物资采购管理规定_办公物资采购管理规定
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物资供应公司采购管理文件 HG-ZY-10-001
采购控制程序
1．目的对物资采购过程进行控制，以确保采购的物资符合规定的要求。2．适用范围
本程序适用于化工原材料、包装材料（物）、铝板基、机电产品及备品备件等物资的采购及对供方的控制。3．职责
3.1物资供应公司负责生产所需物资的国内采购，负责建立供方档案，对供方的供货能力实施动态管理。负责推荐新的供方，协助对化工原材料、包装材料供方进行评价，负责与供方的权益交涉。
3.2进出口公司负责生产所需物资的国外采购，协助进行供方评价，负责与供方的权益交涉。
3.3发展计划部负责编制下达化工原材料、铝板基、燃料、设备（含计算机及备件）及进口物资计划。
3.4生产部负责制订生产用化工原材料消耗定额，负责编制下达包装材料计划。参与对供方评价。
3.5机动部负责编制下达国内采购三类机电产品、备品备件、检修材料和生产辅助材料等物资计划；负责备品备件和非标设备的国内采购；负责组织对机电产品、设备、备品备件的初步验收。
3.6技术部负责化工原材料、包装材料（物）、铝板基等技术标准。负责组织对化工原材料、包装材料定点厂家进行供方评价。
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3.7质检部负责对采购的化工原料、包装材料（物）、铝板基等进行质量检验，参与对供方评价。
3.8储运部负责采购物资的入库、保管和发运，负责库存各类物资的统计管理。4．工作程序
4.1控制的类型和程度
对采购活动实施分类控制，控制的类型和程度按对产品质量的影响程度分为三类：
一类：对最终产品质量起关键作用的原材料，实施严格控制；
二类：对最终产品质量起重要作用的原材料，实施较严格控制；
三类：对最终产品质量起一般作用的原材料，实施一般控制。4.2供方的评价与选择
4.2.1对合格供方（定点厂家）的评价
4.2.1.1物资供应部门根据原材料对产品质量影响程度及供方以往供货业绩等指标，对合格供方进行A、B、C三级管理，建立供方档案。4.2.1.2技术部组织生产、质检等部门每年对定点厂家所供原材料、包装材料使用情况进行一次审核。对需实地考察的供方，技术部组织物资供应、质检、生产等部门和具备内审资格的人员对其进行现场考察、综合评价。评价内容：
a．供方提供产品的符合性及质量保证能力；
b．供方的供货能力、交货期、售后服务、履行合同情况；
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c．对价格、采购成本进行比较；
d．特殊产品应提供生产许可证，产品应有安全标识，规范的产品说明书等；
e．法律法规的要求。
4.2.1.4对出现质量问题较多的供方，技术部组织相关单位进行评审，评价其是否有能力继续作为合格供方。对确认不能满足要求的供方，物资供应部门根据评价结果通知停止供货。
4.2.1.5原材料严重不合格发生二次以上（含二次），一般不合格发生三次以上（含三次）的供方，应降低供方等级或取消该物资合格供方资格。拟重新供货时，按 4.2.2执行。
4.2.1.6对出现质量问题、但暂时别无选择的独家供方，要督促、帮助其改进质量，并采取进货筛选、全检等方法实施强化控制。同时积极寻找新的供方。
4.2.1.7物资供应部门保存主要（关键）供方的供货质量记录和处理结果，作为评价供方资格的依据。
4.2.1.8物资供应部门及时将供方变动情况通报有关生产部门及厂领导。
4.2.2供方的选择
4.2.2.1物资供应部门应多渠道寻找供方，凡客观条件具备时，同种物资可选择两个或三个供方，实施对其产品质量、供货期限、价格、共11页，第3页
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能力、信誉状况等的综合评价。
4.2.2.2对独家供货的供方，物资供应部门及时收集质量和供货信息，实施有效控制，并积极组织寻求备选供方。
