连锁药店流程设计_连锁药店业务流程
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业务流程设计
前言
本流程从制定公布起所有部门按照此流程执行，且每月进行一次流程碰头会议，对流程进行微调、修正，使流程更加简洁、高效、合理。本流程制定的总原则为：简单、高效、严谨。目录
1． 新品引进流程
2． 采购流程、预付款流程 3． 收货、验收、入库流程 4． 供应商结款、发票结算流程 5． 调进价、配送价、零售价流程6． 采购退货流程 7． 报损报溢流程 8． 配送出库流程 9． 门店收货流程 10． 门店退仓流程 11． 门店盘点流程 12． 总仓盘点流程 13． 店间调拨流程
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新品引进流程(1 of 2)流程图开始说明新品引进发起：
1、公司所有人员均可向采购主管提出新品引进申请，并填写新品引进申请表；
2、供应商主动提出新品合作；
3、经数据分析，商品线需要补充缺类品种；……采购主管按照引进商品的类别分配给相应采购员；职责部门/岗位备注新品引进需求提交供应商主动提出合作分配采购员收集商品资料不通过资料初审采购员收集新品资料：供应商、新品样品、注册批件、等其他详细资料(见附件)；由采购员主管对新品资料进行初步评估，如果资料齐，则相应补允；针对重点区域进行市调，并最终确定销售价格；市调、确定零售价定期召开新品引进会，对引进商品进行分析，要求做成ppt格式;包括介绍新品的品名、规格、剂型、功能主治、成分、服用量、零售价格带等信息进行分析评估；不通过新品引进会最终由采购经理决定是否采购；采购经理批准寻找替代或不引进与供应商签定购销合同与供应商签定购销合同，内容重点包含付款方式、进价、返点返利、赠品、活动支持等条款；供应商提供样品详细信息，系统中建立商品档案；标记新品标识、完善商品分类、质检信息等基本资料；根据样品详细信息建立商品档案确定初次进货量确定初次购进量下订单收货验收流程 XXX大药房有限公司——流程设计
新品引进流程(2 of 2)流程图说明职责部门/岗位备注门店新品培训会召开新品培训会：培训新品知识、销售话术、陈列要点等新品铺货按照门店分类进行新品铺货；配送流程同仓库配送流程 新品上架销售门店做好新品上架陈列、做好促销标识，并做好营业员产品知识、促销话动、销售话术等培训； 畅销新品试销评估会新品引进3个月，必须组织人员招开新品试销评估会；评估该商品引进销售情况；并评估该品种是否转正式商品； 滞销是否供应商？停止采购/正常销售Y退仓退供应商库存销完作废商品信息转非新品，正常销售结束XXX大药房有限公司——流程设计
采购流程(1/2)流程图开始说明
1、每周一制定一次大采购计划，计划必须第二天上午12点之前完成报货；针对周一至周五期间，部分商品的紧急补货，可通过手工录入采购计划单的形式填制；职责部门/岗位采购部/采购员备注采购部/采购员是否自动生成采购计划NY手工录入
2、采购计划自动生成原则：当库存低于库存下限时，补足库存上限；(库存上下限=库存上下限天数*前30天日均销量；补货量=库存上限-当前库存)采购计划未审核跟据数据分析修改采购计划单，包括计划品种、计划数量、计划进价、供应商；修正计划/是否询价?Y采购部/采购员采购询价N询价采购计划一审核一审核采购计划单采购部/采购主管请货是否合理N核对采购品种是否应采；价格是否最低；供应商是否最优等；Y采购计划生效采购部/采购员通过：电话、QQ、Email向供应商报货；报货转采购订单流程XXX大药房有限公司——流程设计
