会议室准备手册_会议室系统手册

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会议室准备手册

一．外部接待会议

1.落实来宾姓名、职务、交流内容以及会议时间（预定会议室），我方参会人员姓名、职务。（如需交换礼物提前准备好礼品）。

2.制作座牌、参会人员名单、会议议程。名单如有变化，及时更换座牌、名单等资料。

3.提前两小时摆放好参会人员每人一份座牌、人员名单、议程、纸笔、宣传资料。（具体摆放方法、位置见共用文件接待礼仪中的座次排序）。

4.会议前一小时前检查会场“七个方面”：

查看欢迎标语；笔记本PPT；空调，冬季温度保持在20°摄氏度以上，夏季温度保持在25°摄氏度以下；灯光；宣传片；音响效果是否正常；欢迎词是否正确。

准备“八个一”：一杯茶杯、一瓶矿泉水、一条热毛巾、一张纸、一支笔、一份会议议程、一份参会人员表、一份会议宣传资料。

注意摆放标准：会议资料及纸笔的摆放：桌面左侧放会议资料，距桌边距离1厘米，每本资料左边缘错开一厘米；会议宣传资料右侧一厘米处放一张纸、一张人员名单、一张议程：白纸在下，议程在上，名单在中，依次错开；议程右边一厘米处放削好的铅笔。

5．会前半小时查看到会人员、提醒参会人员参会时间；提醒摄影、摄像相关人员提前到达。

6． 来宾及领导抵达后引领至会议室，及时提供热茶、热毛巾。7.提醒播放宣传片人员注意播放宣传片。

8.原则上15－20分钟进行一次茶水供应，并注意观察用茶水情况，及时服务。

9.会议结束时提醒领导礼品赠送、合影，（礼品拆开递给领导）。

10.会议结束时安排准备车辆启动。

11.会议结束后，如需乘车移动，需要清点上车人员、到齐后出发至下一站。

二．内部会议准备

1．提前一小时准备好一个座牌、一瓶矿泉水、一张纸、一支笔一份会议资料。

2．提前一小时检查空调温度。空调温度：冬季温度保持在20°以上，夏季温度保持在25°以下。

3．提前半小时准备好PPT、电脑、欢迎标语。

4．会前半小时查看到会人员、提醒参会人员参会时间。5．领导抵达后引领至会议室，及时提供热茶、热毛巾。6.原则上15－20分钟进行一次茶水供应，并注意观察用茶水情况，及时服务。

7.会议结束时提醒领导礼品赠送、合影，（礼品拆开递给领导）。

8.会议结束时安排准备车辆启动。

9.会议结束后，如需乘车移动，需要清点上车人员、到齐后出发至下一站。