4.2.2.3备选供方提供的样品、质量化验单和检验方法，统一交技术部。技术部组织质检、研究所等进行检验并汇总检验结果，及时反馈物资供应部门。
4.2.2.4根据检验及试验结果，需要在生产线上进行放量试验时，由技术部通知生产部，生产部结合生产进度情况，适时安排试用。试用结果由生产部汇总，报技术部。
4.2.2.5经过三次以上批量进货检验及试用合格后，技术部组织有关单位对所推荐供方进行评价，报主管厂领导审批后，列入厂定点供货厂家。
4.3物资（需求）计划的编制与审批 4.3.1物资（需求）计划的编制
根据储运部提供的库存物资报表、物资采购部门提供的上期计划执行情况等，由
a．发展计划部编制化工原材料、铝板基、燃料、设备（含计算机及备件）及进口物资计划； b．生产部编制包装材料计划；
c．机动部编制国内采购三类机电产品、备品备件、检修材料和生产辅助材料等物资计划。
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4.3.2物资（需求）计划的内容
a．物资计划内容包括物资名称、规格、型号、数量、到货时间等；
b.物资计划要求在平衡好库存和用量的基础上做到准确、清晰、完整。
4.3.3物资（需求）计划的审批
物资计划由部门经理审批，主要或大宗物资计划报厂长或主管厂领导批准。物资计划经审批生效后，发物资供应部门实施采购，监察审计室一份备审，计划员留存一份备查。4.4采购计划的编制与审批 4.4.1编制采购计划的原则和依据
物资供应部门严格按照物资需求计划和厂定点、招标、比价采购的有关规定，结合市场供货状况，编制物资采购计划。在不能分拆包装或其它特殊情况下，到货量允许有一定的变动，但不能造成浪费或积压。
4.4.2采购计划的编制及审批
物资供应部门编制月份、临时采购计划，填写物资采购价格审批表和审批明细表。采购计划内容除包括物资计划所要求内容（物资名称、规格、型号、数量、到货时间）外，还包括物资供方、质量要求、价格、运输方式、到货进度等。物资采购审批按厂有关规定执行。4.5采购计划的执行
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4.5.1采购计划经审批生效后，采购部门与供方签订合同或下达订单，通知供方供货。
4.5.2采购合同的签订按本厂物资采购合同管理的有关规定执行。4.5.3物资供应部门及时将采购计划执行情况通报物资计划下达部门，物资计划下达部门及时落实库存情况，做好物资平衡，并将物资到货情况及时通知物资申购单位，做好沟通工作。4.6例外采购
4.6.1生产急需但定点厂家不能提供所需的物资时，可在定点厂家之外实施例外采购。
4.6.2例外采购除按正常采购进行审批外，对生产用化工原材料应采取特殊控制：
a．征得技术部、生产部同意，必要时报主管生产的厂领导批准； b．通报质检部，对其进行全面检验；
c．生产部对使用过程做出具体安排，使用单位跟踪、监测使用过程，发现异常立即停止使用。
4.6.3例外采购属试用性质，有数量和时间限制。若经试用满足使用要求，可按定点厂家管理程序，经评审后纳入定点厂家管理。4.6.4属例外采购的原材料，有关单位应予放行。4.7采购产品的验证和监督 4.7.1采购产品的验证
4.7.1.1验证内容包括：名称、规格、型号、级别、批号、质量、数
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量、包装、供方等。
4.7.1.2验证方法：目测、称重、检数、专用检验等。4.7.1.3验证类别
a．进厂验证：储运部负责、物资供应部门参加，按批准的采购计划对采购物资进行初步验证；质检部负责按《检验和试验控制程序》进行质量检验；机动部负责组织对购置的机电产品、设备及备品备件进行初步验收，执行《设备控制程序》；
b．在供方处的验证：对某些新开发的化工原料、包装材料（物）或新的供方，必要时物资供应部门可按合同规定组织有关部门人员到供方处验证其产品；
c．顾客在供方处的验证：当顾客要求或在合同中有明确规定时，物资供应部门负责组织落实顾客到供方处验证其产品，顾客的验证不能免除供方提供合格产品的责任；
