秘书学考试私密资料_秘书学期末资料

2020-02-28 其他范文下载本文

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梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者。张某反映，三年前他与某乡供销社签订了承包某供销门市点的合同，期限五年。前五年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更是难做，虽然苦心经营也没能改变窘迫局面。于是他改变经营范围，向农民供应优良种籽和各种树苗，并教会农民们一些栽培技术，帮助农民发展生产。该乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的该乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。

王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可供选择：（1）将此事压下来，不向领导汇报。若以后有人问起，就推说忘记了。

（2）将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。

（3）在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。

（4）直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。

问题：

（1）根据所学秘书学知识，对上述4种方式判断正误，并逐条说明理由。

（2）如果你是这位王秘书，你会采取什么做法？

分析

（1）第一种方式是错误的。秘书知情不报，封锁消息，违背了秘书工作“上传下达，下传上达”的职责和信访工作制度，是绝对不能允许的。

第二种方式也是错误的。秘书出于私心或私情，明知副经理与本案有关，按规定应回避，却丧失原则，明知故犯，违反《信仿条例》有关规定，应受到处罚。

第三种方式也是错误的。秘书四处讨好，处事圆滑，违背原则，最终结果是害人又害已。

第四种方式才是唯一正确的选择。秘书应坚持领导人亲自处理来信来访的制度，将信访中的重要问题向主要领导人汇报，并根据有关规定提出处理建议，供领导人选择，这才是秘书应坚持的正确原则。

（2）秘书应采取第四种做法，一定要按信访工作原则办事。由于该问题属于信访中的重要事项，应由领导人亲自处理，秘书必须将该事项向领导人进行汇报。秘书知情不报，或者回避问题等，都是不合理的。在向领导汇报的同时，应根据有关规定提出相应的处理建议，供领导人参考，起了辅助决策的作用。

1、人民来信、来访材料。

人民来信，是指人民群众写给各级党政机关的信件。它是建国后大量产生的新型文书，它不是私人文书。是由写信者个人署名或二个以上的人联名，收信者是机关或机关负责人。人民来信，主要反映群众的意见和要求。人民来信是通过邮局传递，来访材料是来访人亲自递交。

2、接访记录、信访摘记。

接待人民群众来访时，把来访人所谈的内容用文字真实客观地记录下来，就是接访记录。它是处理人民群众来访的重要文字材料和根据。接访记录可采用统一印制的记录纸，格式包括：来访人单位及姓名、来访时间、接谈人、记录内容、办理意见或方式等。

3、接谈介绍便信、信访转办便信。

接淡介绍便信是在接谈后介绍来访群众到下属领导机构接谈的转办便信。

接访转办便信是转出群众来信、来访材料时所使用的便信。一般用套红字头的机关信笺纸印有固定的格式，包括抬头、正文、落款及年月日等。

4、调查报告。

信访调查报告是对某一信访案件经过深入细致地调查研究后所写的书面报告。要求内容真实准确，文字简明朴实。一般由标题、正文、落款及年月日三个部分组成。

5、结案报告。

信访结案是案件办结后向立案查处的领导机构所写的书面报告。是在对立案查处的信访问题，在深入调查研究，弄清事实真相，有了正确处理结果的基础上写出的。结案报告通常包括办案的基本情况、调查事实的结果、正式处理意见和信访者意见四个部分。

6、信访摘报。

信访摘报是将来信来访摘要报告领导机构和有关单位时使用的文书。信访摘报的内容一般有三个方面：一是有一定代表性的来信来访；二是重要来信来访；三是有一定突出性的来信来访。

7、信访简报。

就是信访工作情况的简要报告，是一种汇报、交流情况、具有指导工作性质的书面材料。各级信访机构编印的“信访动态”、“信访情况反映”、“信访情况交流”、“信访简报”等，都属于信访简报。它虽属于信访工作报告一类文体，但不能代替正式文件向上级请示问题，也不能向下级发指示、作决定。信访简报的种类，按刊出的日期分，有定期的，也有不定期的；按内容分，有专题性的，也有综合性的；按阅读范围和机密程度分，有的只供领导参考，属内部机密文书，有的分发面比较广，有关人员都可以看。

