

——××省邮政系统2006年工作总结

（二）开头

四种开头方式：

1、概述式

报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等文种常常采用概述式。

2、目的式

通告、通知、计划、招标书等采用此方式。

如，3、开门见山式

国务院关于修改《中华人民共和国个人所得税法实施条例》的决定

国务院决定对《中华人民共和国个人所得税法实施条例》作如下修改：

×××××；

××××××；

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

4、引述来文式

多用于函、批复等回复性公文。

市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函

你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》（×卫函〔2006〕15号）收悉。

【练习题】：

1、近年来，全市酒类生产发展过快，已登记发照的社办酒厂有37个，国营酒厂有12个。去年生产白酒4200吨，酒类生产已处于饱和状态。目前申办酒厂的单位还在增加，特别是乡镇、个体户要求办厂的较多。个别的未经申请办理执照，擅自开业；部分酒厂在质量上也未达到要求。为了使酒厂生产健康发展，根据国务院〔1982〕108号文发布的《工商企业登记管理条例施行细则》的有关规定，特提出如下请示。（属____式开头）

2、根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅《关于×省首次侨情普查的通知》精神，为进一步作好我市侨务工作和对台工作，把侨、台工作重点转移到„„现确定在全市开展侨、台情况普查工作。（属____式开头）

3.你厅《关于拟录用2005年大中专毕业生的函》（国政〔2005〕18号）收悉。经研究，现复函如下。（属____式开头）

答案：

1、目的式

2、开门见山式

3、引述来文式

（三）层次

1、总分式

2、并列式

3、递进式

如，《农村文化活动设施量少质差的现状亟待改变》的调查报告，按以下思考写成：

××县农村文化活动设施量少质差

↓

“文化饥饿症”带来农村精神文明滑坡

↓

文化活动量少质差的原因

↓

采取有力措施质量农村文化活动阵地建设

4、因果式

先因后果 OR 先果后因

如，某厂生产的传统产品出现销售疲软势头，厂方要求做出调查并写出市场销售情况的调查报告：

5、时序式

6、三段式

（四）段落

常用的段落方式：

1、提行式

2、条款式

3、篇段合一式

（五）过渡

常用的方式：

1、过渡词。如，因此、综上所述、尽管、但是„„

2、过渡段。如，现将具体要求通知如下；

3、过渡段。

（六）照应 常用方式：

1、首尾照应

2、文题照应

3、行文前后照应

（七）结尾

常用方式：

1、强调式

2、期求式

3、希望式

4、说明式

5、秃尾

*****对结构的总体要求：

严谨、自然、完整、统一

56、文章的四要素是：材料、主题、结构和（）。2003/8

（A）照应

（B）段落

（C）过渡

（D）语言

27、公文中一般用作经办用语的词语有()。2005/5

(A)印发(B)拟定

(C)收悉(D)兹经

28、公文结构的总体要求是()。2005/5

(A)自然(B)统一

(C)严谨(D)完整 答案：D D B(见书P26)

【训练题】：

下面是应用文书的几段结尾，试根据题后的选项提示判断它们属于哪类结尾方式。

1、以上意见如无不妥，请批转各地执行。（属____式结尾）

2、希望各级人民政府加强领导，结合实际情况做出规划，切实办好职业技术教育，使这一工作出现新局面。（属____式结尾）

3、到会同志一致表示，试点城市作为改革的先行者，必须加强当的领导，作好思想政治工作，统一和提高各方面的认识，„„努力做到方向准、决心大、路子顺、效果好。

（属____式结尾）

答案：

1、期求式

2、希望式

3、强调式

四、语言

（一）运用语言的标准

1、准确

如，要统筹安排生产和生活用水，把城市所有用水户逐步纳入计划，按季分月下达用水指标，严格执行，认真考核。（2001年第18号《国务院公报.二十五个城市用水会议纪要（摘要）》）

