学校档案分类方案_院校档案分类方案
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档案分类方案
为了不断提高学校档案整理工作的科学、规范、标准化水平，使档案更好地为学校管理工作、教学工作服务，根据《市教委直属学校档案分类大纲》的精神特制定本校分类方案。
我校档案分类是以学校全部档案为对象，根据本校职能，结合本校的档案内容、特点、保持档案信息之间的有机联系，便于科学管理与开发利用，把本校档案划分成相应的类别。学校全宗由文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、特种载体档案组成，共分为14类：党群工作类、行政管理类、教学管理类、教师业务类、学籍管理类、设备类、基建类（新建项目、改建维修项目）、财务报告类、会计帐簿类、会计凭证类、其它类、声像类（照片、录音、录像）、电子文件类（光盘、磁盘）、实物类（奖牌、证书、赠品、书画、印鉴）。具体分类如下：
一、文书档案
（一）党群工作类
1、党务工作；
2、纪检信访工作；
3、教代会；
4、工会工作；
5、民主党派工作；
6、共青团工作；
7、少先队工作。
（二）行政管理类
1、政务工作；
2、人事工作；
3、财务管理；
4、事务管理。
二、教学档案
（一）教学管理类
1、教育管理；
2、教学管理。
（二）教师业务类
1、教研活动材料；
2、考核奖惩材料。
（三）学籍管理类
1、德、智、体、音、美、劳材料；
2、学籍管理材料。
三、科技档案
（一）设备类
1、仪器；
2、器材。
（二）基建类
1、新建项目；
2、改建、维修项目。
四、会计档案
（一）财务报告类 年、季、月财务报告。
（二）会计帐簿类 各类会计帐册。
（三）会计凭证类 各类会计凭证。
（四）其它类 会计档案各类清册。
五、特种载体档案
（一）声像类
1、照片；
2、录音；
3、录像带
（二）电子文件类
1、光盘；
2、磁盘。
（三）实物类
1、奖牌；
2、证书；
3、赠品；
4、锦旗；
5、题词；
6、书画；
7、印鉴。
杭州市始版桥小学档案保管期限表
一、文书档案
（一）党群工作类
1、上级党委召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料 短期
2、上级党委普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件 短期
3、上级党委下发的对本单位党务工作的指示、规定、意见和本单位党 组织的指示、上级批复 永久
4、党支部（党委、总支）工作计划、总结、支委会、支部大会的会议材料； 永久
5、党员名册、年报表、党内干部任免文件 永久
6、组织史资料 永久
7、党员党内奖励材料：获省级以上奖励材料； 永久 其他奖励材料； 长期
8、党员党内处分材料 永久 一般处分材料 长期
9、组织关系介绍信 长期
10、学校行风、教风建设材料 短期
11、教工政治学习材料、政治思想工作计划、总结 短期
12、离休干部工作材料
离休干部更改任龄身份及上级机关的批复 永久 离休干部工作的工作计划、总结及有关活动材料 长期
13、纪检工作的计划、总结、意见、规定等材料 长期
14、信访材料：省市级领导批示的重要信件 永久 一般的具有保存参考价值的信件 长期
15、民主党派材料 长期
民主党派成员名册 永久
16、教代会材料 长期
17、工会工作材料：工会会员名册 长期 工会工作计划、总结及有关活动材料 短期
18、上级团委召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料 短期
19、上级团委普发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件材料 短期
20、上级团委下发的关于本校团组织工作的指示、意见、规定等材料 长期
21、团组织工作计划、总结、发展工作及有关活动材料 长期
22、团员名册、报表 长期
23、少先队员名册、工作计划、总结及有关活动材料 长期
24、学生会干部名册、工作计划、总结及有关活动材料 短期
（二）行政管理类
1、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料 短期
2、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行 法规性文件 短期
3、上级行政部门下发的对本校政务工作的指示、规定、制度、意见、本校的请示、上级的批复 永久
4、学校行政会议记录 永久
