北大行政管理：秘书学与秘书工作_秘书学与秘书工作

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1、请简述秘书工作的原则及发展趋势。

答：秘书工作的原则：

1.准确原则；准确原则是秘书工作的质量要求

2.及时原则；及时原则，是对秘书工作的效率要求。3.严谨原则；严谨原则，是对秘书工作的作风要求。4.同步原则；同步原则，是对秘书工作的态势要求。5.保密原则。保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

秘书工作的发展趋势：

建国以后，尤其自改革开放以来，我国进入了现代化建设的新时代。新时期的秘书工作，有了新的发展。

1、指导思想上的发展。

2、工作方式上的发展。

3、工作内容上的发展。

4、管理模式上的发展。

5、办公手段上的发展。

2、请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。

答：秘书工作的综合性、要求秘书人员又有自己的专业特点，这就要求秘书人员要在纵向方面具有较深厚的专业知识。

一、基础知识：一方面是社会科学基础只是；另一方面是自然科学只是。

二、专业知识：一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务只是。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识。

三、相关知识：这一部分是秘书人员为适应时代的需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。

3、请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进？

答：成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定。秘书人员需要在有意识的自我调解中发展、改造自己的性格，争取做到：

1、开朗。具有乐观饱满的兴许，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无怨无悔。

2、敏捷。思想敏捷、动作敏捷、笔头敏捷。

3、稳健。遇事细心，观察细致、考虑周详。

4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培养和提高自制能力。

和成功的秘书性格要求相比，现在我自己还和要求有一定的距离，相比来说，我需要在学的开朗和幽默，多学习，多练习。

4、简述秘书工作能力的结构。

答：

1、表达能力，就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。表达能力又分为三种形式：1.口头表达能力；2.书面表达能力；3.行为表达能力。

2、办事能力,就是秘书人员有效的处理各种日常工作的本领。

3、管理能力，秘书作为领导者的参谋和助手，理应具有一定的辅助决策与管理能力。1.辅助决策能力；2.辅助计划能力；3.辅助沟通能力；4.辅助协调能力；5.辅助控制能力。

4、应变能力，就是适应变化这的环境和事物完成原定任务的本领。要学会适应社会环境、地域环境、职业环境、岗位环境、事物环境的变化。

5、社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。

6、操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备。工具和技术的本领。

5、请简述秘书参谋决策的方法。

答：秘书辅佐决策，可以采用多种方式。随着决策内容、决策类型、决策环境的不同，方式也应该有所不同。这里仅按决策形成、决策实施和决策总结的过程，说明各个决策阶段的辅佐方式。

1、决策前服务式辅佐，秘书在领导决策钱，要为领导决策做准备，提供各方面的服务。

2、决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重要的协助者。

3、决策执行中协调辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实施。

4、决策小郭评估中鉴戒式辅佐，秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要参与决策效果的评估。

6、请述秘书沟通协调的特点和方法。

答：秘书沟通协调的特点：1.非权利支配性；2.非职责限定性；3.非确定地位性；4.认同疏导性。

秘书沟通协调的方法：1.沟通化解矛盾；2.变通淡化矛盾；3.融合缓解矛盾。

7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。

答：秘书间接效益原理，体现在以下几个方面：1.铺垫性效应2.传播性效应3.督策性效应4.职能协同效应。

1.铺垫性效应，秘书的职能活动通常为领导者成功的完成任务做铺垫，由此，素质高的秘书不仅根据领导的吩咐，为领导活动提供服务，做好听命铺垫，而全面了解工作的目的要求、价值标准，把握事物发展的规律，能动的做主动铺垫，发现错误或偏向性主动提出建议，采取恰当的方式，做修正性铺垫，以保证领导活动的有效性。

2.传播效应，在实际工作中，不同的传播对象、不同的传播环境、不同的传播手段，秘书取得的传播效应足不同的。如果在撰拟文稿时，不同的阅听对象、不同的内容和环境，应选用恰当的表述方式，运用有效的语言手段。

3，督策效应，秘书没有掌管指挥控制的权利，但其有效的职能活动，能过产生一定的督策效应。

4，职能协同效应，秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，发挥职能协同效益。

8、请简述公文办理的要求。

答：

1、准确无误，指公文在办理阶段的各个环节上，其行为的内容、方向和方式及其结果，都完全符合行文制度和实际情况。公文办理的准确性表现在：

1、工作内容准确。

2、工作方向要准确。

3、工作方式要准确。

2、讲究时效，公文的办理要及时迅速，讲究时效。这是对办文的效率要求，也是实现机关工作高效化的重要条件之一。加快公文办理的速度，从以下几个方面入手：

1、强化时间观念。

2、缩短运转周期。

3、简化办文程序。

3、安全保密，一是要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思，二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密、不失密，这就是保密的意

思。

4、统一管理，公文的办理，包括公文的撰制和保管，都必须由秘书部门统一管理。要是先公文办理的集中与统一，必须要做到三点：

1、统一于秘书部门；

2、统一于公文法规；

3、统一于主管领导。

9、根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密（至少谈5点）？

答：

1、对文件的内容要精读，确定文件内容是密或非密，核心秘密与非核心秘密，都要事先加以确定。

2、按章办事，有序秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的是想，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝对不能自行其事，更不能先斩后奏。

