规范化管理止住了公文请示件的过多过滥_公文请示中用因为所以

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规范化管理止住了公文请示件的过多过滥

（一）••••••••

••••“请示”是各级机关使用较多的文种之一。处理和答复下属单位的请示事宜，是机关工作的一项重要任务。一九八六年以前，由于我们在办理下级的请示缺乏统一的、科学的管理程序，所以从客观上形成了请示失控的状况，突出的问题是请示过多过滥。这些问题可以概括为如下几种：

••••一是矛盾上交。明明是本单位职权范围内的事，却伸手向政府要办法，要答案；明明是政府已经授权解决的事，却不动脑筋，怕担风险，用“请示”逼上级表态。这是典型的不负责任的表现。据统计，市政府办公室一九八五年受理的４９２件请示中，这类请示占了１７．６％。

••••二是一文多事。有的请示，一文夹杂多项内容，且没有主次之分，不知所云。某局在一份请示中，过分强调局部特殊性，编织了许多理由，集中请编制、经费、物资于一文，以求获准，使领导无法批示。这类例子为数不少。

••••三是多头报送。拟文机关不遵循正常的报送程序，同时呈报几个领导机关或多位领导同志。其结果，要么无人批示，要么重复批示，常常出现意见不一，造成工作被动。••••四是越级请示。此类请示多为一些基层企业或单位，为强调某项工作的重要，越过隶属的机关直接向市政府请示，请示中的事多数也是由其上一级机关应该而且能够解决的。受理这样的请示，无异于越俎代庖，而且也往往导致公文旅行。

••••五是请示的问题涉及几个部门，事前不与有关部门协商会签，单独向政府请示，增加了政府协调的工作量，也影响了工作效率。

••••六是请示与报告不分。由于拟文机关不能准确地分辨报告与请示的异同，二者混用的情况在我市比较普遍。据粗略调查，一九八五年所属单位向市政府报送的公文中，应该使用“请示”而用“报告”的，占全部报告二分之一强；应该使用“报告”而用“请示”的，也占相当的比重，有的干脆冠以“请示报告”。••

（二）••••••••

••••办理请示件的程序是否完善，处理是否及时、正确，直接影响着政府工作的质量和效率。一九八六年以来，在对请示件加强规范化管理上，我们主要做了以下几个方面的工作： ••••

一、完善工作机制。市政府于一九八六年、一九八七连续两年突出抓了请示件的规范化管理。市政府常务会曾两次研究改进请示件办理的具体办法，并以市政府名义专门下发了文件，建立和完善了办文制度和程序。办公室明确专人负责请示件登记，并在每份请示件上附加一份办理卡片，用以记录该件办理的全过程，对收文、拟办、批办、运转、催查、反馈、归档等各个环节实行链条式程序管理，避免了过去的混乱现象。市政府还明确规定，凡不符合下列要求的请示件，除特殊情况外，一律退回：①报市政府的请示须一式三份，加盖公章，并经主要负责人签字；②只送组织，不送个人；③一文一事；④非属重大问题，一般应向有关主管部门请示；⑤坚持党政行文分开，请示、报告分开；⑥基层单位不得越级直接向市政府行文请示问题。

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二、实行归口办文。过去有的单位由于职责不明，事无巨细都向政府请示。我们要求政府各职能部门发挥工作的积极性和主动性，各司其职，各负其责，切实改变上对下包办过多，下对上事事请示的倾向，放手让各部门大胆负责地处理问题。市政府在专门下发的文件中作出规定：各部门需要请示的问题，可以由计委、经委、财政局、税务局、劳动局、人事局等综合部门协调解决的，不要向市政府请示，实行归口办文。不按归口请示渠道的，政府不予受理。涉及两个以上部门的请示，要会商会签，仍不能解决的问题，再报市政府审定。过去，我们常常遇到一些要求增设机构、增加编制、申请经费的请示，实行归口办文以后，这些具体问题均由主管部门办理。对一些事关重大、影响全局的问题，市政府要求主管部门在充分听取其他有关部门意见的基础上，深入调查研究，筛选出两个以上不同方案，由主管市长或政府常务会集体研究审定，实行科学决策。

