规范性公文写作基础知识_撰拟规范性公文应遵循
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规范性公文写作基础知识
主要内容：
一、公文的定义和分类
二、规范性公文的特点及其作用
三、规范性公文的一般格式
四、几种常用规范性公文的写作要点
五、集中容易混淆的文种的区分
六、注意规范的几个问题
七、提高公文质量应努力实践和把握的几个问题
2种以示对受文机关的尊重，不符合行文规则。
11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。全省各级党政机关均可使用。该文种属于典型的上行文，但多年来一直存在和“报告”类似的错误用法，主要是要钱、要项目的内容较为突出。
12.批复。适用于答复下级机关请示事项。全省有下级机关的各级党政机关均可使用。该文种属于典型的下行文，但多年来长期存在有权机关对不相隶属机关请求的审批事项使用该文种进行答复的错误用法。
13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。这是《条例》中唯一明确界定适用主体的文种，在我省只适用于省、州、市、县、区、乡、镇人民政府。
14.函。适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。全省各级党政机关均可使用。该文种在日常工作中常常被冷落，本该使用“函”的却错误使用了“请示”、“报告”或“批复”。
15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。全省各级党政机关召开的重要会议，根据工作需要均可使用。会议纪要是记载会议情况和议定事项的内部文件，一般印发参会单位，也可印发其他有关单位，但不需要向社会公开。不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直 接作为行政管理的依据。
综合来看，上述15个文种中，有10个文种是党政机关通用的。党的机关一般不使用“命令（令）、公告、通告、议案”等4个文种。行政机关一般不使用“决议”文种。我省《实施细则》也对此作了规定。
（三）公文的分类
公文的种类比较多，按其概念外延划分，大概有这六种类型
一是机关单位类型
分为党政机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。
二是行文方向类型
分为上行文、平行文、下行文。三是机密程度类型
分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文。
四是时限类型
分为超提公文、特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文。
五是适用范围类型 分为通用公文、专用公文
六是颁发程序、规范程度和行政约束力类型 分为法律性公文、规范性公文、非规范性公文。七是规范性公文按其性质
信函、便签、纪要格式
10的文件仍然只盖章不落款。
四、几种常用规范性公文的写作要点
党政机关公文处理工作条例将决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要十五种公文列为规范性公文，并对公文的格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理等都作了具体规定，云南省也制定下发了贯彻党政机关公文处理工作条例实施细则，所以说随着形势的发展公文处理工作已经进入了一个新的时期、新的阶段，必须引起足够的重视，以高度的事业心和责任感，认真学习、努力实践、不断总结提高，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化。
下面对常用规范性公文报告、请示、通知、意见、函的写作要点作个交流。
（一）报告公文的写作要点
报告是典型的上行文，是向上级机关单位汇报工作、反映情况、提出意见和建议，回复上级机关单位的询问，上报病案等使用的公文文种，收文单位必须是本单位的上级机关单位，国家行政机关使用的规范性公文报告，主要有工作报告、情况报告、回复报告、病案报告四种类型。