8、立案信函。

立案信函是信访案件立案时转交下级机关办理的信函。其结构和一般书信大体相同，通常由四部分组成：

（１）标题。一般用“关于……的函”的样式，也有无标题的。

（２）受文机关。写法和书信一样，单占一行，顶格书写，后面加冒号。

（3）正文。要写明案件的内容，但如果要将来信、来访材料做为附件，则只写案由即可。接着要提出要求，要求办案单位核查，并将结果上报，有的还要限定时间。

（４）落款。注明发文单位名称(并加盖机关印章)和发文年月日。立案信函的发文序号，一般放在标题的左上方。

9、催办信函。

就是催促办案进度时发出的信函。主要是解决案件落实过程中出现的拖拉、扯皮、梗塞等问题。催办信函主要包括两种样式：一是便函、便条，催促对方办理；二是催办卡片，请对方填写办理情况后退回

10、信访请示。

信访请示是下级机关就某一信访问题主动请求上级机关（或负责人）审核批准，给予指示或作出答复时使用的文书。格式一般包括标题、抬头、正文、落款及年月日五个部分。

11、复信。

是人民来信、来访处理后，向来信来访者作出答复时使用的文书。

12、信访统计表。

信访统计表是对信访的数字资料加以合理叙述的形式，即对信访数字资料加以整理、分组和汇总后，按一定的指标秩序，在表格上表现出来。它是对信访工作进行综合分析的重要资料。

协助领导做好信访件办理工作，是秘书发挥助手作用、服务领导的一项重要工作，是党政机关一项必不可少的事务性工作。信访批示件，从广义上讲，是领导对信访问题、信访工作的批示，批示的对象主要包括：有关部门报送的信访信息、信访工作总结、汇报、通报，上级有关部门转办的信访件，直接来自群众的信件、电话及来访记录，等等。从狭义上讲，主要指对群众信访件的批示，包括对直接的来电来信来访和上级部门转办的信访件的批示。本文主要从狭义上来谈如何做好信访批示件的办理工作。

一、办理信访批示件的方法程序

办理工作主要可分为以下四个阶段：

（一）信访件呈送领导批示前的准备阶段。

1．接收登记。信访件接收的主要形式有：来电来访记录、来信签收、上级转办信访件的签收、网上信件查收等。接收时要做好信访件编号、来信人姓名、通讯地址或联系电话、反映事项等有关情况的登记工作。

2．内容摘要。指对信访件主要内容进行概括，形成简短的一小段话，以节省领导阅批信访件的时间，便于领导有针对性地作出批示。

3．建议批示内容。根据“属地管理、分级负责”和“谁主管、谁负责”的信访工作原则，信访件的转办是有规律可遵循的，即可以就信件来源（行政归属地）及其反映内容，提出批转哪个单位办理的建议。

（二）领导批示的转办督办阶段。

4．转办。信访件及领导批示要及时交办具体承办单位或承办人。一般的信访批示件在1日内交办到位，紧急和重要的信访批示要当即交办。如果领导批示要求限时办结的，交办时要特别说明办理时限。

5．催办督办。信访批示件交办后，要及时或定期催办督办，并做好记录；对紧急和重要的信访批示，要随时检查办理进度，催促加快办理，推动批示落实。

（三）信访件办理结果的反馈阶段。

6．汇总办理结果。为确保信访件办理有始有终、领导批示得到切实落实，要按期对领导批示信访件的办理结果进行收集、汇总，一般可以按月进行，并报作出批示的领导审阅；重要的信访批示件办理结果要单独报领导阅示。

7．答复解释。秘书在处理信访批示时，会经常接到信访人的电话或直接来访问询，要根据有关规定，做好答复解释工作。

（四）信访批示件的整理分析阶段。

8．整理归档。按期对信访批示件及办理结果汇总情况进行整理，一般一月整理一次，年终进行归档。

9．分析统计。对一个阶段信访件所反映内容进行归纳统计，分析当前社会上反映强烈的矛盾、问题产生的原因，研究解决、消除这些矛盾、问题的对策，供领导决策和有关部门工作中参考。

二、办理信访批示件应注意的问题

（一）摆正位置。秘书办理信访批示件，从工作性质和范围上来说，只是为领导阅批信访件做辅助性的工作，其职责不同于具体承办的政府职能部门，也不同于政府的信访工作机构，其自身不宜直接处理信访问题，也不宜牵头协调有关部门来办理信访件（领导特别要求除外）。在办理信

