学生档案管理工作职责_档案管理科工作职责

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学生档案管理工作职责

一、负责全校学生档案管理工作。

1、每学年新生入学，组织各系做好新生档案的接收以及相关材料填写工作。

2、收集档案材料并归入档案袋内：

①新生入学原始档案（中学档案）。

②入学登记表。

③入学体检表、军训成绩鉴定表(军训过后教官组织新生填写此表)。

④各学期成绩单，各学年系主任或辅导老师评语。

⑤奖励类材料(三好学生登记表、优秀党员、优秀团员、优秀学生干部登记

表及各类奖励审批材料)、处分类材料(处分决定及调查、处理材料)。

⑥党、团组织材料。

⑦毕业体检表。

⑧鉴定类材料：个人鉴定、系里学年鉴定、学院意见。

⑨毕业生就业报到证以及其它相关材料。

二、负责全校学生的转学、休学、复学、退学、毕业等学籍异动后档案办

理工作。

三、负责全院学生档案的日常管理：

1、学生档案日常管理在由学生处专人负责，档案应保存在保险柜或铁皮柜

中，要求做到安全、保密。学生档案原则上概不外借，如有特殊情况需按《石家

庄东方美术职业学院学生档案查阅办法》，要严格办理借阅登记手续。

2、安排各年级辅导员负责档案材料的搜集、建档、归档工作，要求做到及

时、准确、完备。

3、学生档案须安要求填写，必须要有组织审查意见、盖章或个人签字，并

有档案材料形成的准确时间。

4、休学、留级、转专业等学生档案，应提前出示部门审批意见由学生档案

管理工作人员将档案转入下一年级。

5、所有档案交接必须严格履行登记交接手续。

6、学院学生档案管理工作人员检查每份学生档案的归档材料是否齐全，若

有缺失，须出具相关证明归入档案。

三、负责毕业生档案的查询和寄发工作：

1、毕业生档案根据学生协议书上的档案寄发地址，填写信封、回执单，统一寄发档案。

2、如个人申请也可以个人提取档案。

3、对于未领取的档案，学生处档案按时移交学院档案室，学院档案室依据

相关规定管理档案。

四、做好领导交给的其他工作。