公文办理与档案管理培训讲义(1015)_档案管理培训讲义

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公文办理与档案管理培训讲义

第一部分 公文办理

1、公文的涵义。

公文是公务文书，或称公务文件的简称，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

2、公文处理程序

公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③催办；④拟稿；⑤审核、签发；⑥编号、印发；⑦立卷（归档）；⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。

3、公文的主要特点

（1）法定性；（2）政策性；（3）实用性；（4）时效性；（5）规范性。

4、公文的功能

（1）决策作用；（2）强制执行和处理的作用；（3）依据和凭证作用；（4）工作联系与沟通作用；（5）宣传与教育作用。

5、教会常用公文文种

（1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关教会及人员，变更或者撤销下级教会不适当的决定事项等。

（2）通知：适用于批转下级教会的公文，转发上级两会（单位）和不相隶属单位的公文，传达要求下级教会办理和需要有关教会周知 1 或者执行的事项，任免人员等。

（3）报告：适用于向上级两会（单位）汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（4）请示(申请)：适用于向上级两会（单位）请求指示、批准。（5）批复：批复是用于答复下级教会请示事项的公文。（6）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

（7）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

6、公文的表达方式：叙述、说明

7、公文写作的基本要求

语言要求：规范、准确、科学、简练、得体

领导意图：领导在布臵工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。

8、公文常见结构：开头与结尾、层次与段落、过渡与照应。

9、常见公文写作特点和方法

10、公文拟写的一般格式

（1）秘密等级（密级）；（2）紧急程度；（3）发文机关标识；（4）发文字号；（5）签发人；（6）公文标题；（7）主送单位；（8）公文正文；（9）附件说明；（10）发文单位署名；（11）成文日期；（12）用印（骑年压月）；（13）主题词；（14）抄送单位；（15）印制单位与日期。

正式公文用纸采用A4210mm×297mm(宽×长)。一般使用60g/m2-80g/m2胶版纸。左侧装订。文字一律从左向右横排。公文用纸开头（上白边）为：37mm ±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm 2 ± 1mm，版心尺寸为：156mm×225mm。

公文的密级分为绝密、机密、秘密三个等级，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级标第1行，紧急程度标第2行。

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，即发文机关位臵应自上页边起留出天头62mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即发文机关位臵应自上页边起留出天头117mm。发文机关标识使用小标宋体字，红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。公文标题，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。正式的公文标题一般由三部分组成：制发机关、公文内容、文种。如《屏南县基督教两会关于同意举办培灵会的批复》。“屏南县基督教两会”是制发单位，“同意举办培灵会”是公文内容，“批复”是文种。公文标题中一般一加标点符号，但标题中的法规、规章名称要加书名号。

正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

主题词。主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。

一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。主题词标在文件的抄送栏上，用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。标引顺序是先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式（文种）的词。如《宁德市人民政府关于落实消防安全责任制的意见》，先标类别词“公安”，再标类属词“消防”、“责任制”，最后标上“意见”。例如，《中共福建省委关于进一步学习与贯彻实施的意见》这一公文，主题词就有“宣传工作”、“宪法”、“学习”、“意见”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。

公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一 4 个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。抄送单位名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。

印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。“印发单位”和“印发时间”，放在抄送单位细实线下。

11、公文写作常见问题解析

标题使用标点符号：如关于税、费问题的请示。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

结构层次序数混乱：经常直接用“1.”、“2.”…..；正确的结构层次应为“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”等；

生造文种：如把“批复”改成“批示”，把“请示”改成“申请”，如《××同志在员工大会上的讲话》，《关于加强思想政治工作的措施》等；

数字使用不当：

（1）该用汉字表示的错用阿拉伯数字：

成文日期：2004年7月5日（二○○四年七月五日）； 定型的词组：如第3（三）季度，星期

5（五）；

邻近数字并列表示概要：如4、5（四五）点钟，今年7、8（七八）月份。

（2）该用阿拉伯数字的错用汉字

世纪、年代、年、月、日等：二十世纪九十年代（20世纪90 5 年代），二○○四年七月五日（2004年7月5日），2003年五月（2003年5月），下午三时三十分（下午3时30分）；

正负整数、分数、小数、百分比、比例等：如十八个月（18个月）、二十四小时（24小时）、三分之一（1/3）、一千二百元（1200元）、四比一（4：1）、2万3千（2.3万）。

12、公文办理

（1）发文办理： 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核（核稿）、会稿、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（2）收文办理：收文办理是指对收到的公文的办理过程，包签收、登记、分送(先送主要领导)、传阅、审核（对收到的需要办理的公文进行审查核实）、拟办（文秘人员）、批办（领导）、承办、催办、注办等程序。

13、公文管理

（1）公文管理原则：统一管理；保守秘密；便于保存和利用；注意书写材料。

（2）收文办理的文件保管：注意公文报送份数；密切跟踪公文去向；保管领导批示原件；妥善存放、适时归档。

（3）发文办理的文件保管：底稿的保存；会签意见的保存；签发及审签意见的保存；联合发文的文稿保存（文稿原件应保存在主办机关，会办单位保存复印件）；送印文稿的管理；文稿与印成件一并保存。

（4）公文的日常管理：公文翻（复）印（要经单位负责人或文秘部门负责人批准并做好登记）；公文传递；公文清退；公文用印（公 6 文用印需经本单位负责人批准。公文用印须与公文首页的发文机关标识一致）；公文销毁与移交。

