订货作业规范_订单作业规范
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订货作业规范
壹、目的：使各分店能够正确灵活使用订单系统，以达“准确订货”之目的。贰、适用范围：各分店。
叁、订单系统（HOPESM系统）与使用时机：
一、总公司订单（代号H）：
总公司使用之订单，主要用于新品第一次订货、印花商品及一次性切货商品之
订货。
二、电脑订单（代号O）：
分店使用之主要订单，由电脑系统自动产生建议订货量与建议到货日期，主要
使用于新品第二次以后订货与正常商品订货。
三、日配订单（代号P）：
分店使用之订单，主要用于生鲜面销商品及杂货日配商品，保质期短且每日配
送正常商品之订货。
四、紧急订单（代号E）：
分店使用之订单，主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程
中发生可能缺货商品之追加补单。
五、特殊订单（代号S）：
分店使用之订单，主要用于服饰、书籍、音像制品、鞋、香烟、特殊季节、节
庆商品（如年节饰品）等不适合以电脑及日配订单方式订货的正常商品。
六、促销订单(代号M)：
主要用于快报商品(促销商品)之订货。
七、其它订单：
区内调货订单：分店使用之订单，主要使用于同一区内分店之间调货（如华东
区各分店之间的调货）。: 区各分店之间的调货）。
区间调货订单：分店使用之订单，主要使用于不同区分店之间的调货（如华东
区闸北店与华北区历下店两店间的调货）。肆、订货作业流程：
订货作业分为订单制作、订单确认与催单和到货确认三阶段。伍、订单制作流程：
一、总公司订单（H）：
（一）使用时机：新品与印花商品之订货由采购人员下总公司订单,分店课长可
从S106/SD106总公司下单明细报表了解采购为分店下单的情况。
（二）课长必须确认下单数量与到货日期符合分店之需求。
（三）若分店认为采购下单量或到货时间异常，应立即联系采购，了解情况，及时修正。未得采购同意，分店不得擅自修改总公司订单之订货量与到货日期，更不得自行删单。
二、电脑订单（O）：
（一）使用时机：分店使用主要订单，由电脑系统自动产生建议订货量与建议到
货时，主要使用于新品第二次以后订货与正常商品之订货（生鲜面销商品与少
数特殊商品除外）。
（二）课长阅读S151订货参考报表，确认电脑建议订购量与到货日期（原则上不
做修改）；若有修改需在报表上注明修改原因,然后按规定签注姓名、日期与时
间后交经理检查签字，再交给后勤管理部（课长必须在下午14时前将S151报表
交后勤管理部）。后勤管理部课长检查各课的S151报表，审核课长下单量与到
货日期是否合理。若合理，签字后下电脑订单。若修改数量与到货日不合理，则与课长、经理沟通修改的原因并探讨最合理之处理方法，确认后下电脑订单。: 则与课长、经理沟通修改的原因并探讨最合理之处理方法，确认后下电脑订单。
（三）电脑下单流程：
订单→电脑订单→厂编→Home→预定到货日期→PageDown→修改数量
（如需增加品项按Insert→增加数量→Ctrl+F6两下保存）。
（四）下单注意事项：
1、查看商品是否有待收订单，根据需要删除或修改待收订单。
2、日均销量是否准确，有无季节、类似商品促销等影响因素。
3、注意备注栏的商品促销档期。
4、控制前七后八的订货量。
5、供应商的最低送货量（MOC）。
三、日配订单（P）：
（一）课长在S152日配订单订货报表上填写目测库存、订购数量、交货日期，下午14：00前签名后交后勤管理部KEY IN并确认到货日期。
（二）电脑下单流程：
订单→新日配订单输入→厂编→Home→输入预定收货日期→PageDown→
输入订购数量→Ctrl+F6两下保存→订单号码产生→订单立即传真→ALC
确认订单是否收到。
四、紧急订单（E）：
