档案管理规定(执行版)_档案使用管理规定

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档案管理规定

第一章

总则

第一条

为加强公司档案管理工作，有效的保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本规定。

第二条

本规定适用公司各员工、各部门。规定监督责任部门为公司行政办公室，第一责任人为各部门经理。

第三条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第四条 对档案资料必须按年度卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。各部门负责人负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

第五条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备案，如有变动须及时通知行政办档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第六条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则。第七条 公司各部门、员工有保护档案的义务。第二章 管理部门

第一条 公司各部门制定专人负责档案管理工作。

第二条 行政办档案室是档案管理机构，公司行政经理指定专人（档案员）负责除财务资料外其他所有档案、资料接收、收集、整理、立卷、保管等日常具体工作。

第三条 公司财务部门各种财务资料，由财务部按国家制定的会计档案管理制度和相关规定单独保管。

第四条 各部室或个人视实际需要，经公司总经理批准后可留存影本。第三章

归档范围

1.政府及上级部门法规性文件资料。包括国家行政机关、政府相关部门和上级主管部门颁发的，或由行业颁发的各种标准、规章制度等。

2.公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、总经理办公室及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录；公司ISO9000、14000、28000体系文件；公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划；公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类计划指标、技术指标、营销指标、公司大事记等。

3.公司内部资质资料。包括法人营业执照、组织机构代码证、国地税税务登记证、开户许可证、刻章卡、资质证书。

4.公司项目开发资料。包括国有土地使用证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、商品房预售许可证等由报建部门负责整理后移交行政后勤部档案室保存。

5.公司工程技术资料、各种合同、协议、审计资料、项目预决算资料、竣工验收资料、包括竣工图等。

6.公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标志牌申请表、竣工备案通知书。

7.公司重要设备档案。

8.公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭 证、合同书、协议书等原始记录和文本。9.公司财会资料。

10.公司人力资源资料。包括公司员工招聘、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。

11.公司法律文书资料。

12.公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

13.声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

14.题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

15.公司保密制度中规定的保密范围材料。第四章

档案管理的基本程序

档案管理基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码和利用，这九道工序形成了档案管理工作的整体，它们之间形成了既是相对独立，又是相互制约的关系。

第一条

档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由各部室、各单位定期进行整理、立卷、移交公司档案室进行归档。

第二条

立卷归档的时间

1.凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在十个工作日内整理完毕并保存，需移交行档案室立卷归档的要在十日内办理完毕交接手续。2.在外地施工项目形成的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长，但最长也应在项目交工验收后三十个工作日内移交给公司档案室。

第三条

立卷归档的要求

（一）平时归档

1.各部门都要建立健全平时归卷制度，设立兼职档案员，对处理完毕或批存的文件资料，由档案员集中统一保管。

2.公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案员归卷。

3.各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

4.各部门兼职归档员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料进行装订后，交行政部档案室立卷归档。

5.移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

6.归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附 件必须立在一起，资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（二）立卷

1.立卷工作由相关部门档案员配合，行政后勤部档案员负责组卷、编目和电脑记录，便于保管和利用。

2.立卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系能 正确反映企业生产活动状况和面貌；

3.立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括、简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无任何金属物。4.有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内注，并注明保管期限。备考表应置卷尾。

5.各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案 卷号排列次序装入档案盒。档案盒的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年 卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年 度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文 件的立卷按照有关规定执行。

7.立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

8.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

9.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第五章

保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1.永久保存：

(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)年度财务报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书；（10）工资表；（11）公司证、照。2．25年保存：现金和银行存款日记帐；

3、15年保存：会计凭证、会计帐簿、会计移交清册； 4．10年保存：

(1)预算、决算书类；(2)事业计划资料；(3)其他经核定须保存10年的文书。5.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书；（3）银行存款对帐单及余额调节表；（4）、发票存根

6．3年保存：月、季度财务报告、经济活动分析报告

7.1年保存：无长期保存必要者。

8.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第六章

档案的借阅

1.档案只供本公司利用、不外借。如情况特殊，须经公司总经理批准后方可查阅。2.各部室工作人员因公事需要借阅档案资料的，填写档案查阅单后可直接查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案，经公司总经理批准后方可借阅。

3.档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、转借，更不得随意乱放，以免遗失。

4.对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

5.必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

6.档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，须经有关领导批准并办理借阅手续，用毕即归还。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

7.借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

第七章

档案保密要求

1.档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2.有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司总经理批准。

3.有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经公司总经理批准。

4.对已到保密期限的档案要请相关部门领导和公司总经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

5.员工调岗或离职时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由行政办公室主管监督办理，档案交接之后，方能调离。

第八章

档案备份

公司所有有价值的文件、报表、业务工程记录等必须备份保存。第九章

档案的管理

不散，不使档案分散；不乱，不使档案互相混乱；不丢，档案不丢失不泄密；不坏，不使档案遭到损坏。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

第十章

超期档案的销毁

1.对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经行政办公室主管和档案形成部门领导共同鉴定，报公司总经理批准后，按规定销毁。

2.经批准可销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时再销毁，以免误毁。

3.销毁文件必须在指定地点进行，应有两人以上负责监销。严禁将销毁的文件作 为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

4.会计档案的销毁应按会计档案销毁的规定执行；

第十一章 处罚条例

有下列行为之一，根据情节轻重，给予50-500员扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1.损毁丢失或擅自销毁公司档案； 2.擅自向外界提供、抄摘公司档案； 3.涂改、伪造档案；

4.未及时上报归档或管理不善的档案管理员；

5.未按手续就借阅、外带或越级查阅人员（档案管理员同罚）

第十二章 附则

1.在执行过程中，如之前所颁布的规定与本规定有抵触，按本规定执行。2.本规定由行政办公室制定并负责解释，自总经理签发之日起执行。