第二部分 档案管理

1、档案涵义：（1）涵义：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（2）档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动；（3）档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的；（4）档案的形式是多样的（5）档案是原始的历史记录。

2、档案种类

3、档案工作

4、教会档案工作

（1）涵义：教会档案工作就是管理教会档案和教会档案事业的工作。

（2）机构的设臵和人员的配备

①教会要设臵档案室，以对本教会不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理。

②有条件要配备专职档案人员

（3）教会档案工作各项规章制度的内容(供参考)：①归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。②档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续。③档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，7 职责分工不同。④档案保管制度：包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。⑤档案保密制度：包括档案保密措施和对档案人员的保密要求。⑥档案管理办法：包括档案工作的体制、机构、人员配臵及档案收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交等内容。可以制定成一个各种门类及载体档案的管理办法，也可以各种门类及载体档案的管理办法分别制定。

（4）档案保管的基本物质条件

两个方面：一是有适宜保存档案的库房；库房的选择：①承重负荷要符合要求，地面、墙壁要坚固、平整、光滑；②库房的门窗要小、少，密封要好；③库房应远离火源。库房中的电器、照明导线应采用芯导线，并用铁管保护暗敷。库房不要靠近锅炉房；④不能选择在水房旁，也不能选在无地下室或防潮结构不好的底层，更不能选在地下室。随着照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案数量的增加，有条件的教会档案室还应设立专门存放的库房。无专门库房也可在库房内设臵防磁柜，把磁性声像档案放入其中减少外界磁场对它的影响；⑤库内照明使用白炽灯，不用日光灯；⑥要做好库房清洁卫生工作；⑦放臵防虫、鼠药剂；⑧要配备测量温湿度的仪表，自动记录更好，人工记录的要按时登记。

二是档案保管所必须的设施设备：①档案装具（五节柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去湿、空气调节和空气处理设备、吸尘器、防火装臵（含防火报警器和灭火装臵）、档案库房门窗上要安装防盗门和防护栏、计算机、录音机、扫描仪、光盘、刻录机、复印机、打印机等设施设备。②库房中的档案柜、架应排列一致，如有大小样式不一的柜架，应分开排列，尽量做到整齐、美观、一致。装具的排放，8 既要充分利用空间，又不能太拥挤，主要通道宽度不应少于1米；装具与装具之间的间距为80厘米左右；有窗的库房，装具应与窗垂直排放，以便通风和防止阳光直射；柜架不应紧靠墙壁，柜架与墙之间的距离在10厘米以上，以防潮湿。③所有装具应统一编号。在一间库房内，档案装具的编号顺序是：自门口起，从左向右，回行时从右至左编顺序号，一套档案箱的上下也要编号，其方法是从上而下逐个编号。

5、文件材料的归档

（1）涵义：文件材料的归档，就是将具有保存价值的文件材料移交档案机构（室）保存。

（2）文件材料的归档范围和档案保管期限表（见文件）（3）归档的要求：①归档份数：各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的可以适当增加归档份数，如基建档案，为满足日常需要，向有关单位、专业档案馆报送的需要，归档可适当多几份。新型文件材料的归档份数按有关规定执行，如磁性载体文件归档一式两份，电子文件归档一式三份。②归档的质量要求：i.归档的文件材料的种类、份数以及每份文件的页数必须齐全、完整、保证内容的准确性、完整性、原始性、真实性，能正确反映本单位各项活动的基本面貌和历史过程。ii.归档文件材料要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的历史联系，区分不同价值，经过系统分类，整理编目，以件或立成案卷均可，质量要符合规范要求。Iii.归档的文件材料应符合形成过程中的质量要求，以利长久保存。③归档的时间：单位文书在形成的第2年6月底前归档，科技档案在任务完成或告一段落后归档。会计档案在会计年度终了后暂由会计部门保管一年，期满后归 9 档，照片档案冲洗加工后及时归档或随其他载体档案一起归档，磁性载体文件待项目结束后转换成标准格式及时归档。④归档（接收）手续：i.编制归档文件材料案卷目录或移交清单，一式两份，移交时按目录或移交清单点交清楚，交接双方签字后各留一份，以便查考。ii.归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料，以备日后查阅。Iii.在档案工作与文书处理工作由一人兼管的单位，虽不存在办理归档手续的问题，但在档案工作人员调动工作时，需参照上述办法办理交接手续。

6、归档文件的整理

（1）装订；（2）分类；（3）排列；（4）编制档号；（5）编制目录；(6)装盒；(7)备考表

7、教会档案管理（供参考）

（1）归档范围：①重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。②上级教会发来的与本教会有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件材料。③本教会对外的正式发文与有关单位来往的文书。④本教会的请示与上级教会的批复。⑤本教会反映主要职能活动的报告、总结。⑥本教会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。⑦信徒信访工作材料。⑧本教会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。⑨本教会教牧人员任免的文件材料以及关于教牧人员奖励、处分的文件材料。⑩本教会教职人员劳动、工资、福利方面的文件材料。⑾本教会的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

（2）平时归卷：①各教会都要建立健全平时归卷制度。对处理完 10 毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。②各教会应根据本教会的业务范围及当年事工任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。③公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交专(兼)职文书归卷。④专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

（3）立卷(案卷质量要求)：①归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。②不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。③卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。④卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。⑤

5、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。⑥有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应臵卷尾。⑦案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。⑧案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破 11 坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结、或钉不锈钢钉的方法装订。⑨案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，臵于档案柜内保存。