立卷业务细则_立卷规范
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建设工程档案整理立卷
业 务 细 则
为加强建设工程档案管理，提高城建档案室档案整理立卷质量，更好地提高利用服务，根据住房城乡建设部《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001），结合我县实际，特制定《安福县城建档案室建设工程档案整理立卷业务细则》（以下简称《立卷细则》）。
一、说明
本《立卷细则》规定了工程建设活动中产生的工程文件资料的整理立卷业务要求和操作程序，以及档案保管和装具设备的质量要求。
二、归档文件材料及立卷质量要求 1.归档文件材料应为原件。
2.整理立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，便于档案保管和利用的原则。
3.归档文件材料应系统、齐全、完整，内容真实，准确地反映工程建设全过程和工程状况。归档文件材料的材质应符合耐久性要求，归档文件材料中，不应有复印件等热敏纸张，不应使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写材料。
4.整理立卷时，对破损的归档文件材料应予以修复裱贴后装订，对字迹模糊或易褪变的文件材料应予以复制并同步归档，对纸张大小不一的文件材料应予以折叠或粘贴成A4（297×210mm）幅面后装订。粘贴材料时，不得粘盖文字或印章。
整理立卷所使用的装订材料和纸张材料，应符合档案长期保管保护要求。案卷组合装订不应过厚，以15mm为宜。案卷内不应有重份文件；不同载体的文件材料应分别组卷。
5.工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、及竣工图，应分别组卷，案卷组合应合理有序。
6.案卷封面、卷内目录、备考表及案卷盒，应由城建档案室按照国家相关标准统一印制使用。
三、整理立卷操作方法
整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。立卷（也称组卷）是一个将互有联系的若干文件组合成案卷（即档案保管单位）的过程。
（一）分类排列1.文字材料在前，图纸在后。
2.文字材料分类和排列，应依据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001），按照工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图等五个部分的顺序分类排列。各类别文字材料内部又依照时间顺序或工序排列。卷内同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，应按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。
3.图纸排列时，以建筑、结构、给排水、电气、装修、采暖通风空调工程等为序，同专业图纸按图号顺序排列。
4.工艺设备文件材料按照依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修的顺序排列。5.工程准备阶段报建文件材料中，建设规划许可证应注明单项工程名称；建设工程规划许可证附图统称为“总平面图”，建设用地许可证附图统称为“用地规划红线图”，国有土地使用证附图统称为“土地红线图（或土地宗地图）”。建设工程规划许可证附图（即位置红线图）包含多项单位工程时应注明哪些单位工程。
6.监理单位同时监理多个单位工程，整理立卷时应注意，一个建设项目多栋房屋同时开工的，监理规划、监理实施细则、监理工作总结，可以多栋房屋共用一份，但是，质量评估报告不能共用，必须各栋房屋出具不同的质量评估报告。共用一份监理规划、监理实施细则、监理工作总结的，将这些文件放在最前的楼号，其余楼号在套用的文件题名中注明单位工程名称（栋号），而每栋房屋的质量评估报告，则存入各自楼栋案卷中。
7.对于工程竣工较长时间以后所补充的文件材料整理立卷时，应在将补充的文件材料立卷后，放入该工程已整理入库案卷的最后，应在备考表内注明补充材料的时间、内容及张数。
（二）案卷组合 1.组合原则
组合应以文件材料的内容为主线、兼顾其他特征，使之联系紧密，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷间内容相互衔接。
2.组合方法
①工程前期准备活动，施工技术活动，监理活动及竣工验收活动中形成的各类文件材料，一般按单一内容或问题、时间组合。同一内容的文件材料应组合在一起，不应跨卷组合。如《隐蔽工程验收记录》不应将其文件材料与其他内容组合在一起立卷；但是，当其文件材料较多时，可依次组合为若干个案卷。②文字材料根据数量的多少，在组卷时可组合成一卷或多卷。只有当工程规模较小，文字材料较少时，文字材料与图纸才可以组合在一起立卷。
③一个建设项目由多个单位工程组成时，工程准备阶段文件、监理文件统一组卷，其它文件按单位工程组卷，采用套图的，归入最前面的单位工程。
④竣工图原则上按专业分开组卷。当工程图纸较少时，也可合并立卷。⑤文件材料组合分卷厚度以15mm为宜。
（三）编目
编目是指对分类组合的文件材料和图纸，进行系统排序，将数据信息内容录入系统，编制案卷封面、卷内目录、备考表的过程。
1.检查文件材料排序
依据分类排序要求，对组合的卷内文件材料进行检查确认后，然后进入下一环节。2.卷内文件页号的编写
①卷内文件材料中有书写内容的页面均应编写页号。
②页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号的编写应在紧靠标题栏外的右下角。
③页号编写一律使用打码机打号。案卷与案卷之间不能连续编写页号。④案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。3.卷内目录的编制
卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期页次和备注组成。
①序号即顺序号：用以固定卷内文件的次序。卷内文件依其排列先后填写序号。序号用阿拉伯数字从1起依次标注。一份文件一个号。