工作报告主要是向上级机关汇报工作情况供上级机关了解掌握。工作报告的内容一般为工作情况+经验体会+存在问题+今后意见，情况部分是重点。报告一般不写结束语，如：以上报告（请指示）。
情况报告主要是向上级机关反映在贯彻执行党和政府的方针、政策以及正常工作运转中出现的新情况、新问题，特别是突出事件、特殊情况、意外事故、个别问题的陈述和处理意见。结构往往是某个情况出现、某个问题发生的全过程及本单位的处理意见，要说清楚是什么问题、什么事情（时间、地点、当事人、原因、直接或间接的后果、处理过程、处理意见等）。
有些突发事件处理过程中出现的新问题，没有政策依据，下级机关拿不准如何处理，主要是对发生情况采取的措施需要征询上级机关的意见在紧急情况下又来不及另行文请求上级机关指示，这个时候可以写结束语：特此报告，有何指示请电告或请回复，或以上报告妥否，请指示。
回复报告是上级机关要求上报某个方面、某个事情办理结果以及对某项准备出台的某项措施的征求意见，要反映意见、表明态度。结构根据内容来确定。针对性强，就事论事，必要的时候可以有情况、有问题、有分析、有措施、有建议，但不应该是所答非所问，文章应该问题集中重点突出、条理清晰、一目了然，上级机关要求报告什么问题，就集中回答什么问题。
报告的写作方法多种多样，不是固定不变的。每个报告怎么写根据内容来确定，应该确定的是：
1.标题内容要全，发文机关+发文事由+文种。2.报告属于阅件，主送机关可视需要而定，但必须有明
314请求审批事项的请示内容比较单一，篇幅不长，结构一般分为两个部分，事由和请求解决事项，事由要条理清晰、理由充分，必要性、可行性，要写得详实有据、充分可信。请求事项要有明确的意见。比如一项工程项目，需要上级机关给予解决资金，要明确需要解决多少数额，不能只说请求帮助解决资金，但是要实事求是，有理有据。
请求批转意见的请示，现在意见已经明确成为规范性公文的一种文种，因为意见影响的范围比较大，本级机关发布以后执行的力度不够，所以需要上一级机关发布才能达到效果，但是很多时候意见类公文我们都是以通知形式行文。结构分事由和意见两个部分，事由部分应当力求简明扼要，意见部分是重点，要条理清楚，措施有力，切实可行，结束语一般写：以上请示如无不妥，建议批转“各级各部门”执行。
请求指示、答复型请示，内容比较单一，主要是对上级政策规定中不明确的问题，以及在工作中遇到的难以把握、拿不准的问题，请求上级机关指示，给予明确答复。文中应该把问题焦点、难点、矛盾点及本级的理解和相关意见表述清楚，这样便于上级机关研究答复。
请示公文特别要注意的是不越级请示，不横向请示，不多头主送，不一文多事，不向下行文。
（三）通知公文的写作要点
通知是典型的下行文，是党政机关、企事业单位、社会团体传达上级指示，部署安排工作，实施管理措施，处理公共事务，任免聘任干部，批转、转发上级机关、下级机关和不相隶属机关单位的文件，要求下级机关需要周知的事项等使用的公文格式。通知的制发主体应当是和受文单位有直接、间接的隶属关系的上级机关或主管单位，向平行单位和不相隶属的单位也发通知是不规范的做法。
通知公文一般分为部署工作性通知、管理措施性通知、指导性通知、事务性通知四种类型。
部署工作性通知制发主体是上级机关或主管部门，内容又分为年度或阶段全面工作部署和专项工作部署两类。全面工作类部署除明确阐述工作指导思想、方针、原则外，各项工作应分清主次和轻重缓急，重点突出目的、要求、措施、时间。专项工作部署除阐明工作指导思想、方针外，一般应突出实施步骤，实施方法，采取的措施。部署类通知还包括本单位贯彻上级指示、文件的通知，这一类通知不用面面俱到，应该把重点放在把上级指示、要求和本地区、本单位实际结合的部署，要做好这篇文章，切记不要照搬照抄上级文件。不管是哪一种工作部署类通知，应该有明确的工作目标，工作标准，责任要求，一般来说机关的层次越高，要求就越要原则一些，机关的层级越低，要求就应该更具体一些。
