2.28 大客户业务操作流程_大客户部业务流程

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合肥美菱股份公司文件

1版第1次修订

文件编号:Ml/ZC.ZD270-

1标题：

发布日期：2007.02.26 试行日期：2007.03.01 大客户业务操作流程 共3页 第1页

编制:沈俊英、赵文兴 审核:叶新华

会签：胡照贵、夏伟 秦塘宗、黄大年

批准：叶洪林

大客户业务操作流程

一、目的：为适应大客户业务操作、货款的及时结算及增值税专项发票管理的需要，规范业务操作流程。经公司研究决定，对现行业务操作流程和增值税发票管理规范重新修订。

二、适用范围：本规定适用于经公司批准的正常经营往来的大客户。

三、流程：

四、职责：

1． 分部总经理、业务人员负责提供真实可信的客户资料，监控客户的经营情况，及时跟踪、汇报、处理客户的异常情况，退货、费用单据的收集整理和冲账，并对超账期、超限额、超账龄的应收账款按规定积极组织催收。

2． 分部财务经理负责审核销售订单，落实货款结算，核对应收账款函证，监控客户的经营情况，督促费用、政策及时核报和落实应收账款的清理清收。

3． 公司业务部负责客户合同的签订及ERP订单中各项信息的录入，解决大客户遗留问题，并负责与大客户总部的关系协调。

4． 物流部负责货物的发运，客户收货签收回执的收集、传递，相关信息及时录入ERP系统，及ERP订单开票联的打印和传递。

5． 财务管理部负责客户的开户、发货订单的审核、发票的开具并寄达到分部（或客户）；负责费用、退货单据的审核和往来账的核对，制定应收账款压缩计划和对应收账款的分析、考核；对非正常应收账款清理清收及各分部的对账工作进行督促监控，重点客户往来账务的核对（如苏宁）。6． 审计法务部负责对财务管理部移交清欠户的组织清收、资产保全和法律诉讼工作。

五、具体内容：

1． 发货管理：分部报货审批程度按原制度执行（建议:原则上大客户的发货除安徽省之外一律由外库发运）。

（1）分部根据客户采购订单原件，一一对应填写公司发货申请订单（最多只能填写5行），（其中苏宁的发货订单上必注明苏宁的采购订单号、收货DC仓库），需在发票中体现折扣的还要注明费用订单号。

（2）分部发货申请订单经公司批准后，由业务部分管人员录入ERP系统后生成一张新的订单（最多只能填写5行），并产生订单号（此张订单反馈到分部），对客户有需求的还应录入客户的采购订单号及客户仓库编号（如苏宁的订单录入时必须将采购订单号、DC仓库编号一同录入）。

（3）按客户货物签收入库回单录入ERP：

①外库发货：由分部物流经理填写外库发货凭证，由配送公司送达客户指定仓库，并要求客户出具有效的货物签收入库回单。分部物流经理凭客户有效的签收入库回单，将实收数录入ERP系统，同时应录入客户相应的入库单号；

②内库发货：内库发货后将《计划发货单》“开票联”传递至物流部，物流部相关人员将此单据保留。第三方物流在将货物送达客户仓库，获取货物签收入库回单后的两个工作日内，应将客户收货信息（包括实收数、入库单号等）反馈到公司物流部，公司物流部相关人员将此信息手填在《计划发货单》“开票联”上，并将《计划发货单》“开票联”传递给财务部开票。（4）为保证大客户的入库实收数、与我公司开票数及客户仓库出具的入库单数完全一致，物流部必须保证传递给开票处的计划发货单（订单）开票联与客户采购订单完全对应，切不可将多个客户采购订单对应开具一张计划发货单，也不可将一张客户采购订单拆分成多个计划发货单（如苏宁）。2． 发票开具及寄票管理：（1）开票：

