邮件规范说明_公司邮件规范

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邮件规范说明

一、主题

一封邮件只针对一件事情，一个主题，如要多个问题，不能空白。

回复邮件时，应根据内容调整主题，不要：RERERE一大串。

二、写信开头及称谓

（一）邮件开头分为：（对内）上级领导、平级同事、所辖员工、不确定级别

1.给领导写信：xxxx职位名字您好！例如：xxx副总您好！

2.给平级同事写信：xxxx你好！例如：小美你好！

3.给所辖员工写信：xxxx你好！

4.不确定级别的同事：xxxx你好！

（对外）称谓xxx先生或者xxx女士、xxx小姐你好！

（二）关于附件

1.邮件如有附件，要在正文里说明。

2.正文里应说明附件的数量、文件名字。

3.特殊格式的附件要说明打开方式。

三、邮件内容

邮件内容要简明扼要、通顺、意思表达清楚。

涉及多行要添加编码。

要使用规范的礼貌用语：请、抱歉、谢谢等。

四、邮件落款统一格式

公司名字、部门名称、电话、传真、手机要求中英文对照格式。

五、邮件回复

1.收到邮件后必须当天回复，不能当天回复的，要邮件说明具体回复日期和理由！

2.休假不能查收和回复邮件时，要设置成自动回复，进行告知。

3.同一件事，邮件沟通3次以上，说明不能很快有结果，可以尝试别的沟通方式。

4.要根据邮件内容区分：单独回复、全部回复。

5.要区分好收件人、抄送人等情况的区别。

6.禁止发送垃圾邮件或者违法链接。