办公自动化系统使用、维护、管理细则_erp系统维护管理细则

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办公自动化系统使用、维护、管理细则；

第一章

总 则

第一条

开展办公自动化是酒店信息化建设的重要部分，也是利用现代信息技术提高工作效率、强化管理的需要。为加强酒店办公自动化系统的管理，确保办公自动化系统顺利运行，特制定本规定。

第二条

办公自动化系统的使用对象为：酒店领导，机关全体人员，各职能部门领导和办公室人员。

第三条

办公自动化系统的组织、协调和实施部门为酒店综合管理办公室。

第二章

帐号管理

第四条

符合办公自动化系统使用对象的单位和个人必须申请建立办公自动化系统用户帐号。办理程序为：

1．申请者按照以下要求准备好软硬件环境。终端机最低配置：CR2.0架构的CPU、256M内存、40G硬盘，IE6.0以上浏览器，中文正版WinXP操作系统，正版office 2003办公软件，并完成联网的有关设置。

2．综合办公室主任对用户的申请签署意见，同意建立帐号并确定相应的用户级别和特殊操作权限后交综合办公室网络信息中心办理。

3．网络信息中心根据综合办公室的要求为新用户建立帐号。4．用户名与口令由校办负责通知。

第五条

用户名与口令的管理由用户及用户所在单位负责。

1．为保证网上信息的安全，用户得到用户名与口令后必须在36小时（三个工作日）内更改口令，否则综合办公室网络信息中心将取消该账号。

2．如遇人员变动（调动、升迁、降级、退休等），各单位必须在36小时内申请注销或更改该用户帐号。

3．一旦用户名或口令忘记或丢失，或没有及时更改口令而被取消帐号，应按上述手续，重新填写表格，更改口令。

第三章

安全与保密

第六条

联入互联网使用办公自动化系统的电脑必须安装酒店统一购置的网络版杀毒软件和防火墙软件，由酒店统一升级。严禁将带毒文档录入数据库。

第七条

酒店办公自动化系统属于酒店内部的办公系统，应严格遵守国家、酒店保密规定，确保国家秘密和酒店内部信息不泄密、不泄露。各单位要对信息资料的保密性、正确性、完整性、及发布范围负责。任何人不得将涉密信息录入系统或在系统内传递。

第八条

酒店对系统的安全实行单位领导责任制，单位行政主要负责人对本单位办公自动化系统的保密、安全等负领导责任。

第九条

办公自动化系统对公文流程进行全程跟踪并有痕迹保存，每个用户各负其责。在公文处理过程中，各用户要谨慎、仔细，严格保管好自己的用户名及登陆口令，并经常更改口令，避免请他人代为使用或输入口令等；因口令丢失或被盗用而引起的后果，由用户本人承担。

第四章

系统使用

第十条

办公自动化系统的内容包括：酒店发送的所有不涉密文件、信息、报告、汇报、通知、刊物、领导讲话、值班安排、会议通知等，全部从办公自动化系统中进行传送、发布。

第十一条

使用办公自动化系统的单位和个人，必须在上午8:30、下午17:30，登录办公自动化系统，浏览信息，处理来自办公自动化系统的相关事务。

第十二条

办公自动化系统中的公文处理应严格执行国家和酒店的各项公文制度。各单位在办公自动化系统上流转、发布的文件、通知、简报等内容主要负责人必须严格把关，重大原则问题应向校领导汇报。

第十三条

已在办公自动化系统中流转、发布的电子形式的各类校内公文，除存档文件外，酒店不再使用和印发纸质形式公文。酒店电子公文的效力等同于原有纸质酒店文件和其他公文的效力。

第五章

文件存档

第十五条

办公活动形成的电子数据、电子文档作为历史档案的一部分，应妥善保管。每年年底将属于归档范围内的电子档案以光盘、打印件形式或者酒店档案室认可的其它介质形式统一存档或交由综合办公室统一处理。

第六章

系统维护

第十六条

办公自动化系统的维护由综合办公室网络信息中心负责。要不断完善网络中心的安全保密措施，随时备份数据库和检查服务器本身的安全性能。数据库要每月至少备份1次，并刻录成光盘做好标记，年底送至综合档案室存档。

第十七条

办公自动化系统的更新、升级由综合办公室网络信息中心负责组织实施。具体程序为：

1．由综合办公室网络信息中心提出升级与更新设想和方案。

2．综合办公室主任审查、批准，并签署意见。

3．经酒店领导批准后方可进行系统结构或界面的变更

第十八条

本细则从发布之日起施行，综合办公室负责解释。

(责任编辑：信息管理部)