论文—办公软件应用_论文办公软件应用

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一、PPT制作

㈠PPT简介

“Powerpoint”简称PPT，是微软公司设计的演示文稿软件。用户不仅在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。利用Powerpoint不仅可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议，远程会议或在网上给观众展示演示文稿。Powerpoint的功能利用Powerpoint做出来的东西叫演示文稿，它是一个文件，其格式也叫.ppt格式。演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。

㈡制作PPT的思路与流程

自认已经是学计算机的，一直认为做ppt很容易，但现在做时，却遇到很多头痛的东西。

头痛的东西很多:思路、架构、版面、色调、详略、图片等等，但感觉最有用也是最头痛的就是思路。

由此，根据我的经验，我认为做PPT的流程应该是：

1.最开始什么都不要想，不要去查资料，也不要接触电脑，而是用笔在纸上写出提纲，当然，能简单的划出逻辑结构图最好了，越细越好！

2.打开PPT，不要用任何模板，将你的提纲按一个标题一页整出来(过去我总是追求完美，首先搞模板，花掉半个多小时，做的过程中不满意又修改，做完后又修改，甚至最后完全推翻......伤神费力耗时)！

3.有了整篇结构性的PPT(底版/内容都是空白的，只是每页有一个标题而已)，就可以开始去查资料了，将适合标题表达的内容写出来或从网上拷贝进来，稍微修整一下文字，每页的内容做成带“项目编号”的要点。当然在查阅资料的过程中，可能会发现新的资料，非常有用，却不在你的提纲范围中，则可以进行调整，在合适的位置增加新的页面。

4.看看PPT中的内容哪些是可以做成图的，如其中带有数字、流程、因果关系、障碍、趋势、时间、并列、顺序等等内容的，全都考虑用图画的方式来表现。如果有时候内容过多或实在是用图无法表现的时候，就用“表格”来表现。实在不行了，才用文字说明。所以，最好的表现顺序是：图—表—字。这个过程中图是否漂亮不要在意，“糙”点没关系，关键是你用的图是否准确。

5.选用合适的母版，根据你的PPT呈现出的情绪选用不同的色彩搭配，如果觉得office自带的母版不合适，自己在母版视图中进行调整，自己加背景图、Logo、装饰图等。其实关于母版颜色的选择，这么多年，我也一直没有研究透彻，据说不同的颜色会给人带来不同的感情冲击，专业的书讲的都是些狗屁理论，不就是情绪吗？我就按自己的情绪来定了。当然，如果是有公司自己的标准模版，就不用费这些工夫了，直接用之。

6.在母版视图中调整标题、文字的大小和自体，以及合适的位置。7.根据母版的色调，将图进行美化，调整颜色、阴影、立体、线条，美化表格、突出文字等。注意在此过程中，把握整个PPT的颜色不要超过3个色系！否则你的PPT就显得特别乱而且“土”！

8.美化页面，看看哪里应该放个装饰图，图片可以从网上找，建议用GOOGLE的图片搜索(用英文最好)，装饰图的使用原则是“符合当页主题，大小、颜色不能喧宾夺主！”

9.最后在放映状态下，自己通读一遍，哪里不合适或不满意就调一下，注意修改错别字！

10.你以为这就完了吗？没有！再次注意错别字(上一步你已改过了，但不够！你自己做自己查的正确率并不高)！你知道吃饭的时候，饭里有只苍蝇是什么感觉吗？就是看PPT时看到错别字时的感觉！而且读者一般是老板或客户，会非常怀疑你的专业精神和工作态度，前面99%的工作已经做的非常不错了，但你给读者的印象却可能毁于这1%的失误上！因此，将PPT给你的同事或者朋友检查一下，如果文件很重要，建议给2~3个同学检查。

㈢PPT制作原则

每张幻灯片传达5个概念效果最好。7个概念人脑恰好可以处理。超过9个概念负担太重了，请重新组织。

1.如果你能做到一张幻灯片仅表明一个问题最好，做到这一点，不在于你的PPT技术，而在于你对所演示内容的掌握，只有对内容熟悉，才能做到精简，否则你觉得什么内容都很重要，什么都不可以去掉，所以做PPT，内容才是根本。

2.KISS 原则(Keep It Simple and Stupid)PPT针对的是大众，不是小众。目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。