管理措施性通知，一般是针对工作运行当中存在问题，制定关于解决问题加强管理的措施，如加强社会治安管理工作的通知，就要针对社会治安存在的问题，来写如何推进社会治安管理工作的措施。因此写这一类通知，情况要吃得透，718的措施要求要切实可行，不能提出过多过高的要求，操作性要求尽可能贴近实际情况。指导性的下行文一定要防止头重脚轻，情况问题分析要简单明了，要把重点放在指导性意见上，不能只提出问题而没有解决问题的办法措施。
下行文比较常见的还有贯彻实施意见，一般为上级机关颁布、下发实施的重要法律法规规章和重大政策而行文。实施意见不同于其他下行文意见的特点在于主题明确，就是围绕上级机关制定的某一重大问题、重大政策结合本地区、本单位情况提出的贯彻意见，具体的落实办法，情况部分要求更简明，甚至不写情况，开门见山，开头就写根据上级某某某意见精神，结合实际特制定本实施意见。行文当中可以将上级来文精神穿插进去，重点在做好上级文件精神与本单位实际结合的文章上，如某项重大工作部署指导思想、任务、目的、措施、政策等，都要体现与本地区、本单位实际情况相结合，切忌照搬照抄。
平行文的意见，在适用范围上一般是涉及两个或两个以上单位、部门的事项，相互之间表达自己对某一问题的意见见解。这类意见，一是提出见解，带有商榷的意思；二是提出解决的办法，带有建议的性质。这一类平行文意见的格式，还没有规范统一的格式要求，常见的有这四种，一是要抬头，有受文单位，落款应该放在文尾。二是不抬头的，没有受文单位，一般应将制发机关、制发时间放在标题之下，后面不用落款，由于意见文种涉及重大问题、重大事项，制发机关、制发时间放在标题之下以示庄重，一目了然。三是批转、转发意见行文形式上采用通知文种，一般采取抬头的形式，写明主送机关，文尾应该写上“以上意见如无不妥，建议批转各级各部门执行”的字样。少数情况下也有不抬头，文尾只写“以上意见如无不妥，请求贯彻执行”。四是印发本机关贯彻执行的意见，按下行文格式。
（五）函类文种的写作要点
函是平行文，是平行机关、不相隶属机关、单位之间，相互商洽工作，通报情况，询问和答复问题，征询意见，或者向有关主管部门请求批准事项时使用的公文文种。这里指的函是公文的函，属于规范性公文，必须按照公文规范处理。作为规范性公文的函，一般按他的作用大体分为商洽函、咨询函、答复函、请批函、邀请函和告知函六类。
函是机关单位公务往来中使用比较频繁、比较简便、比较灵活的公文文种。函作为规范性文种使用，实质不在于其内容而在于其形式。如同样不属于本机关审批的事项，请求批准，若审批权在上一级机关则使用请示，若审批权在平行机关则使用函。
应当把握的是，函的内容多种多样，形式不拘一格，因此行文一般是一文一事，不宜一文多事，篇幅一般较短，用函请求批准事项、请求答复问题、商洽工作，受文单位研究同意的事项，答复也应当用函。请求批准单位的函，结束语应该用“请复函”字样，不应该用“请审批或请批示”。答复函、122办理回复。2.从功能上讲，报告主要是向上级机关汇报情况，反映问题，提出建议，供上级机关决策参考。请示则主要是请求上级机关给予指示、解决困难、答复问题。3.从内容上讲，报告的内容比较广泛，涉及面可大可小，篇幅可长可短，形式比较多样。请示内容比较单一，一文一事，其基本结构就是事由加请示事项，篇幅一般都不长。4.在行文格式上，报告较请示限制较少，请示较报告的要求要严格些。报告必要时可以报送上级若干机关，请示原则上只能报送一个直接的上一级机关。报告可以若干机关联合行文，请示则很少联合行文。请示的结束语一般比较规范，如“当否，请批示或当否，请批复”，而报告一般不写结束语。
（三）请示和意见类公文
请示是下级机关向上级机关请求解决审批事项、解决问题、批转文件、请求指示、答复问题时使用的公文。意见则是用于机关单位对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法或对重要问题、重要工作提出解决建议时，使用的公文文种。
二者不同的是，意见可以是上行文、平行文、下行文，但不管是上行文、平行文、下行文受文单位都必须要认真办理，对上级机关的意见，下级机关应当遵照执行，在实践当中应当注意的是尽管党政机关公文处理工作条例将意见作为规范性公文的一个文种，但是有的机关单位仍然不能正确认识和使用，经常遇到下级机关不重视执行上级机关的意见，或者是上级机关要求下级机关将意见改为请示重新上报，这些都是不应该的。