访批示时，要在自身职责范围内办理，既不能越位，也不能缺位。如在接电接访时，不要说过头话、做过头事，防止问题、矛盾的扩大、激化；在转办信访件时，不能打着领导的旗号，对承办单位随意加压或发号施令；同时，在职责范围内可以给予信访人解决和答复的问题，要积极予以解决、答复，不能推诿或置之不理。

（二）及时高效。信访件是群众在生产生活中遇到问题、困难和矛盾时的请求和呼声。尽快办理信访批示件，能及时化解矛盾、处理问题、解决纠纷，这也是政府与群众之间建立信任关系的有效方式，是树立政府及领导良好形象的重要途径。2004年，一位外地客商给我市市长来信，索要我市招商引资的有关信息。秘书接到信件后，及时进行了办理，领导当即作了批示，承办部门也迅速提供了有关资料。从客商来信到收到资料，前后用了不到一周时间，客商对此非常满意，后来专门来信对我市政府工作的高效表示赞赏，并多次前来洽谈有关事宜。

（三）严格保密。保密是办理信访批示件的根本要求。信访批示中，很大一部分是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的关系到个人的名誉、利益或人身安全，有的涉及到一部分群体的利益甚至社会的稳定，因此，必须严格做好保密工作。保密的要求体现在办理工作的每一个环节。如信

访件的接收阶段，要保证信访内容不泄露，就不能随意由他人代收，更不得将信件丢失被他人捡拾；转办阶段，要确保信访件及领导批示在复印、交办过程中的机密性，防止与交办工作无关的人看到有关内容；等等。可以说，办理信访批示件的同志，必须每时每刻都保持高度的政治敏锐性，严格遵守有关保密规定，既要慎言、慎行，又要无私、无欲，对与办理工作无关的任何人，都不能随意透露。

（四）耐心细致。耐心细致是办理信访批示件的一个重要要求。只有耐心细致，才能保证办理工作不出差错，才能保证办理过程的机密性，才能使每一封信访件都得以及时高效办理。信访件办理是一项常年累月的工作，做这项工作的同志必须耐得住寂寞，不求名利；此外，还要全心全意为群众着想，这样，才能耐心阅读每一封来信，细心处理每一份批示。每一封信访件在送交领导阅批前，都要认真登记、摘要；在交办过程中，都要仔细检查，防止出现页码不全、漏转或错转等错误；收到办理结果反馈时，都要认真检查是否按领导批示进行了落实，是否解决了信访人的困难、问题。办理信访批示的同志，在接待查询办理结果的信访人时，在规定范围内可以给予答复的问题，要认真准确予以答复；当时不能答复的，要耐心进行解释，积极做好疏导工作。有的信访人因问题得不到解决，讲话中往往会带有厌烦情绪或威胁的口气，这时，不能官僚主义，对其大声斥责、责骂或挂断电话放任不管，而是要站在信访人的角度耐心进行劝解，帮助其找出尽快解决问题的途径或方法，这样才能避免问题和矛盾的扩大、激化，有效弱化或消除信访纠纷。

三、需要加强和完善的方面

（一）建立健全办理制度。信访批示件的办理是一项自上而下的系统工作，几乎涉及到党政机关所有部门。从内部来说，秘书办理领导批示信访件要有一套完备、规范的办理制度，包括信访件办理的方法、程序、时限，信访件办理的保密规定等。从外部来讲，领导批示的信访件大多要批转到下一级党政机关、部门办理，因此，各地、各部门要结合各自的工作职责和特点，制订有关的办理制度。目前，大多数部门、单位都建立了一定的制度，如确定专门科室或专人负责；明确办理人员的职责、工作要求、办理程序，等等；但对信访批示的办结时限、结果反馈、整理归档等，不少单位还未作规定，还需进一步健全制度。信访批示件的办理制度，要通过文件的形式加以明确，并要对落实情况经常进行督查。

《秘书学概论教程》“案例分析”材料(8)

案例分析（2则）

1.先阅读案例材料《性急的董事长》，然后讨论后面的问题。

一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众！

董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。

对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢？下面是四种不同的处理办法：

Ａ.“是,我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。

Ｂ.秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司和董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。