例中的“考核”应改为“考核”。因为，对人可以“考核”，对“用水指标”是不能“考核”的。

2、简洁

3、平实

（二）应用文书专用语言

应用文具有独特的专用语言，常见的有以下8类：

1、开头用语

2、承启用语

3、引述用语

4、批转用语

5、称谓用语

6、经办用语

7、表态用语

8、结尾用语

56、文章的四要素是：材料、主题、结构和（）。2003/8

（A）照应

（B）段落

（C）过渡

（D）语言

27、公文中一般用作经办用语的词语有()。2005/5

(A)印发(B)拟定

(C)收悉(D)兹经

【练习】：

下面是一位学生在实习后写的一篇调查报告，习作的开头文字通顺，交代了调查的时间、地点、任务、事件，但这样写行吗？请从语体方面分析不对之处，并予以修正。

阳春三月。风和日丽。我们省××学院旅游管理专业班的45名同学从广州乘船，在15日天蒙蒙亮时就到了肇庆市。啊，肇庆！美丽的肇庆！你是南粤的旅游胜地，多少个日日夜夜啊，同学们梦寐以求，要来领略你的风采。今天如愿以偿了。但是，这次我们要到你的农村——大湾的食品站，作为期一个月的生猪收购成本调查。因此，尽管大家都想借此机会痛快地玩它一玩，但想到这是实习调查，必须把学好专业放到首位。这样，在实习老师的带领下，下午就分为两个小组奔赴实习调查点了。

下面一段话，是从某工业局干部写的工作总结中摘录的，句子不仅通顺，而且可以说还颇为生动，但是，该局的局长看过后说这样写不对。请你说出理由。

我局所属××工厂去年借助外部东风，生产一度像穿云燕子，飞向百尺竿头。曾几何时，今春以来，却又像冰山开花似的，一泻千里。

答案：

1、提示：调查报告属于应用文的范畴，其语言要求准确、简洁、庄重、平实、朴素和自然。文种的语言表达属于文学作品的表达方式，抒情、生动。

其所要表达的主要内容是：广东省××学院旅游管理专业班的45名同学，于3月15日下午始，将分为两个小组对肇庆市的农村——大湾的食品站，作为期一个月的生猪收购成本调查。

3、我局所属××工厂去年借助外部环境的力量，生产大幅度增长；但是，今年入春以来，生产却直线下降。

秘书文书基础知识：第四节应用文书的表达方式

一、叙述

（一）叙述的概念

把人物的经历、行为、或事物发展变化的过程表述出来的方式。

六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果

（二）人称

两种：第一人称和第三人称

报告、请示、函、计划、总结、邀请信、感谢信、述职报告等使用第一人称。应用文中的第一人称，指的往往是发文机关，只有很少一部分是作者本人（如个人计划、个人总结）。

运用第三人称的文体主要有通报、会议纪要、会议记录、合同

（三）叙述的方式

1、顺叙

调查报告、总结、报告采用这种方式

2、倒叙

简报、通报等

二、议论

（一）概念

作者通过事实材料和逻辑推理，来阐明自己的观点，表达自己赞成什么或是反对什么的表达方式。

三要素：论点、论据、论证

（二）类型

1、立论

2、反驳

（三）论证的方法

1、例证法

要注意典型性

2、分析法

3、引证法

4、对比法

5、因果法

三、说明

（一）概念

对事物的形状、性质、特征、成因、功能，或对人物的经历、特征、状况等进行客观解释、介绍的表达方式。

（二）说明方法

1、定义与表述

（1）定义：对事物的本质特征加以揭示和概括。

商业——以买卖方式使商品流通的经济活动。

（2）表述：具体说明、介绍某一事物或人物的文字。

2、分类和比较

分类说明法是按一定的标准划分成不同类别，并对各类别加以说明的方法。如，《一九九八年国家留学基金资助出国留学人员选拔简章》就“申请条件”中的“基本条件”和“类别条件”进行了说明。

（1）高级访问学者

应是高等学校、科研院所及大中型骨干企业的重点学科、重点实验室、重点科研项目的学术带头人„„

具有高级专业技术职称，年龄不超过55岁。„„

（2）访问学者进修人员

应是在本人所从事的学科领域内有较深入的研究并取得一定成果、确有必要出国培养的教学、科研、技术、管理人员。„„

年龄在50岁以下，具有大学本科以上学历人员。„„

（3）研究生

根据双边文化教育使用交流项目或其他合作项目的形式选派，具体条件与选派办法另行通知项目单位，不受理个人申请。

比较说明——将相似的或不同的事物进行类比、对比来说明事物的特征的方法。

如，国家统计局××年国民经济和社会发展的统计公报，在介绍我国邮电通信行业发展时指出：

全年完成邮电业务总量1335亿元，比上年增长35.4%。全国城乡电话交换机容量达到10 864万门；其中局用交换机容量达到9318.5万门，比上年增加2107万门„„

3、数字和图表

【本章作业】：

1、根据下面内容，拟写一份公文，要求具有眉首、主体、版记；公文内容可以略写。

2006难6月30日，海天电器集团就做好安全保卫工作释义，给各分公司下发了通知，发文字号是：海电〔2006〕79号

2、以拟写工作总结为例，说说材料工作的4个环节。