（四）请示和函
这里说的请示与函，主要是指向平行机关有关主管部门请求批准事项时容易混淆使用的情况。
向平行机关请求批准事项的函，实质不在其内容上，而在于形式上，标题“关于……的请示”，“关于……的函”，结束语“当否，请批示”，“当否，请函复”。
（五）函和通知
1.行文方向不同，通知是下行文，受文单位是下级机关，函是平行文，受文单位是同级机关单位和不相隶属的机关单位。
2.语气不同，通知一般用要求，强调的语气，函一般用商量，请求的语气。
3.发送单位的标识不同，通知有主送和抄送单位，函一般没有抄送单位，可用各有关单位，或者是一文多发，分别派送。
4.通知是要办理，要贯彻落实，函则不一定，能办则办，不能办则说明原因，但是要有回复。
六、注意规范的几个问题
（一）正确使用公文标题中的介词
公文标题中介词“关于”的使用，其作用一般是为了避免与主谓句作公文的内容时发文机关的主语和名词并列，把以
526引用其他公文的内容时必须全面准确，不能断章取义，对引用的政策有关联或者对理解该政策有帮助的内容额一并引用。
（五）层层转发文件的标题
常见的写法有三种，如《某某省人民政府关于批转省卫生厅 农业厅关于贯彻国务院批转的通知的意见的通知》，很拗口；《关于贯彻（国发〔2012〕某某号）文件的通知》，标题很简练，但是标题中没有体现公文内容不便于公文查找；比较好的写法是贯彻文件号加内容，如《某某省人民政府贯彻（国发〔2012〕某某号）文件加强农村医疗卫生工作的通知》，但是这种标题也有不好的地方，就是没有体现出下级提出的贯彻意见，可以在文章正文中将完整的名称写出来。
七、提高公文质量应努力实践和把握的几个问题
（一）充分认识文稿起草的地位和作用
1.文稿起草是办公厅（室）的基本职责之一，是直接为领导为部门为基层服务的经常性的工作，是文秘人员的一项重中之重的工作。
2.文稿起草是较高层次的服务，一是我们起草的文稿一般都是关系全局的文稿；二是我们起草的文稿质量要求比较高。所以文稿起草工作是一种较为复杂的脑力劳动。
3.文稿起草是文秘人员发挥参谋助手作用及参与政务、以文辅政、谋在其中、搞好服务的重要方式。
（二）要下功夫纠正在文稿起草中常犯的几种毛病 1.力度不够，针对性不强，文章一般化。站位的角度、层次不够。
2.层次不清，逻辑混乱，主题不明。3.文字冗长，有些提法不妥，经不起推敲。4.角度不对，用词不准，容易造成误解。
起草一篇公文，必须认真领会上级党委、政府和领导的精神和要求，本机关领导的意图，全面掌握熟悉本机关及主管行业的情况，横向单位的经验做法。起草公文之前首先要了解这篇公文是要干什么，要解决什么问题，有没有必要发，能不能解决问题，确定行文方向和文种。写作时我们要抓重点、抓典型、抓能够反映问题的数据。
（三）公文写作应做好的五个环节和应把握基本原则 1.五个环节
一是要“问”，摸清领导意图、思路，摸清要草拟文稿的意图、重点以及要解决的问题等。
二是要“探”，理清提纲、理清思路，来征求领导的意见。三是要“找”，勤跑、勤看、勤问、勤翻阅资料、勤归纳分析整理所获得的有关信息，要正确领会上级的有关精神，摸清下级和有关单位的实际情况，了解外单位的做法，找出所用信息的资料的特点、重点、典型以及能说明问题的数据。
四是要“鉴”，学习借鉴上级机关单位的指示和文件，外单位的文件是怎么做的。
930比较顺利，而且更便于争取领导支持。
四是勤奋学习。勤学习、勤跑、勤看、勤收集分析资料、勤总结提高。
五是多写多练。公文不是上一次课，参加一次培训班，或者写一两次就能熟悉掌握，他是需要长期磨练的。
六是树立正确的苦乐观和甘当无名英雄的精神，文字起草是一个比较苦的繁杂的脑力劳动。过去讲文字工作是为领导做嫁衣，领导的讲话说得好的，实际是你写的。
今天向各位交流的是几种常用规范性公文的写作要点，以及公文写作应当掌握的基本要理和工作方法，是授之以渔。应当明确，公文写作不是靠听一两次课就能解决的，最根本的还是要靠我们在工作实践中不断的学习、不断的摸索、不断的总结提高。
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