采购流程(2/2)流程图· 采购计划生成订单说明采购订单形成两种形式：a.采购计划转单形成；b.紧急补货；职责部门/岗位· 采购部/采购员备注手工填制紧急补货· 采购订单未审修正采购订单付款方式，失效日期、结算部门等信息· 采购部/采购员· 采购订单一审一审采购订单· 是否预付款Y打印审批NY是否需要预付款：a.不需要预付款，则采购订单直接生效；b.需要预付款，则单据二级审核不通过，并且提示需要采购经理审核，此时需要采购员打印预付款申请单进行纸质预付款审批；预付款审批流程：采购员->采购经理->财务经理->出纳付款采购经理收到预付款审批单时，查询出预付款单据，审核生效，并且转成《供应商预付及扣款单据》，走预付款流程· · 采购部/采购员采购部/采购主管· 采购计划二审核/生效· 是否预付款· 转供应商预付款及扣款单据供应商预付及扣款单据未审· 供应商预付及扣款单据生效财务部/出纳· 出纳跟据经过采购经理、总经理、财务经理签字的预付款申请单 +供应商预付款及扣款单据进行付款，付款完成之后，审核供应商预付款及扣款单据，系统会自动生成该供应商往来账目；收货验收流程XXX大药房有限公司——流程设计
收货、验收、上架流程(1/2)流程图供应商通知收货说明供应商电话通知收货员收货，收货员需询问：厂家、总件数、是否有冷藏品；自查该厂家是否有退货；职责部门/岗位储运部/收货员备注是否有退货将退货交与送货司机并签名收货储运部/收货员与送货司机一同清点件数、并检查外包装是否完整、是否有漏液、污染。交接随货同行单、发票等材料。收货员在收货记录单上签字，并要求送货司机在收货记录单上签字。收货过程中如发现数量破损、污染则拒收，并通知我方采购员；在系统中填制收货单，需填写：到货同行单号、到货日期、进价、数量、批号、有效期等信息；针对冷藏药品，需填写启动时间、运输方式、到货温度、温控方式等；针对中药品种需填写生产企业、产地；与验收员交接收货记录单、随货同行单、发票、过程温度等材料；储运部/收货员储运部/收货员采购部/采购员N收货有差异、破损等Y拒收/并通知采购电脑中填制收货单送至待验区验收单RF调取未审核的验收单A.收货数量小于订单数量、进价低于订单数量则直接收货。B.收货品种与订单不符、收货数量大于订单数量、到货进价高于订单进价，联系采购员，由采购决定是否需要入库，如果需要入库，则需补做订单。储运部/验收员质量是否合格N验收员验收商品是否符合质量要求、数量是否满足等；验收内容：品种、批号、有效期、电子监管码、检验报告书等；储运部/验收员采购部/采购员Y拒收/并通知采购如发现质量问题，则联系采购部进行处理；XXX大药房有限公司——流程设计
收货、验收、上架流程(2/2)流程图验收流程说明验收员与保管员进行货物、相关材料交接。职责部门储运部/验收员备注N数量是否满足联系验收员保管员跟据验收结论上架；如果出现数量不足或者其他数量有差异的，联系验收员进行核实；Y跟据RF指定的货位上架储运部/保管员货位是否满足摆放要求YN修改目标货位上架原则：整件大于2件放整货区，小于2件放零货区；上架时，商品需拆下纸箱（特殊品种除外）。储运部/保管员入库单一审整单完成之后，一审入库单；打印三联入库清单，并签字；将入库清单、随货同行单、发票等资料一同交与采购员，采购员签定，保管员带回一联，仓库保管；储运部/保管员采购部/采购员打印入库清单入库单二审采购员收到入库单之后，二审入库单生效，如数量高于订单、进价高于订单等则与供应商联系处理；如有低价票等则相应处理；采购员审核入库单生效、结算发票完成之后，将入库清单、发票交与财务，财务签字，采购带回一联与供应商结款；是否涨价Y采购部/采购员N调整零售价、配送价、进价后续结款、发票结算等流程采购部/采购员财务部/会计结束XXX大药房有限公司——流程设计