5、校史、大事记及学校发展规划 永久
6、学校工作计划、总结、行事历 永久
7、学校内部机构设臵、撤并、名称更改等文件材料 永久
8、学校目标管理材料 长期
9、学校荣誉记载材料：获省级以上奖励材料 永久 其他奖励材料 长期
10、学校各项规章制度 长期
11、干部任免材料、学校领导、教职工名册、统计报表 永久
12、干部职工调资、晋级、定级材料 永久
13、干部职工录用、调整、离退休、死亡等材料 长期
14、教职工职称评定、考核、专业技术职务聘任材料 长期
15、教职工奖励材料：获省级以上奖励材料 永久 其他奖励材料 长期
16、教职工调动行政介绍信、工资介绍信 长期
17、财务管理办法、意见、规定、措施、财务工作计划、预算长期
18、政府、社会对学校的综合评价材料、重要的通讯报道 永久 一般的有参考价值的通讯报道 长期
19、安全保卫、依法治校的材料 短期 20、计划生育材料 短期
21、学校医疗、卫生工作方面的材料 短期
二、教学档案
（三）教学管理类
1、上级教育行政机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料 短期
2、上级教育行政机关普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件 短期
3、上级教育行政机关下达的关于本校教育工作的方针、政策、规定方法 永久
4、学校制定的教学常规、计划、总结 长期
5、学校的各科教学制度、办法、规定、条例、守则 长期
6、教研工作计划、总结、教改计划、教学经验材料 短期
7、学校德育、艺术、科技、劳技等各学校教育的工作计划、总结及有关材料 短期
各学科教育工作的实施意见、方案、办法规定等有关材料 长期 各学科教育工作获奖材料：省级以上奖励或表彰材料 永久 其他获奖材料 长期
8、学生各科考试成绩 短期
9、教学统计报表、教师任课表 长期
10、课程表、作息时间表、课外活动安排表 短期
11、班主任工作手册、计划、总结及有关活动材料 短期
12、试卷、参考答案、计分标准、试卷分析 短期 13学校各类高中、高校招生、考生花名册、上级名单等材料 短期
14、校刊（一般简讯短期）长期
15、学校运动会、体育工作有关材料
获省级以上奖、破记录奖材料 永久 其他获奖材料 长期
16、图书新增表、图书工作计划 长期
17、医疗保健卫生教学计划 短期
（四）教师业务类
1、教师教学基本情况登记表、教学鉴定、教学成绩、业务考核成绩、业务进修材料 长期
2、教学业务交流、观摩课、公开课、研究课等材料 长期
3、教研成果、学术论文、个人奖励等材料 长期
4、教案评议记录、教研手册、教研活动有关材料 短期
5、教师在教育改革方面的成绩、经验、总结材料 短期
6、各学科兴趣小组活动获奖记载
省级以上获奖材料 永久 其他获奖材料 长期
（五）学籍管理
1、学生名册、转学、毕业材料 长期
2、学生学籍卡、学生学籍变更情况的材料 永久
3、学生成绩册 长期
4、学生奖惩材料
省级以上获奖材料 永久
其他获奖材料 长期
5、学生体质测试达标材料 长期
6、行为规范达标材料
7、学生社会实践活动有关材料
三、科技档案
（六）设备类
1、学校教学仪器、使用说明书
（七）基建类
1、新建项目限
2、改建、维修项目
四、会计档案
（八）会计凭证类
1、原始凭证 152、记帐凭证 153、汇总凭证 1
5（九）会计帐簿类
1、总帐（包括日记总帐）152、明细帐 153、现金和银行存款日记帐 25短期 短期 短期 永久 长期 年 年 年 年 年 年
4、固定资产卡（固定资产报废清理后保管5年）永久
5、辅助帐簿 15年
（十）财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）
1、月、季度财务报告（包括文字分析）3年
2、年度财务报告（决算）（包括文字分析）永久
（十一）其他类
1、会计移交清册 15年
2、会计档案保管清册 永久
3、会计档案销毁清册 永久
4、银行余额调节表 5年
5、银行对帐单 5年
五、特种载体档案
（十二）照片类
1、学校各项重大活动、工作成果的照片、底片 永久
2、每届毕业生照片、底片 永久
（十三）磁光介质类
1、重要活动的光盘 长期
（十四）实物类
1、各类证书、领导题词、奖品、锦旗、赠品、纪念品 永久
杭州市始版桥小学 2012年12月 杭州市始版桥小学档案分类、编号、排列规则
本规则规定了学校档案全宗分类、编号及案卷排列的一般要求和具体方法。
一、基本原则
