海运公司船岸通讯管理规定_公司船员外派管理办法

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海运公司船岸通讯管理规定

控制船岸通讯费用，降低通讯成本是公司每个部门、每个人的责任，请认真阅读以下管理规定和操作技巧，认真对待您向船舶发出的每一封邮件：

船岸信息传递规定和技巧：

1.对船发送简短信息时，使用C-站费用会低于F、B或MINI-M发送电子邮件，例如，每月审批船舶劳务费金额请使用C-站发送，尽可能使用航海缩略语减少字节；

2.对船发送通知要尽可能直接在邮件的正文中键入文字，尽量避免使用粘贴附件的方式，减少邮件大小；（通常大小仅2—10KB）

3.回复船舶邮件，在回信中要删除原文，以便减少内容；

4.邮件落款尽量简单，写明发件人姓名、日期即可，应该删除公司名称、地址、联系电话、客套话等无关信息；

5.当您必须要粘贴附件时，请使用空白WORD文档进行文字或图像处理，请注意在文档中添加页眉、页脚（公司抬头、图标等信息）会增加文件大小；（通常一页文件应小于50KB）

6.当您需要粘贴EXCEL文档时，请不要对于文档中的内容做过多的格式描述：如加粗、添加颜色、添加图标、附带公式等，因为这样做会使文件变大，发送前请您删除文档中的没用格式，仅保留内容；（通常一页文件小于50KB）

7.发船文件中的附件建议将WORD、EXCEL文件转换成PDF文件格式，一方面可以除去文件中的额外格式仅保留内容缩小文件，另一方面可以保护公司知识产权；

8.扫描证书等资料时，请使用PDF等最低像素模式进行扫描，禁止使用照片模式对图像扫描，以便获得最小像素文件；（通常大小100—200KB）

9.机务通函、海务通函、船级资料、技术交流文件等，由于不属于紧急事件，请使用快递方式定期统一寄送，减少卫星通讯时长；

10.将文件以压缩包的形式作为附件发出，最大限度的缩小邮件占用的内存；

请您在按照以上要求写完邮件准备按下“发送”按钮时，先进行邮件保存，并在发件箱（草稿箱）中查看您制作的邮件大小，确保您的邮件已经做到“最小”，以便船舶电脑能够快速接受，您的工作多一分钟努力将可以直接为我们各轮节省通讯费用，请牢记船岸通讯费用的节省是我们所有人的责任。

请熟练掌握以上技巧，可能您还会有更好的使用办法，请和大家互动交流，共同进步。