加油站资金缴存业务操作指导手册0901_加油站操作手册

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中国石油加油站管理项目运维组

加油站资金缴存操作方法及其注意事项

版本 V0.1 V1.0 V1.1 日期 2011/06/10 2011/06/18 2011/06/30 1

修改 郭靓 郭靓 郭靓

修改说明 初稿

增加内容,调整格式,成稿 修改内容,调整格式

一 前言

1.1 适用范围

在站级系统6263.6012及以上版本，实现了加油站资金缴存的功能模块。

1.2 加油站资金缴存模块实现的功能

在加油站站级管理系统内实现“加油站资金缴存”模块之后，加油站人员根据每天的实际财务情况在系统内完成相应的操作，系统记录加油站每天的现金流状况，其中包括： 1）每个营业日收入中实际的现金数额；

2）所有的现金款是否都已经做了封账处理（即将现金汇总清点完数额之后放入保险柜），封账审核人；

3）每天向银行缴存现金的情况，当日是否有缴存，缴存的方式（去银行存款、银行到站收款），实际缴存的数额，缴存审核人；

4）向银行缴存现金时是否发生其他异常情况（如再次清点现金的数额与当初放入站内保险柜时的数额不一致等），异常情况审核人。

系统将这些记录以日结之后上传日报（212接口文件）文件的方式上传给上级的资金管理平台系统，在该系统内完成下一步的3方（HOS系统内统计的营业收入、212接口文件数据、银行方的缴款数额反馈）对账业务处理，监控加油站的财务状况是否存在漏洞。

二 操作方法

2.1 创建封包与审核封包

封包是指将加油站投币柜内投币现金进行汇总、清点、打包操作的业务；一般由加油站核算员操作完成，并有加油站经理进行监督与审核。原则上每一个班次结束时都需要对现金进行清点并进行封包，以做到各个班次间账目清晰。

1）使用核算员帐户登录进入BOS系统，在“日结管理”界面内选择实际的营业日期进入操作，可以看到增加的“加油站资金缴存”功能界面；

2）根据界面内所显示当前的“未封包”数值金额，进行创建封包的操作，点“创建封包”按钮，如图1所示；

图1

3）实际录入的封包数额与显示的“未封包”数额相差不能大于100元，否则会有错误提示，且封包无法被创建，如图2所示；

图2

4）完成创建封包的操作之后，界面内会产生一行状态为“未审核”的封包记录，在审核封包操作之前，可以对封包进行查看、编辑修改、删除等操作，界面内有相应的功能按钮；界面上显示的未封包金额会相应减少，而未审核金额会相应增加。

5）审核封包的操作，选中“未审核”状态的封包记录，点“审核”按钮，系统弹出“审核权限验证”提示框，输入站长的工号和密码之后点“确定”，如图3所示；

图3 6）系统弹出“是否创建资金缴存单”提示框，应选则“是”，若选择“否”则无法审核该封包，如图4所示；

图4 7）审核成功后，封包的状态变为“已审核”，只有当上一个封包被审核完成后，才能进行下一个 封包的创建。

2.2 资金缴存

资金缴存是指加油站人员将营业款在银行进行缴存操作的业务，在系统内对应的操作是完成资金缴存单的审核操作；

1）在界面内点“缴存”按钮，如图5所示；

图5 2）在弹出的“银行资金缴存”界面内，首先选择加油站实际的缴存方式，如图6所示；

图6 3）点“增加”按钮，在弹出的界面内，选择需要审核的资金缴存单，如图7所示；

图7 4）在审核操作之前，应将所有的未审核的资金缴存单全部添加进入，即在向银行缴款时必须将站内已经封包的现金全部一次缴清。可以点“添加所有”按钮一次完成添加，否则在审核操作时，系统产生错误提示，如图8所示；