发票结算、供应商结款流程流程图说明生成往财务往来账的单据有：入库单、采购退货单、调进价单、供应商预付款及扣款单据职责部门/岗位业务部门备注各业务流程保管员交接是否有发票YN与供应商联系，索要发票采购员跟据入库品是否带发票、发票是否已收到进行供应商发票结算。如果供应商发票未到仓库，则随时跟踪发票情况！采购部/采购员N供应商发票结算单当采购收到发票时，填制进行发票结算。采购部/采购员发票是否结算Y是否有退货供应商处理退货与供应商结款时，首先核对是否有发票未结、采购退货未退，如果有发票未结或者采购未退时，停止结款。采购部/采购员填制供应商结款单一审根据入库单、采购退货单、预付款及扣款单据进宪供应商结款申请。原则为：有采购退货及预付款、调进价单优先结算，最后结算入库单往来账；打印供应商结款申请单，进入审批流程：采购主管->采购经理->财务经理->出纳付款(注：公司暂无采购经理时，暂由董事长审批)采购部/采购员打印结款申请单结款单审批流程采购部供应商结款单审核生效出纳付款之后，审核。财务部/出纳结束XXX大药房有限公司——流程设计
采购退货流程流程图说明各部门、门店均可发起采购退货申请。退供应商申请职责部门/岗位各部门备注内部消化采购部/采购员是否需要退NY与供应商谈判采购跟据各部门、门店的采购申请，决定是否需要退供应商，如果不需要退，则做出相应的处理措施。采购部/采购员如果需要退供应商，则与供应商进行谈判，协商处理措施；N是否可退采购部/采购员供应商Y填写《采购退货通知单》质量正常可退，则填制并且直接审核，锁定商品库存。采购部/采购员采购退货单未审打印采购退货单拣货仓库打印退货拣货单，进行拣货打包；储运部/拣货员实退数与退货单一致N在拣货的过程中，如果出现实物数量不符，则需要修改采购退货单；储运部/修改采购退货单Y储运部/拣货员采购退货单一审打印采购退货单清单拣货完成，并且无误之后一审采购退货单，同时打印三联退货清单，拣货员签字，并贴在打包好的退货箱上，其他两联放与采购，采购签字带回一联，采购部/采购员采购收到采购退货清单之后，通知供应商前来取退货；供应商取走退货的同时，储运主管审核采购退货单，以达到账货同行；储运部/拣货员采购通知供应商取走退货供应商取走退货，储运主管审核采购退货单结束XXX大药房有限公司——流程设计
总部报损报溢流程流程图开始说明仓库任意人员发现系统库存与实物数量不符，通知仓库主管；职责部门/岗位仓库人员备注主管盘点单品仓库主管针对该单品进行盘点；仓库主管找到库存差异的原因通过盘点、核对进销存，分析差异原因，并得出处理办法；是否通过报损溢处理如果通过报损报溢的形式处理，则填制报损报溢单；否则通过其他方式处理；报损报溢单一审其他方式处理仓库主管仓库经理报损报溢单二审报损报溢单二级审核报损报溢单三审质管员质管部三级审核 报损报溢单四审财务部四级审核财务部XXX大药房有限公司——流程设计
门店请货流程流程图开始说明职责部门/岗位备注Y是否紧急补货?配货周期：跟据门店分类，A类门店每周配送2次，B、C类门店每周配送1次；NN是否自动生成自动生成规则：
1、当库存低于下限时，补足库存上限。
2、申请数量=库存上限-当前库存。Y手工录入缺货品种配送申请单请货合理？N人工修改配送申请单，核对数量是否合理、品种是否合理、是否接近中包装等信息；Y手工修改配送申请单生效是否紧急补货?门店跟据紧急状态，联系仓库发货,并跟踪发货情况；电话联系仓库等待仓库发货，跟踪到货情况XXX大药房有限公司——流程设计
仓库配送货程流程图铺货、主动配货说明请动配货、新品铺货等；职责部门/岗位备注门店报货流程Y是否紧急补货判断是否紧急补货，如果是紧急补货，则优先处理；N优先处理配送单未审打印拣货清单，拣货员跟据清单进行拣货；打印拣货单->拣货单与实物是否一致N手工修改拣货单Y如拣货单与实物不致时，按照实物修改拣货清单；1.清单有，实物无，则在清单中圈0。2.清单有，实物有，实物数量小于清单数量，则按实物拣货，并修改拣货清单，并通知仓库主管对该单品进行盘点；3.实物中包装等信息与清单不一致，则按实物拣货，并修改拣货清单；拣货完成，送至复核台进行复核；复核员逐个商品扫码复核商品，核对商品名称、批号、有效期、数量、今后需扫描电子监管码等信息；复核台复核N单与实物是否一致Y修改复核数量如复核时，数量存在差异，则修改复核数量；如品种存在差异，则退回货架，并修改复核数量；打包装箱打包装箱，并打印配送清单；装车配送清点件送货件数，并在送货交接单中填写详细；门店收货流程XXX大药房有限公司——流程设计