学校在各项工作中形成的各种门类文件材料和载体构成一个档案全宗，其全宗是以教学档案为主体，包括党、政、工、团工作以及计划、统计等方面档案，全宗内的所有档案，采取统一的分类、编号和排列方法。
在进行档案的分类、编号和排列时，遵循档案的自然规律，保持文件材料之间的有机联系，便于科学地管理和综合开发、合理利用。档案的分类、编号及排列方法保持前后一致，不随意变动。
二、保管期限
凡是反映本校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校及国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保存；凡是反映本校一般工作活动的，在较长时间内具有查考利用价值的文件材料列为长期保存；凡是在较短时间内对本校有参考利用价值的文件材料列为短期保存。
具体详见《杭州市始版桥小学档案保管期限表》。
三、分类
1、分类原则
以学校全部档案为对象，根据本校职能，结合本校的档案内容与特点，保持档案信息之间的有机联系，便于科学管理与开发利用，把本校档案划分成相应的类别。
2、分类方法
学校档案统一采用年度（学年）结合问题（专题）的分类方法。即先将档案材料按其形成或针对的年度（学年）分开，再将每年度（学年）的档案材料，按其内容所反映的问题或专题分开，其中会计档案按文件形式（名称）分开，特种载体档案按不同载体分开。
（1）文书档案按行政年度结合问题（或组织机构）分为党群工作类、行政管理类。
（2）教学档案按教学年度结合问题分为教学管理类、教师业务类、学籍管理类。(注:教师个人业务档案以个人为单位单独立卷)（3）科技档案按行政年度结合问题分为设备类、基建类。（4）会计档案按行政年度结合文件形成分为财务报告类、会计帐簿类、会计凭证类、其它类。
（5）特种载体档案按行政年度结合不同载体分为声像类、电子文件类、实物类。
具体详见《杭州市始版桥小学档案分类方案》。
3、分类时应注意的问题
（1）一般文件材料归入形成年度。
（2）跨年度的请示与批复，归入批复年度；若没有批复的应放在请示年度立卷。
（3）跨年度规划、计划、预算归入文件内容针对的第一年立卷。（4）跨年度工作总结放在针对的最后一年立卷。（5）跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。
（6）跨年度的调查项目、科研项目、基建项目、设备项目等，齐全整套材料统一归入结束年度。
（7）法规性文件归入公布或批准年度。
4、组卷要求
一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。（1）文件材料以问题为主。（2）教研成果、设备以项目为主。（3）基建以单项工程为主。
（4）统计、报表、名册等文件材料，根据数量，可以组成一卷或数卷。
四、编号
按卷整理的案卷编号：全宗号—目录号—案卷号。（1）全宗号是全宗的代号，由上城区档案馆给予。（2）目录号是本全宗内案卷所属类目的编号不得重复。
按照档案整理规范要求，2001年开始形成的文书档案按类别与保管期限排列按件整理，按件整理档号结构为：全宗号一—年度号类号一—期限号—一件号；
1989年至2000年形成的文书档案按年度分机构与保管期限排列按卷整理，按卷整理档号结构为：全宗号——目录号——案卷号——页号； 文书档案目录号1为永久卷；目录号2为长期卷；短期不设目录以“01”表示；
教师个人业务档案目录号3为永久卷； 设备档案目录号02为短期卷；
特种载体：声像类目录号4为永久卷，目录号5为长期卷； 电子类目录号5为长期卷； 实物类目录号6为永久卷，目录号7为长期卷；
基建档案不设目录号，档号结构为：全宗号——类号•项目号——案卷号；
会计档案不设目录号，按年度——类别分类方法归档。
（3）案卷号是一本案卷目录内每一案卷的顺序号，在区别保管期限的前提下，采用时间结合问题给案卷编号，用阿拉伯数字“1”起依次编号，一本案卷设一个案卷号。在同一案卷目录内设一个案卷流水号，案卷号不得重复。全宗短期卷设一个案卷流水号。
五、档案排列
1、档案案卷按不同保管期限排列，即每年所有类别的永久卷一起流水排列，长期卷一起流水排列，短期卷一起流水排列。
2、2001年开始形成的文书档案按类别与保管期限排列按件整理，每年形成一个流水号，并按永久（Y）、长期（C）、短期（D）依次排列； 按件整理档号结构为：全宗号一年度号—期限号—件号。
3、会计档案每年形成一个流水号，按永久、25年、15年、5年依次排列。
4、特种载体档案的排列采用按载体形式分专题排列，即声像档案一起流水排列；电子文件档案一起流水排列；实物档案一起流水排列。
杭州市始版桥小学 2012年12月