Ｃ.秘书不执行董事长的指示,并提出忠告：“董事长,请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己,再慎重处理这件事吧。”

Ｄ.秘书退下去将信打印出来,但没有马上寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打印好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好,请您过目,您觉得这样可以寄出去吗？”(材料来源：夏目通利《秘书常识趣谈》)

请问,在以上A、B、C、D四位秘书的处理方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当？为什么？(可先以本章有关秘书工作的性质的原理加以分析，然后再以本书前后其他章节的有关内容加以分析)

2.阅读下面一则材料，然后回答后面的问题。

上个世纪90年代,信访部门从大量人民来信来访中发现一些地区存在着“乱摊派”现象,导致农民负担过重。在进一步调查的基础上,确认这是一种全国性的普遍现象。为了保护农民利益,国家有关部门根据秘书部门的建议,制定了“将农民负担控制在上年以乡为单位农民人均收入5%以内”的政策规定,规定颁布后,一定程度上制止了乱摊派现象的发展。随后两年中,秘书部门通过调查发现,这一规定在执行过程中实际上存在不完善的地方：一个乡范围内农民人均收入差距很大,有的达到20-100倍,山西省某镇78户富裕户1994年人均收入5万元,其余5322户人均收入仅528元,而负担却按全镇“上年人均收入”平摊到人,每人65元,这65元占一般农户人均收入的 12.3%,只占富裕户人均收入的0.13%。秘书部门的调查报告指出：在农民人均收入存在较大差距的情况下,上述政策规定存在着一定的弊端,它掩盖了农村的贫富差距,在一定程度上起了“劫贫济富”的负效应,特别是加重了低收入农户的负担,不符合公平赋税、合理负担的原则,实际上是穷村帮了富村,穷户帮了富户,与党的走共同富裕道路的导向是背道而驰的。

国家有关部门根据秘书部门的建议,后来对上述政策规定作必要的修改。近年来又取消了农业税,进一步减轻了农民负担。

（参见王郁昭《应当正视“农民负担控制规定”所存在的弊端》，载《瞭望》1997年第7期）

(1)在上述材料所叙述的一项重要政策出台和修改的过程中，秘书部门做了哪些具体工作？起到哪些作用?

(2)上述材料主要说明了秘书工作何种重要性质?

(3)2004年11月4日国务院办公厅《互联网信息择要》称：“10月以来，各地连续发生多起农民工讨薪引发的恶性事件，引起社会各界的广泛关注。”11月5日，温家宝总理在该“择要”上作出批示：“解决拖欠农民工工资问题仍需高度重视”。（据2004年11月11日《南方都市报》）请参照上述材料中秘书部门的工作,设想如果你是国务院政策研究室的高级秘书,针对农民工工资问题，打算如何向国家领导人提出切实可行的建议呢？

案例分析提示或参考答案

案例1

D的处理方法最妥当。C的处理方法最不妥当。

领导在生气时做出的决定很可能是不正确的,如果像A那样立即照办, 信一旦寄出,将无法挽回可能造成的损失,假如领导冷静下来后想改变决定也没有机会了。

如果像B那样悄悄压下信件,不执行领导指示,则有越权性质,如领导将来查问此事,秘书将无法交代。董事长也可能早就想同这家代理商终止往来,这封信只是一根导火索而已。

C在领导情绪恶劣时以教训的语气当面“忠告”,无异于火上浇油, 既不符合秘书的身分,也不利于领导冷静思考问题,不管董事长的决定是对是错,C的作法都没有任何好处。

D的处理方法既执行了领导的指示,也给领导留下了冷静下来后仔细思考改变决定的余地,因为如果董事长确实是在冲动的状况下做出了错误的决定,则经过半天的思考,他会自我反省,这时秘书将信递给他, 并以委婉的语气表示对领导决定的不同看法,实际上给了领导一个重新决策的机会;如果董事长冷静下来后仍然决定与对方绝交,那也必有他的道理,秘书再将信寄出也不迟。

