会展中心自主管理模式_自主型养护管理模式

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会展中心管理模式（自主管理模式）

以中国会展龙头企业——中国国际展览中心集团公司为例

所谓自主管理，是将会展中心的所有权和管理权二权合一，自主管理型的会展中心，又兼有“自有自用型”和“自由出租型”两种形式。中国会展业的旗帜——中国国际展览中国心，在中国会展界以专有的自主管理体系，全面形成了集团式经营的多重发展，堪称自主经营的典范。

一、中展集团简介

中国国际展览中心集团公司（简称中展集团公司）率属于中国国际贸易促进委员会暨中国国际商会，是中国展览馆协会的理事长单位，中国企业联合会成员，全球展览业协会（UFI）成员和国际展览管理协会（IAEM）成员。

中展集团公司旗下北京国展国际展览中心有限公司，是受中展集团公司委托对中国国际展览中心进行经营、管理的职能单位，主要为展商提供全方位的系统服务。同时，通过与中国展览界的广泛合作，输出管理、输出品牌。

二、国展国际展览中心公司简介

1、经营管理范围

北京国展国际展览中心有限责任公司是率属于中展集团的专业性场馆经营、管理公司。

公司业务范围包括：中国国际展览中心的场馆出租及经营管理、展会项目计划制定及实施；场馆及设施维修、改造、扩建，水电气供应，场馆规划、绿化；展览中心及展会保安、消防、交通管理，集团公司安全、消防管理；中心院内展会现场施工管理等。

2、公司部门设置

（1）综合部：负责行政管理、人事劳资、财务、内部协调、礼宾服务、技 术交流及签证。

（2）场馆经营部：负责场馆营销策略的制定与执行、市场调研、场馆出租、馆租及相关费用的核收，展会项目执行方案的制定及监督执行。

（3）技术保障部：负责中心统一规划；保障水电气等基础设施的正常运行 与维护；对中心改建、扩建等项目进行报批、招标及实施监督；负责中心院内的绿化、中心院内设施的维护及公司所属建筑物、场地、构筑物、设备的技术资料管理。

（4）安全保卫部：负责展会安全，消防安全，交通秩序，展场及中心大院 秩序；与公安、交通、治安等部门联络，协助主办单位办理相关（安全、消防）报批手续；协助公安部门处理展会期间发生的治安案件；对进入中心大院的各种证件进行管理；负责集团公司的安全、消防工作。

（5）施工管理部：负责制定中心院内展览施工的有关规定；对施工单位进 行资质认证；对现场施工进行监督管理，审核设计方案；协助信息部门发放有关证件；负责水电气管理，收取各项费用。

3、业务服务内容

（1）策划、开发、组织和承办各种展会和会议：国内组展、国外组展。

（2）出租展览场地：展会现场运营管理，照明及水、电、压缩空气、冷暖空调的提供，保洁、垃圾清理服务，保安服务与停车服务。

（3）出租会议室、贵宾室：为会议、各类专业研讨会、新闻发布会、来访贵宾提供场所及服务。

（4）站台搭建服务：搭建标准展台，铺设地毯，在安装展台照明设施，设计、搭建特殊装修展台。

（5）信息服务：提供展会电话、传真的安装和国际互联网接入。

（6）展品运输及报关服务：提供国内外展品运输及报关、动植物检疫服务。

（7）物品租赁服务：现场提供各种布展家具、视听设备、花草等物品出租服务。

（8）物业管理：基于展览服务企业的商务写字楼出租业务及物业管理服务。

（10）餐饮服务：现场提供各种冷热饮料，快餐、自助餐和预定盒饭等服务。

（11）商务中心：提供国际和国内长途电话、传真、打字、复印、电脑刻字、电脑上网服务、制作名片及各种标牌等。

（12）售货亭：现场出售各种布展用品、装饰用品、五金工具及相关用品。

（13）其他服务：承办新闻发布会、开幕式，提供翻译人员、保安人员，协助预定客房及宴会服务。

三、经营管理特点

（1）“一条龙”服务。中国国际展览中心为方便客户办理展会的相关手续，专门设有“展览客户服务中心”，主办单位及参展商可在该服务中心一次性办理施工管理报审，水电气报审，现场安全保卫服务以及工程设计的申请，电器、花卉、储运、施工道具等用品的租赁业务。现场还设有结算中心，以方便客户的费用结算，既节约了客户时间，又提高了办事效率。

