民营企业档案管理指南_民营企业档案管理

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《民营企业档案管理指南》之十四：档案分类编号方案

为了加强本公司档案工作业务建设,提高档案综合管理水平,实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化,促进档案业务管理水平的提高,以更好地为公司各项工作服务,根据《工业企业档案分类试行规则》,参考《广东省机关档案分类办法》,结合本公司的实际情况,特制定本方案。

(一)分类原则

1、档案分类原则是以本公司所形成的全部档案为对象,依据职能,结合档案内容和载体形态特点,便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案,分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本公司全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

(二)类别设置

本公司档案共分十大类:企业管理类(A)、建设项目类(B)、设备仪器类(C)、财务会计类(D)、员工档案类(E)、声像档案类(F)、产品档案类(G)、科研课题类(H)、实物档案类(J)、客户档案类(K)。

大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:

A企业管理类

B建设项目类

C设备仪器类

D财务会计类

D1会计报表

D2会计账簿

D3会计凭证

D4其他会计材料

E员工档案类

E1行政部

E2营销部

E3生产部

…………

F声像档案类

F1录音带

F2录像带

F3照片

F3.1活动类照片

F3.2实物类照片

F3.3其他类照片

F4光盘及其他

G产品档案类

H科研课题类

J实物档案类

J1锦旗类

J2奖杯奖牌类

J3纪念品类

J4其他类

K客户档案类

…………

(三)编号方法

1、企业管理类档案的编号:

(1)1980-1999年企业管理类档案采用立卷归档整理方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+年度+案卷号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3。

(2)2000年开始企业管理类档案采用单件归档整理方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+年度+件号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3,30年为4,10年为5。

四、本办法自发布之日起执行,由本公司档案室负责解释。