财务会计档案资料借用规定_财务会计档案管理制度

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财务会计档案资料借用规定

为加强财务会计档案资料管理，更好地为生产经营服务，特做如下规定：

一、财务会计档案资料的种类 财务会计档案资料主要包括：

1、会计凭证：指原始凭证、记帐凭证等；

2、会计帐簿：指总帐、明细帐、现金银行日记帐等；

3、会计报告：指会计报表、会计报表附注、财务情况说明书以及财务决算审计报告等；

4、财务证照：指企业资信等级证书、税务登记证等。

二、财务会计档案资料的借用

1、公司财务部负责本部门财务会计档案资料的管理，指导所属单位财务会计档案资料的管理。

2、公司各成员单位和各部门查阅、使用公司财务部管理的会计档案资料，无论原件或复印件，均须填写《财务会计档案资料借用申请表》。

（1）各成员单位填写的《财务会计档案资料借用申请表》须经单位主要领导审批，并通过集团公司归口管理部门，向财务部办理查阅、借用手续；

（2）公司各部门填写的《财务会计档案资料借用申请表》须经部门负责人审批后，向财务部办理查阅、借用手续。

3、会计凭证、会计账簿和会计报告原件只允许查阅，不得带离财务部。

4、各类财务证照原件原则上不出借，确需借用的，须经公司总会计师审批后，方可借用；借用的财务证照原件逾期不还者，取消以后的优先借用权。

5、出借的各类财务会计档案资料复印件须加盖注有使用单位和用途字样的印章。

6、借用的财务会计档案资料须严格保管使用，严禁涂改、转借、出租、转让、改变用途等，如有以上行为者，一经发现，严肃追究有关当事人的责任。

某公司会计档案管理制度

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第一条 为加强会计管理，特制定本管理办法。

第二条 企业的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会计等各种会计资料。

第三条 会计档案的保存。

财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记有效。

会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见附表。

会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。

第四条 会计档案的借用。

财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

集团内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。

外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。

第五条 由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第六条 本办法适用于公司总部、下属全资及控股企业。

会计档案保管期限

档案名称

（一）会计凭证类

1.原始凭证、记账凭证 15年

其中：涉及外来和对私改造的会计凭证 永久

2.银行存款余额调节表 3年

（二）会计账簿类：

1.日记账 15年

其中：现金和银行存款日记账 25年

2.明细账、总账、辅助账 15年

3.涉及外来和对私改造的会计账簿 永久

（三）会计报表类：

1.主要财务指标报表 3年

2.月、季度会报表 15年

3.年度会计报表 永久

（四）其它类：

1.会计档案保管清册及销毁清册 25年

2.财务成本计划 3年

3.主要财务会计文件、合同、协议 永久 1.公司其他部门如有需用财务资料时，应写明本次需要资料的内容和用途，并有本部门负责人，财务务部负责人和提供财务资料的会计签字后再到财务部存档外进行登记领取财务资料（包括报表、审计资料、发票等），同时提供财务报表等资料的主管会计应将相同资料交一份给存档处留档记录，使用原件资料的，使用后应及时交回财务部存档处。