（一）使用时机：主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程中
可能缺货商品之追加补单。
电脑下单流程：
订单→紧急订单→输入厂商编号→预定到货日期→PageDown→输入货号→
输入订购量→Ctrl+F6两
输入订购量→Ctrl+F6两下→订单号码产生→订单立即传真。
（二）下单注意事项：
1、大宗、团购订货必须根据有店总签字的大宗订单方可确认下单。
2、业代将大宗单交与后勤管理部，后勤管理部接单后立即下紧急订单。
3、输入电脑后，订单即自动生成，电脑立即自动传真订单。后勤管理部
需立即与供应商确认订单与到货时间，然后在大宗订单上（黄联）签上
姓名、时间与日期。
五、特殊订单（S）：
（一）使用时机：主要用于香烟以分店订单方式订货的正常商品。
（二）电脑下单流程：
订单→分店订单→输入厂编→输入预定收货日期→PageDown→输入货号→
输入数量→Ctrl+F6两下→订单号码产生。
（三）下单注意事项：
1、此商品的日均销量、最小订购量与送货行程。
2、大家电、书籍、音像制品、服饰、鞋、香烟等特殊商品须检查该厂编
所有商品。
3、特殊订单根据需要可修改其数量与到货日期。
六、分店促销订单（M）：
（一）使用时机：主要用于印花（第二次下单）、快报商品的订货。
（二）电脑下单流程：订单→分店订单→输入厂编→促销档期→输入预定收货日期
→PageDown→输入货号→输入数量→Ctrl+F6两下→订单号码产生。
（三）下单注意事项：
1、根据每档促销商品的预计销售数量先下百分之五十订单。:下→订单号码产生→订单立即传真
1、根据每档促销商品的预计销售数量先下百分之五十订单。
2、促销商品上档后，课长每日须根据销售情况及时补单，后勤管理部须
在下午2点以前传真至供应商并确认。
3、促销订单根据销售情况只可修改数量，不可修改日期。
七、分店间调入/调出订单：
（一）区内调货：详见区内分店调货作业规范。
（二）区间调货：详见跨区分店调货作业规范。陆：订单确认与催单流程：
一、通过电脑检查“订单传真状况”：
（一）每日早班查看订单传真状况界面，将所有的失败订单手传给供应商。
（二）电脑作业流程：
订单→订单传真状况→选中失败订单按F2列印订单手传给供应商
二、通过报表检查确认订单及催单：
使用“分店DSP订单催单记录”界面结合以下报表进行催单。
（一）使用S170可能缺货报表：
后勤管理部催单时注意先催加★品项（加★表示畅销商品），再催其他品项，并将与供应商联系的催单情况输入分店DSP订单催单记录”界面。
（二）使用S133促销商品销售趋势分析报表：
1、后勤管理部必须每日与供应商确认S133报表上待收订单的到货时间，并将催单情况输入分店DSP订单催单记录”界面。
2、催单注意事项：
（1）无论供应商提前或延后送货，只要订单上注明促销档期即是
促销订单，均可享受促销进价。
促销订单，均可享受促销进价。
（2）促销订单不可以修改预定到货日期，以免超出档期时间，故只宜修改订购量。
（三）使用S146促销商品计划报表：
1、后勤管理部应于上档前7天逐一确认所有促销商品待收订单的到货
情况，确保上档当日有足够的陈列量。后勤管理部需将催单情况输入
分店DSP订单催单记录”界面。
若上档前三天（周日）印花快报商
品还未到货，立即输入到货异常界面，及时反馈给课长、经理及店总。
（四）使用S158迟交订单明细报表：
1、课长每日阅读此报表，超过预定收货日7天之订单要做删除处理，同时决定是否需要修改其他订单之订购量或预定到货日期，并注明于本
报表上，签字后交ALC。
2、后勤管理部与供应商确认订单迟交原因，若需修改订单，则与供应商
确认并催其尽快送货，然后将催单情况详细输入分店DSP订单催单记录”
界面。
3、电脑修改订单流程：
订单→分店订单→End→输入订单号码→Home →Enter→