案例2

(1)上述材料中,秘书部门在中央制定和调整减轻农民负担的政策过程中发挥了重要的作用。首先,通过信访发现一些地区存在着“乱摊派”现象,农民负担过重。其次,在进一步调查的基础上,确认这是一种全国性的普遍现象。为了保护农民利益,国家有关部门根据秘书部门的建议,制定了“将农民负担控制在上年以乡为单位农民人均收入5%以内”的政策规定。再次,两年后,秘书部门通过调查发现这一规定在执行过程中实际上存在不完善的地方。最后,中央和国家机关根据秘书部门的建议,在进一步调查论证基础上对上述政策规定作了较大改动,实行了更彻底的税费改革。政策制定和调整的每一步骤,都离不开秘书部门的调查研究、信访分析、信息处理以及决策建议等等具体工作。

(2)材料说明秘书工作是一项政策性很强的工作。许多重大方针政策的制定出台和修改完善,都离不开秘书部门的辅助。

(3)2003年10月就发生了温总理为民工讨工钱的事件，时隔一年后，温总理再次就此问题作批示，可见该问题并没有解决好。如果我是国务院政策研究室的高级秘书，会对此进行充分的调查研究，搞清楚此问题产生和迟迟不能解决的原因，并以确切可靠的数据向国务院领导提出彻底解决它的政策建议。

电视连续剧《忠诚》：河阳市委书记高长河刚刚上任时，有一位老奶奶（老上访）要求反映一些问题，被秘书挡住了，但高书记亲自在会议室接待了她，并亲自给她泡茶。老奶奶非常有条理地提出她所要反映的问题，分十二项内容，每项内容又分几个方面，第一项没讲完就已经过去半个多小时。秘书一看情形不对，急忙想出一个办法，叫高书记接一个重要电话，然后自己去接着听老奶奶的反映。

试分析该秘书的做法是否合理？

要点总结：

对于该秘书的做法，应具体问题具体分析：

1、“老上访被秘书挡住了”反映出该秘书没有坚持信访工作的原则，同时也没有按照来访程序处理。

（1）信访工作原则之一——对无理取闹者批评教育：如果能接受批评教育，不再无理取闹的，不予追究；对经教育无效者，会同公安机关予以教育和制止；如有违法行为的，可送公安司法部门依法处理。

（2）关于群众来访处理：要做好来访的登记工作；接待要热情、耐心、诚恳；内外有别，注意保密；出现特殊情况，要做特殊处理。

所以该秘书不应该简单粗暴的把来访者挡在外面。

2、“让高书记接重要电话，自己接着听”反映出秘书在领导活动中的参谋作用和助手作用。领导的精力和时间是有限的，必定需要秘书帮助他处理一些事务。

该秘书履行了自己的职责，当好参谋和助手，随机应变，为领导挡驾。第1题

××省人民政府于5月20日召开了一个全省各地卫生系统负责人的会议，会议主题是讨论如何加强卫生管理工作，预防传染性疾病，会后将会议纪要印发各地，请你选择适当的文种代为拟写。

第2题

根据下列材料，拟写一份请柬。经济学院校庆8周年，要在12月21日晚7：00—9：00在学院礼堂举行庆典活动，准备邀请李冰教授作为出席的特邀佳宾，请你制作一份请柬，要求格式正确，表述清楚。第3题 ××职业学院向丽晶大酒店发文，商洽派出今年行政管理专业的应届毕业班学生20人准备到丽晶大酒店进行毕业实习两个月的有关事宜，丽晶大酒店收文后同意接收，请你以丽晶大酒店的名义复函，表示同意接收××职业学院的该要求。

最佳答案第一个是通知

关于召开XXXXXX的通知各地级市人民政府：

按XX要求，我省将在2010年5月20日XX时在省人民政府XX会议室召开关于XX会议。请各

卫生系统负责人准时参会特此通知

年月日第二个是邀请函尊敬的李冰教授：

为纪念经济学院校庆8周年，我院将在12月21日晚7：00—9：00在学院礼堂举行庆典活动，特邀请您参加。

年月日复函，XXXX：

贵院《xxxxxxxx的函》收悉，经研究，我酒店原则同意贵院要求，时间从XX年XX至XX年XX。此复。

XX年XX日XX日

答复下级机关请示事项的公文，叫批复，是上级对下级机关来文所提出的请示

而表明态度或作出明确回答的公文，是一种下行文。

[格式内容]