图8 5）点“审核”按钮，进行资金缴存单的审核操作，系统弹出“审核权限验证”提示框，输入站长的工号和密码之后点“确定”，如图9所示；

图9 6）在完成资金缴存单的审核操作之后，系统提示打印“存款交接记录单”，如图10所示：

图10 7）对已创建缴存记录的封包，可以查看并打印相应的“现金凭条”和“资金缴存单”，选中相应的封包记录点击“查看”按钮，或者双击该条缴存记录,如图11所示；

图11 注意:当需要打印已审核的旧营业日中封包的现金凭条时,只需要进入旧营业日日结中的”加油站资金缴存”界面,双击该条封包记录,同样按照以下步骤即可.8）在弹出的界面内，点击“打印”按钮，如图12所示；

图12 9）在弹出的“选项”界面内，选择要查看、打印的单据，点击“预览”按钮，如图13所示；

图13 10）“现金凭条”和“资金缴存单”的表样，分别如图14和图15所示； 14 图14

图15 11）注意事项：在点“缴存”按钮进行操作之前，界面内的“缴存单列表”栏内不能有“未审核”状态的记录行，否则系统会产生提示信息，无法继续操作，如图16所示；

处理方法是，点击选中“未审核”状态的记录行，点击界面右侧的“编辑”按钮，对该记录进 行删除操作、或者审核完成。

图16 2.3 封包异常处理

异常封包是指因为不可抗力的因素造成封包丢失、封包不完整、或者封包的最终实际缴款金额与封包金额不一致的情况，在系统内记录此情况的操作为置封包异常；

1）在“银行资金缴存”界面内，选中需要置为异常的封包（已为缴存单），点击“异常”按钮，在出现的“确认”对话框中点“是”，如图17所示；

图17 2）点击“备注”栏内右侧的按钮，在弹出的“备注”框内输入置为异常的原因，此项为必填项，如图18所示；

图18

3）置为异常状态的封包（已为缴存单）在系统内显示为红色字体，“实缴金额”项变为“￥0.00”，如图19所示；

图19 4）异常封包（已为缴存单）的“备注”项为必填项，应输入置为异常的原因说明，否则会在审核操作时有错误提示，如图20所示；

图20 5）在对包含异常封包（已为缴存单）的资金缴存单进行审核操作时，系统会弹出提示框，点“是”，如图21所示；

图21 6）已置为异常状态的封包也可以将其恢复为正常状态的封包，选中需要恢复的异常封包（已为缴存单），点击界面内的“正常销售”按钮，在出现的“确认”对话框中点“是”，如图22所示；

图22

7）对于金额不完整的封包，在将原封包置为异常后，需要对剩下的金额进行补缴。具体补缴操作如下。

2.4 补缴

补缴的业务操作是指对目前封包以外的金额进行缴存的一种方式。如找回原来丢失的钱款，或丢失一半钱款后余下的部分钱款，额外的收入等等。

1）使用核算员帐户登录进入BOS系统，在“加油站资金缴存”功能界面内，点“补缴”按钮，如图23所示；

图23 2）在弹出的“补缴”框内，录入补缴金额之后，点“确定”按钮，如图24所示； 图24 3）继续的其他操作与对正常封包的操作完全一致。

2.5 在操作中应该注意的问题

1）为确保封包金额正确,请在班结之后先审核收银员账,然后再做封包造作(最后日结).2)如果出现打印单据慢的情况,请耐心等待,等待过程中不要动鼠标.3)当日封包金额（包括已经缴存和未缴存的）必须与系统记录销售金额一致。因此，完成收银员账审核操作之后，营业日内所有的投币金额必须全部做封包操作处理，且营业日内所有的封包必须全部完成审核操作；

错误情况举例，如图25所示：

图25

如日结时提示封包金额与销售金额不一致，则需查看系统内是否有未封包金额。

正确情况，如图26所示：

图26 4）每次封包时，封包金额与系统记录现金销售金额差异不能大于100元。

5）银行上门收款或加油站人员送存钱款时，必须要在系统内进行缴存操作。并打印现金缴存凭条，加油站与银行各执一联。

6）资金缴存业务操作必须遵守加油站核算员操作，站长审核的原则。做到岗位职责分离，双方核对。