3、在交往中要通过正式的或非正式的，直接或鉴戒的渠道弄清对方身份，以确定那些该说，那些不该说，以及说到什么程度，防止秘密的泄漏和被窃取。

4、对于探听文件内容的人，可以假装不知道或转移话题。

5、以礼拒绝，在交往场合下，为了不损害友谊，要以礼拒绝。

10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。

答：1：切中需要，秘书掌握了大量信息，必须针对信息客体的实际需要，准确的给予，尽可能提高信息运用的命中率。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供给所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较。判断，但也并非多多益善，过多果篮的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。

2、全面有效，秘书调研信息贴别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当的获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用的，也要恰当的去全面的运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。

3、及时沟通，任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。玉树运用所掌握信息，也就的高度注意其运用的失效特征。秘书一旦获取有效信息，五笔立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效；与机关关系重大、运用失效明显的有效性信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即传达，千万不可错失运用时机。

4、综合开发，秘书的综合职能，决定秘书会账务带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一是利用同一信息，侧重点不同的提供个需要对象，多方面的发挥其参考作用，二是善于讲多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。二是从参谋职能出发，尤其是想领导提供信息时，既提供客观情况，同时陈述自己的看法、建议，以使领导提供信息时既提供客观情况，同时陈述自己的看法建议，以使领导获得更多一些，更深刻一些的信息参考。

11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的？

答：所谓重大回忆是指内容重要、规模较大、时间较长的会议。召开这种会议往往有完整的过程与程序，一般可以分为三个阶段。

1、会前准备阶段

为使会议达到预想的效果，事前事做好充分的准备，仓促的开会，不仅会拖长会议时间，而且还会影响会议的效果。会前的准备工作有：1，了解、掌握有关情况，确定会议主题，民却通过开会要解决什么问题。2，起草文件材料，组织发言文稿，会上分发讨论的材料要准备好人手一册。3，确定并通知开会对象，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人，使有关单位和个人及早做好准备。4，做好行政性的事务准备工作。除布置好会场外，还要事物安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。

2、会议进行阶段

1，会议开始后，首先要检查、核对与会人员，特别是立法法制性的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。2，汇总情况，编写简报。汇总请款共包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，一边及时部署工作，使会议健康发展。

3、做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。

3、会议结束阶段

1，收有关文件。根据保密原则，该收回的收回，该汇总的汇总，做到会内会外有别。

2、整理会议记录，根据会议需要，形成大会决议或会议纪要。3，立卷归档。把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告、各种文件、简报、群众来信、报刊上的有关报道等都要进行分类立卷，最后归档。

12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足（可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的；一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可）。答：接待工作的一般程序通常有以下几个步骤：

（一）收集来宾情况，判断来访用意。获取来访者的情况和意图，是做好接待工作的基础。

（二）拟定接待方案。重要的接待都应拟定接待方案，作为接待工作的依据和指南。

（三）准备接待材料。重要的接待活动，要求秘书人员准备有关文字材料，如汇报材料、发言材料、参考材料。欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要、接待简报、视察纪要等。

（四）组织双方活动。接待方案经主客双方同意后，秘书人员要据此加以精心组织实施。

（五）处理善后工作。一项接待活动结束后，秘书人员还要主动做好善后工作，如总结本次接待工作的经验、教训、向领导者进行报告，结算有关费用，对接待中的文字材料进行处理和立卷、归档等。

13、请简述接待来访的基本要求。

答：接待工作的要求有：

1、热情大方。对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。

2、细致周到。接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾作出周到的安排，使其感到方便和满意。

3、确保安全。确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。

4、俭省节约。接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。

5、内外有别。内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国内来宾有所区别。特别是在外事接待中，既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌，又要严格按照国家有关政策和规定办事，内外有别，严守纪律。

秘书工作的作用：

一、参谋助手作用

二、沟通协调作用

三、督促检查作用

四、信息反馈作用

五、中介枢纽作用

秘书在实践中运用对立统一原理应注意：

1、随机参与，提出参谋建议，辅佐决策，参与政务，一般是随机性的，在实际工作中，秘书与领导在一起工作，对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解，同时也了解问题发生、发展的始末，这就有利于秘书随时发现问题，相继提出意见和建议。这样，发现问题及时，协助领导解决问题也就比较迅速。

2、务实与超前，要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中既要注重务实求真，准确的了解现状，又要注重分析各方面的变化和发展，把握未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。

3、“T”型能量，优秀的秘书应当具备“T”型能量，也就是既要有横向比较广阔的综合知识能量，又要有总想颇为深厚的专业知识方面的能量。运用广泛的社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。

4、同步与异步，秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当其助手；又要随时提出劝谏发挥参谋作用。

5、开发与控制，秘书职能活动既要把秘书的决策指令透彻的传递给各组织成员，又要保守机密。既是对外联系的窗口与门户，又要保存机密材料，做到守口如瓶。

关于“七·一”计划组织各支部书记及成员参观西柏坡的请示

今年恰逢中国共产党建党九十周年，为进一步推动对党史知识的学习研究，增进对革命先辈优良传统的继承发扬，增强党员群众的党性修养和政治觉悟，计划在“七〃一”期间组织各支部书记及成员参观西柏坡，旨在通过此次参观学习，增强专业联系社会、理论联系实际的能力。特此请示单位主管领导批准前行。

以上请示妥否，盼复。

中高层管理着召开半年会的通知