①物流部提供给财务管理部的ERP订单，必须是：外库发货以客户实收数字为准填制、内库发货则凭第三方物流反馈的或带回的客户签收信息填制；

② ERP订单新增四项内容：①客户的采购订单号，②公司总部批准的订单号，③客户仓库入库单号，④客户的仓库编码（如苏宁）；

③ 财务部开票员依据ERP订单开具发票，开票时应在发票的备注栏中注明上述新增四项内容。

（2）大客户发票差异处理

①因商品型号与客户入库型号不一致：分部提供客户收货签收回执复印件和原发票复印件到公司进行换票处理，也可由分部出具证明后，此类增值税专用发票可由商家先收取并认证，差异在下次开票中清单冲抵；

②因客户实收数量不符：如果发票数量多于客户实收数量的，发票应退回重开；如果发票数量少于客户实收数量，且可由分部出具证明确认在下单一并补齐的，客户可以先行收取本次增值税专用发票并进行认证，连同本次付款金额一并支付，待下次将本次少开数量发票补齐。

③因价格不一致：应按照经公司批准的与客户签订的合同协议价格填写订单、开票，如发票价格与客户入库价格不一致，必须凭合同、协议价格复印件作为调整。

④因折扣项目、金额核对不一致：如果发票中开具的折扣金额与客户确认的折扣金额不一致，必须凭财务政策核算等相关人员签字确认的金额的折扣单据，才能换开发票。（3）发票中体现折扣要求

①大客户未提出特别要求的应按照合同约定开票，如有特殊要求的则应在订单中予以注明。②国美根据合同约定可在发票中体现的折扣以外，其余产生的账扣费用一律开收据冲账，便于双方对账，减少换票。③各分部根据其与苏宁约定的要求，或者开票体现费用折扣，或者办理开具红字发票《通知单》，在发票订单中应注明。分部核报费用时，应在费用单据上注明苏宁的费用订单号。

④五星、大中、永乐参照上述约定执行。

（4）寄票：大客户的发票仍按原规定寄到各分部财务，再由各分部分别送达客户。对苏宁的发票可按客户要求由财务部统一寄至“江苏省南京市淮海路68号苏宁电器大厦13楼结算中心货款结算部”；

3、销售订单格式：按业务需求修订，表样见附件。

4、对账及结算流程：

（1）计算账期时间以客户收货日期为本次账期起点。

（2）对账时间：为了方便与客户的结算货款，分部应在结款期的前三至五天与客户对账。（3）对账内容：到账期的进货金额、退货、降价以及各项返利、补利和其他等费用，同时须及时处理残次、滞销产品。

（4）货款结算：分部对完账后，将合格的增值税发票送到商场签收后方可办理货款结算。

5、退货管理：

（1）有三种处理方式：第一种是客户办理《开具红字增值税发票通知单》，第二种是客户返开蓝票，第三种是我公司在下次开票清单中以负数冲减。

（2）对于要求在清单中以负数冲减退货的，必须有退货入库单和相应的批复报告，并取得对方同意在我方发票中冲减退货的确认函。

（3）对于出现的残次品和滞销品，应及时办理退货冲账事宜，退货手续按退货原流程不变。

6、特别注意事项：为了不影响货款的结算，分部必须注意以下几点

（1）《购销合同》是与客户进行合作的法律基础，合同已超过有效期时，应及时与国美相关业务人员商定合同续签事宜，以免影响正常结算。

（2）客户要求办理对账及结款人员持有授权委托书的分部，应提前办理好相关手续，授权委托书有效期应与主合同有效期保持一致，如果中途更换人员，应及时更新授权委托书，交于客户备案，以免影响业务的正常开展。

（3）分部业务人员（必要时会计应进行核对）应在结算周期内持已到账期商品入库单及对应的增值税发票与大客户分管结算的人员对账，确认相关费用，并出具双方确认的对账单。（4）对于大客户出现的残次品和滞销品不予结款现象，业务人员应在结款前与客户协商解决，以免影响到期货款的结算。

二00七年二月二十六日

附件：销售订单表样