送货日期(修改日期)→PageDown→增加货号或修改数量→Ctrl+F6
两下→订单立即传真。
4、注意事项：
删除或修改订单时必须先与供应商联系，确认预定商品是否已送出，再做修改或删除动作；状态“6”、“8”商品（非本档或下档）之待收订单
可直接删除。:
可直接删除。
三、大宗订单的确认：
（一）大宗订货必须及时下紧急订单，并立即与供应商确认到货时间，到货后立即通知业代及相关课长。陆、订单到货确认流程：
一、经理与课长每日根据S103当日收货明细报表与营运课收货检查表检查
商品到货情况（详见“收货作业规范”）：
（一）品质（保质期）是否符合收货标准。（参考保质期收货标准表）
（二）商品品项是否齐全。（订购品项须送齐）
（三）商品的订购量与实际到货量是否一致。（超出订购量部分可拒收，低于订购量70%视为短交）
（四）商品的到货日期是否准时。（预定收货日前后一天到货视为准时）。
二、发现异常状况，应及时联系供应商了解原因，并作相应处理：
（一）若发现品质（保质期）不符合收货标准，课长立即通知仓管课，及时汇报经理、店总并追究收货人责任。
（二）商品品项：若短交品项长期无货，进行到货异常提报，建议采购改状态。
（三）商品的订购量与实际到货量不符：若确认此商品无货，立即输入
到货异常界面请采购处理。
三、若供应商促销商品订单不送货：
（一）后勤管理部查明原因：
1、此促销商品的进货量若高于采购建档的供货量，则删除待收订单。
2、此促销商品的进货量低于采购建档的供货量，则后勤管理部按照
此促销订单的品项、数量、再追加一张正常订单，其品项及数量应与 :
此促销订单的品项、数量、再追加一张正常订单，其品项及数量应与
促销商品订单一致。
四、若供应商促销商品订单短交：
（一）供应商未按照促销订单的下单量送货，营运课应通过S103报表查看
是否补单。柒、DC商品的订货
一、DC正常商品的订货
每日根据DC订货报表SD152、SD154、SD155、SD151-
1、SD151-5等报表于
上午10：00前完成订货。
（一）订货注意：
1、SD151-系列报表只跑有建议量的商品明细，分店在作业时对建议量
只能改小，不能改大。
2、如遇特殊订货需求时，使用DC商品紧急需求界面申请，大宗团购时，使用大宗团购申请单处理。
3、SD152、SD155分店可根据需求修改建议量，但必须注明合理修改原因。
二、DC促销商品的订货
分店根据促销计划做好促销销量预估，存控根据分店预估量进行配单。
（一）S146促销计划报表
1、档前24天（一般为周日）填写级别1印花预估
2、档前17天完成端架计划
3、档前15天完成级别2-9的促销预销量和排面的系统输入，后续每天完成新增品项的系统维护。
4、档前14天存控开始按分店预估量进行配单
: 每日根据DC订货报表SD152、SD154、SD155、SD151-
1、SD151-5等报表于
上午10：00前完成订货。
（一）订货注意：
1、SD151-系列报表只跑有建议量的商品明细，分店在作业时对建议量
只能改小，不能改大。
2、如遇特殊订货需求时，使用DC商品紧急需求界面申请，大宗团购时，使用大宗团购申请单处理。
3、SD152、SD155分店可根据需求修改建议量，但必须注明合理修改原因。
二、DC促销商品的订货
分店根据促销计划做好促销销量预估，存控根据分店预估量进行配单。
（一）S146促销计划报表
1、档前24天（一般为周日）填写级别1印花预估
2、档前17天完成端架计划
3、档前15天完成级别2-9的促销预销量和排面的系统输入，后续每天完成新增品项的系统维护。
4、档前14天存控开始按分店预估量进行配单
（二）注意事项
1、分店在进行促销预销量的提报时，分店无需考虑分店库存及待收。
2、级别2-9进行预估时，如商品陈列于本排面，则促销排面量输入为1。
如档前需修改预销量，请ALC按《DC促销商品预销量修改申请表》
EMAIL至存控处理。