门店收货流程流程图门店请货、仓库配货流程说明职责部门/岗位储运部备注司机送货至门店司机送货至门店，门店接货人员与司机一同卸货，并移至门店待验区。司机、门店收货员一同清点送货件数，如清点过程中出现差异，则与仓库联系，核实是否仓库少发、漏发、错发，是否发在其他门店去了；清点完成，并在送货交接单上签字，并交接相关票据；储运部/司机门店/收货员与司机一同清点总件数与送货交接单件数一致？YN门店/收货员与仓库联系清点件数，找出差异原因在送货交接单中签字门店验收单品Y是否存在单品差异?联系店长复核门店对来货品种进行验收，与配送清单核对品种、数量、批号、有效期等信息是否一致，如出现差异，则需店长复核；复核确实存在差异时，则联系仓库人员查监控核实差异，并处理差异；确实存在差异NY联系仓库查监控核实系统中做收货单验收完成之后，在系统中制作《门店收货单》,《门店验收单》,《中药装斗记录单》。系统中做验收单是否中药中药装斗记录单填制完成之后，门店上货架陈列；门店陈列结束XXX大药房有限公司——流程设计
门店退仓流程流程图说明退仓原因：
1、厂家召回等采购通知退仓；
2、因销售不好，希望协调其他门店资源帮助销售。
3、仓库发货差异处理职责部门/岗位12备注与采购沟通退仓自行销售处理N允许退仓Y与采购沟通之后，允许退货；填制门店填制《退仓申请单》并打包，同时需打印退货清单,无打印机的门店手工填写退货清单；通过相关方式送货至仓库联系门店重新制单仓库跟据收货N实物与单一致？Y填制《退仓收货单》当仓库送货时，将退货交接给司机；仓库到退货，在系统中调出《退仓申请单》，核对品种、数量、批号，效期等信息；如果实退数量与单据不符，则联系门店修改或重做退仓申请单；填制《退仓验收单》填制《退仓入库单》Y退供应商N质量是否合格Y正常货位N不合格货位收货之后需要系统中填制《退仓收货单》->《退仓验收单》->《退仓入库单》并跟据验收结论，摆放至不同货架；退货货位采购退货流程XXX大药房有限公司——流程设计
店间调拨流程流程图说明职责部门/岗位备注门店单品缺货通过系统中远程库存当门店某品种缺货，同时仓库断货、或者来不及配送时，可通过店与店之间调拨的形式，来暂时满足当前客户的要货需求；通过系统中的远程库存查询，查询到最近门店的库存数量，并通过电话沟通，确定是否可调拨；N调入门店距离较近且库存较多门店,电话沟通是否可调Y调出门店取货调出门店填制《店间调拨申请单》并一审调出门店实物调出门店时，需立即在系统中填制《店间调拨申请单》并一级审核；注：调出门店一审完《店间调拨申请单》之后，不允许作废该单据，如果误操作，则需要与调入门店沟通，作废或者调回；调入门店调出门店调出店传输数据调入店传输数据接收门店收到货物之后，传输数据，并在店间调拨申请单中查询到该品种的店间调拨申请单，并审核生效；生效之后再次传输数据，传输完成之后，需按门店收货、验收流程完成操作，即可销售；调出门店调出门店调入门店调入门店《店间调拨申请单》二审/生效调入店传输数据调入门店系统自动增加库存门店收货、验收流程调入门店XXX大药房有限公司——流程设计
门店盘点流程流程图开始说明盘点周期：每2个月盘点一次；职责部门/岗位备注确定盘点时间门店、门管部、财务部协商确定具体盘点日期；制定盘点计划由门管部协助门店制定盘点计划；通知各部门协调人员提前3天通知各部门盘点时间；盘点前各工作完成盘点当天各项准备工作完成储运部：前一天停止发货，将已打包商品配送至门店；退仓品种处理完成；门管员：历史报损报溢单处理完成；信息部：盘点机充电，调试完成；门店：店间调拨单审核完成，并单货同行；盘点当天下午复核各项业务是否都已经完成，除零售外；开始盘点开始盘点，门店店长召开盘点启动会；
1、培训操作方法；