d．物资供应部门、储运部、质检部等保存各自验证记录。4.7.2采购物资的监督
a．物资计划部门应对其下达计划进行监督管理，对采购内容与物资计划不符者提出质疑，并责令改正；
b．到厂物资和采购计划不符的，储运部可拒绝入库； c．质检部对在非定点厂家采购的原材料，可拒绝检验。例外采购执行4.6。
4.8采购产品的接收和入库
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4.8.1仓库保管员和物资供应部门采购人员验证后，仓库保管员在供方到货清单上签字接收。
4.8.2采购产品经检验合格后，由采购人员办理入库手续，仓库保管员签字。
4.9不合格品的控制
不合格品应做退换货处理。对于需让步放行的不合格原材料执行《不合格品控制程序》。物资供应部门将不合格记录存入供方档案，技术部对不合格原材料的使用情况进行统计，作为对供方评价依据。4.10付款和报销
按厂有关财务规定执行。4.11文件和资料的控制
采购合同由物资供应部门统一保管，建立采购台帐和供方档案，并及时填写有关记录。5相关文件
供方评价管理规定厂有关物资计划和采购的管理规定。原材料、包装材料标准 6记录
物资（需求）计划、物资采购价格审批表、采购合同、供方档案、采购台帐、物资到货验收记录、物资出入库台帐、物资库存报表等。
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关于承兑汇票支出的管理规定
为保证我厂承兑汇票支出的安全性，同时也为了进一步规范基础 管理工作，理顺工作秩序，营造一个安全稳定、秩序良好的工作环境，避免因工作失误给我厂造成经济损失，特做如下规定：
1、公司支付给供应商的承兑汇票，原则上应由供应商派人来拿，如因公司在外地不能来拿的，经双方同意，可以由办公室用特快专递 寄出。采购员本人不能直接领取承兑汇票给供应商。
2、凡收款单位到公司取承兑汇票，需出具该单位委托收款人的 证明，并加盖本单位公章。
3、每次支出承兑汇票，需采购员按月支出计划领取承兑汇票复 印件办理借款手续，待承兑汇票由办事员从厂财务领回，履行签字手 续后方可支出。
4、需要特快专递寄送时，采购员按照收款单位的通讯地址，认 真填写特快专递寄信封，并由办事员和采购员共同核对该单位本月应 付承兑汇票票号、金额、收款单位名称、地址，确认无误后共同封签、登记，再由办事员统一交厂收发室收发员发出，并共同在公司承兑汇 票收发薄上签字。
5、南阳市范围内（含外地）供应商派人员到公司收取承兑汇票 时，必须按要求持有该单位委托证明，且需要办事员、采购员和收款 方有效收款人同时在公司承兑汇票收发薄上签字后支出。
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6、各采购员要求供应商每次收到特快专递寄送的承兑汇票后，需向我公司回复确认。
7、办事员应严格按照本规定执行，且保管好领回的承兑汇票，原则上当天办理的承兑汇票，应在当天由收款单位领取或寄出，当天 不能支出的承兑汇票，要妥善保管，严防遗失。同时保管好公司承兑 汇票收发薄等有关文字记录，以备待查。
8、本规定自2010年01月份支出承兑汇票开始执行。
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供应公司关于ERP入库的管理规定
根据厂部加强信息化管理的目的，包含我公司在内的相关经营单 位已正式进行ERP管理。结合内部基础管理的需要，我公司严格要 求采购员本月发生的采购业务一律在本月30日以前完成ERP入库（无论基于仓库、车间等客观原因的限制）。
同时也要求采购员催促供应商尽快开具发票并在月底之前及时 送财务报销。财务部在下月8号以前完成我单位报销工作（特殊原因 除外）并打出对账单交与我公司，我公司将根据对账单上的欠款余额 决定下月拟付款额度。
我公司已向相关单位储运处、财务部就此项事宜发过协调函，要 求两家及时协助我们完善此工作程序，两单位也已积极答复协助我们 完成当月入库、报销工作。
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