淮海工学院学生档案管理办法_淮海工学院学生手册

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淮海工学院学生档案管理办法

淮工学发［2005］10号

学生档案是学生在校期间学习、生活、成长的真实记录，是对学生德、智、体、美等方面表现的真实反映。为规范我校学生档案管理工作，完善学生档案建档、保存和转递工作程序，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，结合我校具体情况，特制定本办法。

第一章

总

则

第一条

学生档案管理工作要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理。

第二条

学生档案管理工作按照学校统一领导，实行校、院分级管理的原则。做到安全、保密、系统、完备。

第三条

学院负责管理国家计划招收的本、专科学生档案，学生处对学院的学生档案管理工作实行监督和指导。

第四条

学生档案日常管理由各学院分管学生工作的党委副书记负责，并安排专(兼)职工作人员按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》有关规定做好学生档案日常管理工作。管理人员变更，应履行交接手续。

第二章

归档范围

第五条

学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为适应国家人事工作的需要，学生档案除招生录取时已有的原始档案材料外，在校期间学生档案应不断充实以下内容：

1、淮海工学院学生登记表。

2、淮海工学院健康体检表。

3、学生在校期间的奖励、处分材料。

4、学生加入中国共产党、共青团材料。

5、经教务处确认的学生历年成绩表。

6、普通高等学校毕业生登记表。

7、本（专）科毕业生就业报到通知书。

8、欠费(贷)毕业生还款计划书。

9、需要归档的其他材料。

第三章

归档要求

第六条

个人履历表必须由本人如实填写。

第七条

归档材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确。第八条

凡属归档材料必须认真书写或打印，不得用不规范简化字、错字或同音字，字迹要清楚、工整。书写一律使用碳素墨水或蓝黑墨水笔，严禁使用圆珠笔、铅笔等。

第四章

档案查阅

第九条

各学院党委书记、副书记、辅导员、班主任等有关人员可查阅本学院的学生档案并按查阅规定予以登记，其他人未经批准不得查阅学生档案。查阅学生档案只能在学生档案室进行。

第十条

学生个人不得查阅本人或他人档案。

第五章

档案移交与转递

第十一条

新生档案由学生处招生就业指导中心（以下简称：招就中心）负责收集、审核。在新生入学报到工作结束后，将档案转交给各学院并履行交接手续。

第十二条

未报到新生档案由招就中心代管，并按有关省市招办要求办理退档手续。报到后弃学的新生档案由各学院在当年年底前集中清退到招就中心。

第十三条

学生在校期间由于学籍异动(包括专转本)，需要转入或转出的档案由各学院负责转递。

1、本校各学院之间流动的学生档案，由各学院直接办理转接手续。

2、转(退)出本校的学生档案由各学院档案管理人员统一转递，转递时必须填写《档案转递通知单》。因转递方向不明等特殊原因需交给学生本人带走的，经各学院档案管理负责人同意后将档案密封，由学生本人签收后自行携带。因学生个人等原因造成档案滞留学校的，各学院应做好登记工作，在向招就中心移交当年毕业生档案时，将滞留学生档案和《滞留学生档案登记表》一并移交至招就中心。

3、外校转入本校的学生档案经学生处、教务处核对无误后转交给各学院，各学院须及时将档案接收回执签名、盖章后寄回，并做好转入登记工作。

第十四条

毕业生档案转递按以下程序办理：

1、毕业生集中派遣离校时需转递的档案主要由各学院负责。在毕业生集中派遣离校后，各学院在规定时间内到招就中心领取本学院毕业生档案转递方案、毕业生档案转递通知单、毕业生已签订的就业协议书以及寄发毕业生档案的大信封。

2、各学院按照档案转递方案将需寄发的毕业生档案和暂时保留在学校的毕业生档案分开。需寄发的毕业生档案按毕业生档案转递方案的顺序排列；暂时保留在学校的毕业生档案按学号顺序排列。

3、按照档案转递方案顺序逐一填写毕业生档案转递通知单以及寄发毕业生档案的大信封，并在大信封右上角注明转递通知单编号。填写完毕的大信封按照转递通知单编号顺序排列。

4、各学院在规定时间内将需转递的毕业生档案、填写完毕的毕业生档案转递通知单、寄发毕业生档案的大信封送至招就中心，经招就中心核对无误后填写机要（挂号）邮寄清单，交邮局寄发。同时各学院须将申请暂时保留在学校的毕业生档案以及档案移交清单一并送至招就中心，经核对无误后归入招就中心档案室存放。

5、毕业生离校后需转递的档案由招就中心负责交邮局寄发。

第六章

工作纪律

第十五条

查阅学生档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改，圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。确需拍摄、复制档案有关内容，必须经学院档案管理负责人同意并报学生处批准后方可进行，复印件与原件核对无误后必须加盖学生所在学院党委印章。

第十六条

查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经学院档案管理负责人同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第十七条

学生处不定期对各学院的档案管理进行抽查，对利用职权违反档案管理的工作人员，责令其改正，构成违纪的，由学校有关部门给予纪律处分，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第七章

附

则

第十八条

本办法解释权归学生处。

第十九条

本办法自发文之日起执行。

淮海工学院 2005年4月5日

（2008

年9月修订）