2、强调注意事项；
3、分配盘点任务；盘点启动会2人组，1人数，1人录入盘点开始，2人1组，一人核对商品、数量、批号；另一人核对实物商品、批号；按照店长分配的任务进行逐一盘点；初盘完成修正库存全场盘点完成之后，产生盈亏、修正库存，初盘完成；跟据初盘盈亏，导出差异表，进行复盘；导出差异表对差异品种进行复盘复盘结束修正库存对盘点结果进行分析盘点结束XXX大药房有限公司——流程设计
总部盘点流程流程图开始说明盘点周期：至少每3个月盘点一次；职责部门/岗位备注确定盘点时间通过总经理、储运部经理、财务经理等人员共同确定盘点日期；制定盘点计划;制定盘点计划 通知各门店、各部门通知各门店、各门店盘点时间，并及时做好相关准备工作；各门店、各部门做好盘点准备工作
1、门店加大2天的请货量；
2、仓库货位整理，各业务单据处理；
3、信息部盘点机充电、盘点功能调试；……开始盘点启动会由储运部经理召开盘点动会员；
1、培训操作方式；
2、强调注意事项；
3、安排盘点任务；盘点开始，2人1组，1人核对实物、数量、批号、货位；另一个操作盘点机，认真填写盘点数量，选择货位等；全部盘点完成之后，产生盈亏，修正库存；盘点开始产生盈亏修正库存，初盘结束导出盈亏报表进行复盘针对有盈亏的品种，进行复盘，打印盘点表盘点；复盘开始、并强调注意事项复盘开始，针对初盘出现的问题进行强调，并再次培训盘点方法；复盘结束分析盘点盈亏原因得出最终盘点盈亏，分析差异原因，并修正结果；结束XXX大药房有限公司——流程设计
调进价流程流程图说明职责部门/岗位备注采购进价改变价格返点发票高开调价原因：
1、采购进价出错；
2、后期客户返点；
3、发票高开……填制《调进价单》并打印调进价清单；采购部/采购员填制一审打印单是否可调N将清单移交给采购主管签字、由采购主管进行二审；采购部/采购主管Y填制二审采购主管审核通过，采购员将清单交与总经理签定；总经理是否可调NY填制三审/生效作废最终将调进价单移交财务，由财务三审最终审核生效；财务部XXX大药房有限公司——流程设计
调配送价流程流程图说明职责部门/岗位备注总仓进价改变取消当总部进价变化时，由采购跟据进价的涨跌，判断是否调整进价；是否调配送价?填制《配送加价调价单》未审采购填制《配送加价调价单》并打印调价清单；打印调价清单审批将调价清单进行纸单审批：采购员->采购主管->总经理N审批通过审批通过，则由采购员审核配送加价调价单；不通过，则由采购员作废配送加价调价单；Y审核配送加价调价单/生效作废XXX大药房有限公司——流程设计
门店零售价调整流程流程图说明职责部门/岗位备注各部门、门店反馈调价市调结果反馈调价原因：
1、各部门、门店反馈价格高；
2、进价变化；
3、战略调价……通知本区域门店进行市调，并将市调结果汇总致商品部；各部门、门店通知周边区域进行市调商品部/商品专员门店市调结果汇总分析商品汇总市调结果，并进行价格分析，必要时亲自进市调；商品部是否调价?初定是否调价；填制《调整售价单》并打印调价清单系统中填制《调整售价单》，并打印调价清单进行审批；商品部商品部经理签字将调价清单、市调分析表交与商品部经理进行审批；商品部是否调价?审核《调整零售价单》；审核《调整售价单》作废通知调整区域门店更换价格签、做好调价通知；商品部通知该区域门店调价、更换价格签商品部/门店结束XXX大药房有限公司——流程设计
连锁药店商品管理部工作流程，为加强商品部部门管理，明确工作目标、工作流程和各岗位分工，提高工作效率，凡公司商品部人员适用本制度管理，（一）、商品部经理，全面负责本部门各项工作，制......
连锁药店进货管理的三大流程连锁药店的进货管理是一个很具流程化特点的工作，如果合理安排、规范作业，可以很好地促进连锁门店的销售业绩；反之，则会吞没一些好不容易才赚来的利润......
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