②文件编号：填写文件的文号或图纸原编图号。例如：电气1/15（图号）。
③责任者：填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
④文件题名：填写文件标题的全称。无题名的文件应根据内容拟写题名。
a.多个单位工程套用的文件须标注完整，便于档案查阅。例如：图纸会审（水，电，1＃、2＃楼）、建筑用砂检测报告（2＃、3＃、5＃），其它文件题名填写以此类推；
b.文件题名填写要求按文件实际名称填写，例如：防水卷材、给排水管材检测报告、电线电缆检测报告，需注明实际检测项目名称；
c.图纸会审需注明专业（水、电、消防等），隐蔽工程检查记录注明检测项目；d.施工图纸设计审查回复单要求按不同的责任者分开填写； e.监理月报注明期数，监理会议纪要注明次数。
⑤日期：填写文件形成的日期。填写时可省略“年月”，用“.”代替。（竣工图应填写竣工图上的编制日期）
⑥页次：填写文件在卷内所在的起始页号。卷内最后一份文件的页次应填写起始页号和终止页号，起始页号和终止页号中间用“/”连接。如：43/45 ⑦备注：对卷内文件变化作必要说明。例如：说明卷内文件为“复印件”。⑧卷内目录应采用计算机打印，放置于本卷首页之前。4.卷内备考表的编制
卷内备考表主要表明卷内文件的总页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。
①说明：主要填写卷内文件缺损、补充及页码编错等情况，由立卷单位填写。例如：文字材料18件，80页，照片6张，图纸2张。
②立卷人：完成立卷后，由责任立卷者签名。③审核人：由案卷质量审核者签名。④日期：由相应的立卷人、审核人填写。⑤卷内备考表应采用计算机打印。
⑥卷内备考表排列在本卷内文件材料的尾页之后。
（四）案卷装订
案卷装订是指对已完成编目的组合文件材料进行案卷装订的过程。案卷的组成要件顺序为案卷封面、卷内目录、归档文件材料、备考表。
1.案卷采用装订和不装订两种形式相结合。即文字材料装订，图纸不装订。
2.去除文件材料上的金属物和塑料物件，对破损的文件材料按照裱糊技术要求托裱，对字迹已扩散的文件材料应复制，复制件放在原件后一并立卷。
3.整理后的文字材料规格应达到A4幅面（297mm×210mm），在整理过程中，如果遇到不同大小尺寸的文字材料，应通过折叠、裱贴等手段达到统一规格。
4.装订时不应把文件材料中的文字或图章装在装订线以内，以免造成卷内文件材料内容不全或损坏，影响文件材料的利用。常用裱贴方法为：将需要裱贴处理的小尺寸文件材料裱贴在A4幅面（297mm×210mm）的70克白色书写纸上，粘贴采用五点粘贴法（即4角和中点），粘贴时，应对齐底边和右侧边（即“地齐、边齐”）。如果要将几份小尺寸材料同时裱贴在一张纸上，也应对齐底边和右侧边。5.文字材料装订，应按不同内容材料分类装订。
6.装订应采用白色全棉线绳三孔左侧装订法，上下孔距中间孔8cm，绳结打在案卷背面，整齐牢固，便于保管和利用。
7.图纸应按照手风琴折叠法，折叠成A4幅面（297mm×210mm），图纸内容朝内，图签外露于右下角。
8.图纸不装订放入档案盒，应将封面、卷内目录放置于图纸之前，备考表放置于图纸之后，卷内图纸应按卷内目录的编排次序排列有序。
（五）案卷封面填写
案卷封面由档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、共几卷、第几卷等内容组成。
1.档号、档案馆代号，由城建档案馆（室）填写。
2.案卷题名：案卷题名填写应简明、准确揭示卷内文件材料内容，便于保管和利用。案卷题名应由建设单位名称、工程名称、专业名称（含子项名称）和卷内文件内容等四个主要部分组成。
①建设单位名称和工程名称，应按建设工程规划许可证上的内容填写；
②专业名称分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图五部分，按照该卷卷内文件的实际专业内容进行填写；
③卷内文件内容应按移交目录中的简称填写。例如：“立项文件”、“监理文件”等。3.编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者（全称）。
4.编制日期：应填写案卷内全部文件形成的起止日期，填写时可省略“年”、“月”，以“.”代替。
5.密级：分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
6.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。7.案卷封面应采用计算机打印。
（六）案卷装盒
案卷装盒是指选用档案盒，把案卷按次序装入档案盒的过程。装盒可多卷装一盒，也可一卷一盒。
档案盒脊背内容包括档号、案卷题名。脊背填写应准确揭示盒内案卷内容情况。
四、档案库房与档案排架管理
（一）档案排列管理档案上架管理应按照一定顺序排列，排列方法有分类排列法和流水排列法两种。档案上架摆放应以柜（节）为单元，从左到右，自上而下，依次摆放。
分类排列法具有保持各类档案的有机联系、分类明确的特点，但容易造成档案倒架、浪费空间。流水排列法具有保持档案入库上架的时间顺序，档案数量台账清晰，节省空间的特点，但只适用于采用了城建档案计算机管理系统软件的管理方式。
（二）档案库房的编号
为了便于档案的保管，应将多个档案库房进行统一编号。库房的编号有两种形式，一是把所有的库房编成统一的流水号；二是依据库房的方位或特征进行编号，如“北一”、“南一”等等。编号的顺序应按照从左向右的原则进行。
（三）档案架（柜）的排放与编号
档案库房中档案架（柜）的排放与编号应符合下列要求：
1.档案架（柜）的排放应一致，做到横竖成行，尽可能达到整齐美观。2.档案架（柜）的排列应与窗户垂直，以免阳光直射并便于通风。
3.档案架（柜）的排列不宜太紧或太松，既要最大限度地利用库房空间，又要便于档案的取放。主通道的净宽不小于1米，两行档案架（柜）间净宽不小于0.8米，档案架（柜）端部与墙之间走道净宽不小于0.6米，档案架（柜）背面与墙的间隔不小于0.08米。
4.档案库房中的档案架（柜）应进行统一编号。如果库房内采用的是密集架，编号的顺序应为先列后节，按照从左至右、从上到下的原则，编出列、节、层号，以固定档案的存放位置。