记住人才是主角，万万不能让PPT代替你的存在，除非你在写一个说明文档，或者你希望别人利用PPT就能达到目标，否则你就应当多准备些东西，如何解释你的PPT，可以试试幻灯片的备注，不过我没有用过这种方式。

3.10/20/30法则 演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30号(30point)。只是约数，没有这么认真，尽可能而不是绝对。个人觉得这些有指导意义，但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我更愿意接受“利用PPT作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。

4.能用图表就用图表

所有的人都会先挑图看。所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来，人家会觉得很省事。

没有图表，怎么办？图表也依赖于你对内容的理解，你理解了，就可以找出对比，有对比，有就图表存在的可能。

5.别写那么多字，没人看，除非你打算照着念

要想办法让人知道你的PPT还有多少，或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要，对自己好也对观众好。

6.动画效果不要超过3种，包括幻灯片切换 好的PPT不是靠效果堆砌出来的，朴素一点比花哨的更受欢迎。简洁是我的第一审美原则，追求动态与色彩效果，是初学者很乐意尝试的东西，但这不是根本，除非必要，不要使用动态的东西，我从不认为动态效果或GIF可以增加效果，很多时候，它所起到的都是负面效果，动画只有本身含有所要表达的信息时，其存在才是有意思的。

7.多用口语，放在一些类似tips的地方，效果往往加倍。

8.字体大小建议：大标题44点粗体、标题一32点粗体、标题二28点粗体、标题三24点粗体

9.不能图片太多、太鲜艳，ppt目的是让别人看到文字，而不是图片，求花哨容易分散观看者的注意力。

10.尽量选择深色背景配浅色字体，或者浅色背景配深色字体，对比强一些，因为如果用颜色相近的背景和字体，会看不清楚。

11.不要把全屏都铺满文字，演示是提纲挈领式的，显示内容越精炼越好。

12.为文字内容设定动画，一步一步显示，有利于讲演。这是动画的另一种作用，控制内容的呈现方式和速度。

13.密技真言：

尽量用1种字体，最好不要超过3种 PPT的灵魂——“逻辑！”

PPT的恶心——“错别字等于苍蝇”、3色原则——“不要超过3种色系”

6字解码——“大化小，小化图”——提纲时，用逻辑树尽量将大问题分解成小问题，小问题用图表现。

12字真言——“能用图，不用表；能用表，不用字”。

只要掌握如上原则，PPT肯定不会很“糙”或“土”，而且具有专业精神！

二、WORD简报制作 ㈠WORD简

㈡制作WORD简报的思路与流程

㈠准备素材

一般人都是先打开PowerPoint，然后才开始想我要做什么？这是多么没有效率的方法，除了浪费时间之外，我想，其作品也一定不会很好。

要开始制作投影片时，先在脑海中，架构出我们想要表现的情形。接下来，要准备好想放进去的图片、影片、音效等。

㈡处理文字

当文字处理完之后（这是最累人的事），再好处理图片、影片、音效。在处理时，也是一样的观念。例如：我们正在处理图片，那就将全部心思放在图片，不要去想影片、音效。等到图片处理完成之后，再进行影片处理或是音效处理。

㈢处理颜色 当所有材料处理完毕后，再将全部心思放在颜色的搭配上。这些颜色包括：背景颜色，文字颜色，框线颜色。这些颜色处理中，我开始做时，是先决定背景颜色，因为背景颜色的深浅，会影响到其它对象颜色的搭配，接着是考虑文字，而文字有分标题、主文等的分层结构，在搭配颜色的时候，也要注意。但原则是一定要有一致性。不要这一页的主题是黄色，到下一页时变成红色，这样，学生才不会看到乱了。

㈣播放

播放时，大致上是处理两件事。

第一样：播放效果是不是如自己预期？

第二样：播放的速度（排练计时），也就是一张投影片，想在画面上呈现多少时间。

㈤修正

就是整体一起考虑，大致上，我依以上七个步骤处理，应该要修正的地方已经很少了。密诀：排练！排练！再排练！

参考文献

1.李治，《别告诉我你懂PPT》，北京大学出版社，2010年 2.单振华，《中文版Word2003实例与操作》, 航空工业出版社,2010年 3.陈魁，《PPT演义——100%幻灯片设计密码》，电子工业出版社，2009年