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三、提出拟办意见。下级上报的请示件经主管同志初审把关后，送主管秘书长，审核每件请示的必要性、合理性和现实可行性。秘书长对请示的内容，依据现行政策界限和法律规定，提出拟办意见。然后视不同情况，有的呈市政府领导审批，决定取舍；有的由办公室直接答复请示单位或转交有关部门办理。一九八六年到今年八月底，市政府在受理的１０３２件请示中，主管秘书长提出拟办意见的６８７件，占６６．５％，其中被市政府或主管市长采纳（包括部分采纳）的占９１．７％。

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四、加强催查督办。为了解决过去请示件只批不办，落不到实处的问题，我们建立了请示件承办责任制。领导的签批件由办公室有关科室或主管秘书建卡登记，负责催办、检查，实行跟踪服务，从头至尾掌握办理动态。需要交有关部门办理的，确定合理的办理时限。请示件批办下去以后，基层单位有什么反映，还存在什么问题，交办人员及时收集，并定时将办理情况汇总反馈给政府领导，以便随时改进工作。所有办结件年终立卷归档。

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五、从治本入手，注重提高基层办文人员的业务素质。我们针对请示件多而滥的问题，一方面严格把关，不符合要求的一律退回，并具体指出退文原因；另一方面，从治本入手，搞好培训，提高基层办文人员素质。市政府办公室及各区、县、部门通过办培训班、以会代培等，有计划地进行多渠道、多形式的培训辅导。秘书长和办公室骨干多次在市级培训班和各部门举办的培训班上讲解办文知识，和大家一起研讨请示及其他公文的处理工作。近两年来，我们已为基层培训文秘人员近千人次。通过培训，文秘人员增强了理论修养，提高了办文水平。这也是推进请示件办理规范化，提高办理质量的重要原因。••

（三）••••••••

••••三年多来，我们在加强请示件规范化管理方面进行了一些有益的尝试，收到了明显的效果：

••••——理顺了政府系统的工作关系，增强了各部门分工负责的主动性。如市卫生局上报政府的《关于公费医疗改革实施方案的请示》，涉及面宽，情况复杂，周转环节多，在正式行文上报政府之前，就分别征求了市委、人大、政府、政协及市直各大部门的意见，并按归口办理的原则，征求了财政局、计委的意见，实行会签，加强多方面的联系，统一了各方面的思想，为市政府领导审批提供了可靠的依据。这个请示很快就办结了。

••••——减少了领导阅文量。一九八六年以前，市政府办公室平均每月收到请示４１件，通过规范化管理，大大减少了收件。今年一至八月，平均每月不到２０件，减少了一半多。从一个方面减少了“文山”对市政府领导的困扰，为领导深入基层调查研究，到现场解决问题创造了条件。

••••——加速了公文运转，提高了办文质量。由于领导重视，层层建立了办文责任制，领导带头按时、按程序批阅请示，工作人员专门送达，改变了过去的拖拉现象，办文周期大大缩短。过去有的请示一两个月或更长时间得不到答复，有的甚至石沉大海，现在一般的请示件１５天内就办结了，有的急件当天就能得到答复。

••••——较好地发挥了办公室的参谋助手作用。过去办公室对请示件来多少接办多少，实际上只起收发作用。现在，从内容到形式，都进行严格把关。收文环节，哪些需要请示，哪些不需要请示，怎样请示，向谁请示，就已经使拟文单位得到明确答复：拟办环节，主管秘书长主动提出一些供市政府领导决策时参考的意见、建议，由被动服务转变为主动服务，使办公室参谋助手作用进一步加强。

••••——加快了办公室工作制度化、规范化的进程。请示件的办理率先实现了规范化，办公室其他各项工作的规范化管理提供了经验。一九八六年以来，我们已先后制订了包括工作人员守则、目标管理、公文运转、信息、查办等２９项工作制度。整个办公室工作基本纳入了规范化、制度化、科学化管理的轨道。

••••——促进了办公室人员工作作风的改进。规范化管理使工作人员增强了服务观念，积极主动地为基层排忧解难，搞好服务，服务质量和服务水平明显提高。过去机关工作中穷于应付的现象比较普遍，现在工作人员通过建立责任制、登记卡，明确了工作职责、目标、要求，形成了约束机制，加强了工作人员的责任心，减少了互相推诿、扯皮现象，从制度上保证了工作作风的改进和效率的提高。