（2）公司化体制。根据业务发展，分别将经营实体以分公司的方式单独经营，有效保障了经营的灵活性和收益的稳定性。

以北京华港展览公司为例，作为中展集团下属全资子公司，其业务范围为在中国境内自主策划、开发、组织、承办各类专业展览与会议（论坛）；统一经营由中国国际贸易促进委员会、中展集团在中国境内主办、组织、合办、协办、承办的各类专业展览和会议；并受中展集团委托管理华港国际展览（香港）有限公司。

（3）国际化运营。中国国际展览中心充分利用集团化的优势挖掘展览资源，开发出国展览业务。中展海外展览公司专门组织国内企业出国参加国际知名专业博览会，组织同国际展览业务相关的专业考察；承接国内有关行业协会、地方经贸部门在境外的展览会。业务领域涵盖了德国、英国、美国、意大利、沙特阿拉伯和巴西等国。

（4）强强联手合作发展。在与国际会展业巨头的合作上，京幕国际展览有限公司是很好的例证。作为与德国慕尼黑国际展览会服务公司的合资企业，除从事各类国际展览会的承办、市场信息咨询及展览工程设计等项业务，还承担着慕尼黑国际博览会公司在华总代理的业务。

四、会展中心的管理规范

会展中心的岗位设置，应主要以提供给展会服务各方面服务为基准。除内部 管理规范外，会展中心从工作便利、安全等角度，还应对提供展会服务的搭建商等作出规范要求。

五、业务运作流程及其细则

1、会展中心接展工作流程

以会展中心中展会服务项目经理的工作计划为例，说明会展中心在接待展 会时应该配合的具体工作。

（1）销售部通过业务开发签订销售合同。

（2）展览服务部门接到通知，为展会立项。

（3）与展会主办单位衔接，提供展会运营服务提示、推介服务及有关规定。

（4）在会展中心内部各部门参与的服务项目组之间建立通讯录。

（5）与主办单位协商并汇总展会情况及服务需求情况，填写展会综合情况 统计表。

（6）与主办单位协商，检查有关图表的递交情况，包括室内外施工、水电 图纸，公安消防手续表格、电话安装图表、技术交流申请表、鉴证申请表。

（7）在会展中心内部各部门参与服务的项目组之间召集展会通气会，备好 材料。

（8）召集由展会主办单位及会展中心相关部门参加的协调会。

（9）与主办单位落实部分服务项目需求情况，如礼宾、车证、提前进馆等 并填单送达相关部门。

（10）召集由主办单位，施工代理、运输代理、保卫部、技术保障部参加 的进馆会议。

（11）协助主办单位、技术保障部、保卫部办理验馆手续。

（12）配合主办单位、展商、服务商和会展中心内部各部门受理投诉，受 理加班和递转其他服务申请。

（13）出席由公司保卫部召集的由主办单位、保卫部、技术保障部、市区 公安消防部门共同参加的展览会安防会议。

（14）参与检查现场，协同保卫部、技术保障部、市区公安、消防部门检 查安防设施落实情况。

（15）结合布展情况及销售合同签约情况，核实合同外面积，填写合同外 面积核实记录单。

（16）展中部门及服务协调。

（17）出席由主办单位召开的专场会议。

（18）召集由主办单位、施工代理、运输代理、保卫部、技术保障部等参 加的撤馆会议。

（19）协助主办单位、技术保障部、保卫部办理验馆手续。

（20）发放、回收主办单位意见反馈表。

（21）填写项目组评定表。

（22）汇总展会情况，填写展会数据统计表。

（23）整理装订主办意见反馈表、项目组评定表并上交至运营主管经理。

（24）走访展览会主办单位及承办单位，听取意见，改进服务工作。

2、展会服务的综合收益

按照一般意义上的理解，展会活动多是以出租场地面积获得展会收益的，而一般会忽略展会多重广告位出租的收益。比如，展馆顶棚网架上吊挂条幅等形式的吊点悬挂广告位、展馆内外不同位置的广告宣传等。会展中心的综合服务还包括：展具、展架、器材的出租、设计、搭建，以及其他服务项目（水、电、气通信、餐饮、花卉服务等）的多种服务收益。

六、规范与计划管理

任何一个成功的管理体系，均始于规范的操控与计划的严谨。在会展中心 的管理当中，同样体现着这些重要的管理要素。

一般而言，会展中心在服务项目当中有着详尽的管理科目。优质优价，是标准化服务体系重要的一环。会展中心提供的服务项目及其收费报价包括：技术交流、礼宾、车证、提前进馆、加班、票房、保安、通信、电器、物品、花卉、喷绘、刻字、商务、施工、施工证件、水、电、气、空调、升降车及损坏赔偿、工程服务、广告服务、运输服务等。