浅淡城建档案数字化建设的管理与改进_数字化校园建设与管理

浅淡城建档案数字化建设的管理与改进由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“数字化校园建设与管理”。

浅淡城建档案数字化建设的管理与改进

长春市城市建设档案馆赵冰

［摘要］ 城建档案数字化建设是新时期城建档案部门的一项基础性业务工作，需要我们从各方面予以重视，从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。本文仅就如何加强城建档案数字化建设，开创城建档案工作新局面方面谈些粗浅的看法，以与大家共同探讨。

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。城建档案则从另一个角度来记录一个城市的发展历程，记录一个城市的各项基础设施，记录一个城市各时期的风貌。城建档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。城建档案工作深深植根于人民社会生活，与社会发展同步，并随着城市文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。

城建档案数字化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是城建档案工作向现代化迈进的必由之路，是城建档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。长期以来，档案工作人员都是从事纸质档案管理，即使在现代化的信息产业中的档案工作人员，大多数也只是从事档案的接收和管理工作，并不直接从事研究和学习现代计算机技术，对于计算机的技术应用，档案信息、档案资料的来源，档案文件的电子版格式，知之不多，难免使得档案管理主体与档案载体这个

客体之间的联系脱节。所以要做好档案数据库工作，为以后的档案工作现代化管理、利用打好基础，首先就是要做好档案管理的现代化技术管理，从档案载体的形成源着手，按现代档案工作的管理控制来做好档案的基础工作，其次要加强人员培训，使档案工作人员成为档案工作和现代化技术的专家，只有这样，建立现代化数字档案管理资源的管理体制才具有了可以实现的条件和基础。

档案数字化是数字档案馆档案信息资源建设的重要组成部分，也是数字档案馆建设过程中较易展开的工作。档案馆进行档案数字化，可以采取“外包”的形式，但综观我国各级各类档案馆档案数字化的现状，一般由档案馆自身开展这项工作。档案数字化不仅是项技术工作，更是一项流程管理工作。

城建档案数字化的特点是：图纸多，资料多，相关资质证明多。这就在一定程度上限制了城建档案的数字化进程，这也是城建档案数字化的一个攻关课题。将以上问题解决好，会对城建档案数字化起到极大的推进作用。

我们现在的想法是：

第一，要把城建档案数字化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。城建档案数字化建设是一盘棋，要统筹规划，科学分析，有计划、有步骤地把档案数字化的各项工作做好。要搞好工作布局，经济条件具备的地区档案信息化可以先行一步，带动其他地区发展。要搞好工作规范，确保档案数字化的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于

共享。

第二，要通过城建档案数字化整合，带动各项档案基础业务工作。城建档案数字化建设是一项科学系统工程，涉及到档案工作的方方面面。城建档案数字化的顺利开展必须有良好的业务工作基础，需要配备现代化的设备和相关人才，需要各部门通力合作。各级档案部门要以开展档案信息化工作为抓手，整合、带动各项基础业务工作的发展，使城建档案事业各项工作迈上一个新的台阶。

第三，要确保档案数字化建设的整体效益和质量。城建档案数字化建设是一项长期任务，工作量非常大，一定要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识，对于数字化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。

我们现在的做法是：

第一，加快档案数字化基础设施建设。建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设，档案馆馆藏建设，检索工具建设，规章制度建设，专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等.继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

第二，促进档案信息资源建设。要建设数字化档案馆，首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案，照片底片档案，录音，视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和

存储，即进行数字化档案馆馆藏的建设。

第三，加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。

第四，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字库和多媒体，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

第五，加强电子档案归档管理。档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。

总之，档案数字化工作是一门深奥的学问，做好档案数字化工作是无止境的，城建档案数字化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质，不断探索新路，才能够使档案事业不断向前迈进。

参考文献：

［1］《浅谈档案数字化工作》石国杰《浙江档案》2005年 04期

［2］《实现档案数字化建设需要注意的问题》金向阳《兰台世界》2005年 04期

［3］《浅议档案数字化建设》牟丽华、王林《兰台内外》2007年 03期

［4］《档案信息化应用系统建设》薛四新、彭荣、陈永生