展会如何招展和需要注意哪些[版]_什么是会展招展方案

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展会如何招展和需要注意哪些？

一、计划立项

1、工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。

（1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查

对行业而言项目的利润增长点是否够大

地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区性。

时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。

同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。

（2）实施的具体方案

（3）宣传费用计划表

A、广告时间段的投入

以4-6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入]；开展前一个月，为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体] B、广告投放的形式 户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）

杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）

2、寻找主办单位。

（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等

（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。

3、申请各种批文

4、场地联系

以成都为例，四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会。

5、联系宣传媒体

（1）对象：专业媒体和大众媒体

（2）方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。

6、制作邀请函

7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）

二、实施招展

1、招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等

2、招展的步骤：

（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）

（2）跟踪拜访（找准负责人）

A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）；

针对第一种客户：

问清客户需求

要求进一步促成购买

愉快地答应客户的针对第二种客户：

了解客户拒绝的原因

为面谈作好准备

二次面谈

向客户推荐下一届展览会

要求客户介绍其它客户

保持关系，待以后联系

针对第三种客户：

问清客户需求和异议 进行第二次拜访

消除顾客顾虑

3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南

三、实施招商

（1）在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商

（2）通过媒体可以间接招来一些参观商

（3）主要的招商工作还是在开展前1~2周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。

（4）组办单位为展会提供的工作

四、相关活动

展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。

五、展会现场

（1）布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等

（2）开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等

六、展会后的控制工作

包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作 有了这么详细的安排这么有创意性，我相信中国第一黑店通过这些方案一定会取的圆满成功的！