文控中心_文控中心管理

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第一章 总 则

1.为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

2.资料范围

2.1 公司建档范围确定为：

2.1.1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

2.1.2 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；

2.1.3 财务、会计及其管理方面的文件材料；

2.1.4 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；

2.1.5 经营管理方面的文件材料；

2.1.6 生产技术管理方面的文件材料；

2.1.7 产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；

2.1.8 仪器、设备方面的文件材料；

2.1.9 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；

2.1.10 科研、技术引进、转让方面的材料；

2.1.11 教育培训方面的文件材料；

2.1.12 信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。

2.2.以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作 计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项 目方案、通知、技术图纸、方案、客户资料等具有参考价值的文件资料，以及德诚黄金主要职能活动 和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

2.3 公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）影片文件资料 ；（含原版底片、拷贝及文字说明）录音文件资料 ；（含唱片、录音带）； 录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

3.公司内部各部门/车间和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资 料的义务。第二章 管理体制及其机构职责

4、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文 件资料管理工作进行督促和指导。总经办总经理助理分管公司主体文件资料工作，由总经办直接领导。总经理助理的文控管理工作职责为：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用 方便。

5、总经办是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

总经理助理文控管理工作主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门/车间文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

3．负责总经办有关文件和资料的编制或制定、复核、审核、批准及受控下发、跟进、回收等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工 服务。

6．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

7．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

8．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

第三章 文件材料的管理工作

6.文件资料材料的收集：

6.1 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存 1 0 年、3 年、1 年等）；注明文件的版本号。6.2 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 6.3 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

7.文件资料的归档、立卷与管理：

7.1 区分全宗，确定立档单位。

7.2 分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

7.2.1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B；

7.2.2 部门拼音缩写：总经办：ZJ；研发：YF；生管：SG；品管：PG；素金一厂：SY；素金二厂：SE； 工模：GM；镶嵌厂：XQ；营销中心：YX；采购：CG；财务：CW；人力资源：RL；行政：XZ。

7.2.3 保密用 Y 表示，非密级则用 N 表示。

7.2.4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP 7.3 编码原则： 编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程 度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办 2004 年某份制度编码为：SZJNOP040001。7.4 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

7.5 案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一 起，编制案卷目录和案内目录。

7.6 整理案卷，使之厚度适宜，控制在 1cm 至 2cm 之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐； 字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

7.7 对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和 存放。

7.8 每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

7.9 对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门 及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。

7.10 公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保 管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

7.11 公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

8.文件资料的保管：

8.1 防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

8.2 公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

8.3 做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗 应结实牢固。

9.文件资料借阅、利用工作：

9.1 总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需 要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件 1），部门经理签 批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

9.2 公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能 在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过 4 小时。秘密级 文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总 经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。9.3 案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

9.4 借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。9.5 借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损 毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如 发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

9.6 外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其 抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

9.7 公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引 资料。

9.8 出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第四章 文件资料的鉴定和销毁

10.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资 料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件 2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集 团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管 理部经理批准后方可销毁。

11.销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。12.对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附 件 3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

第五章 附则

13.文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。

14.本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。

公司印鉴管理规定 公司印鉴管理规定

为加强公司印章的统一管理，凸显印章在业务工作中的作用，明确使用印章的责任 和权限，规范印章刻制及使用流程，进而维护和保障公司安全及经济利益，现就印章使 用管理作出如下规定：

一、本规定就公司内使用的印章制发、变更、销毁、管理、使用及责任处罚等内容做 出的相关规定。

二、印章种类：

（一）行政公章：行政公章是指“×××公司”公章，用作以公司名义发出的函件、证 明、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、统计、决算及有约束力的文 件等。

（二）对外业务专用章是指对外联系频繁或工作性质决定需有印章的部门，可以申请刻 制业务专用章，业务专用章只能用于所规定专项业务，但不包括签订的合同、协 议等有法律效力的业务，如财务专用章、人事专用章等。

（三）法人印是指公司法定代表人印章。

（四）合同专用章是指用于对外签订的合同、协议等有合同约束力的文件。

（五）发票专用章是指发票专用章是指没有(或者不便使用)财务印章的单位和个体工商 户按税务机关的统一规定核制的，在领购或开具发票时加盖有其名称、税务登记 号、发票专用章字样的印章。

三、印章刻制：

（一）行政公章由总经理提议交综合办公室按规定刻制。除公司刻制行政公章外，公司 下属各单位一律不准刻制行政公章。

（二）公司对外业务专用章和合同专用章及其它类业务章由所需印章单位提出申请，经 综合办公室审核，报公司总经理批准后，由综合办公室按规定刻制。-1-

（三）印章有破损、字迹不清或机构名称变更，要及时向综合办公室申请更换印章，同 时将作废印章交办公室，并经总经理批准后销毁。

（四）申请刻制各类印章，必须填写《印章刻制申请单》（附件一），按印章刻制流程逐 级签字，持有效的刻制申请表交由综合办公室专人负责到公安机关认可机构刻制

三、印章使用

（一）印章刻制、使用实行签字审批、登记制度。

（二）综合办公室负责公司行政公章、法人印、合同专用章的统一刻制、保管及使用，负责按要求刻制公司各类印章以及印章启用前的登记备案，负责公司作废印章的 销毁。

（三）用印时应填写《用印申请单》（附件二）并附带用印文件，除行政公章由总经理 审批外，其他用章和用印文件的审批由综合办公室负责；总经理出差时，应电话 请示，经批准后用章，待总经理返回后补齐相关手续。

（四）财务部因工作需要放置财务和发票专用章及公司法人印章一枚。财务部负责其个 人私章的管理及使用。

（五）印章保管人应严格控制用印范围并认真检查用印申请单上是否有批准人的签字。

（六）常规用印（如财务专用章）的文件如事先有文字证明可省去签字审批程序，但每 次用印应做好登记备案。

（七）各业务部门和人员需持有效的签字审批单到综合办公室使用印章。

（八）公司印章不允许外带，特殊情况时须报总经理批准，并在办公室登记备案。

（九）严禁在任何空白文件上加盖印章，特殊情况时须报总经理批准，并在办公室登记 备案。未使用的必须交回办公室，并及时销毁。

（十）所有用印的介绍信、证明、函、报价单、资料书、标书及对外发出的任何文件，应统一编号登记，以便于查询。

（十一）（十二）涉及公司安全和经济利益的文件必须加盖骑缝章。印鉴保管人因工作变动或因故离职的，应将印章向接办人员移交，并做好交 接手续，严禁带走、藏匿或销毁。

四、违纪违规处罚

（一）未经批准，保管员私自用印，五次以内每发现一次给予 100 元行政罚款，情 节行为恶劣给公司造成损失的，予以辞退。

（二）经批准用印后，未按照规定填写《用印登记备案表》（附件三）的，每次给予 责任人 20 元行政罚款。-2-

（三）印章保管员因用印不规范危害公司利益的，每发现一次给予 50 元罚款。

（四）印章使用人滥用和员工盗用公司印章，造成一定经济损失的，予以经济处罚，处罚额度由公司决定；造成特重大经济损失或行为恶劣者，予以开除并依法 移交公安机关。

（五）印章批准人未严格审核，给公司造成经济和名誉损失的，由批准人负责。部 门经理负有连带责任。

（六）印章因保管不善损坏的，除照价赔偿外，给予 100 元行政罚款。

（七）丢失印章的，除承担新印章刻制费用外，并给予 200-500 元行政罚款，经查 实，确因印章丢失给公司造成经济损失的，印章保管员负全部责任

五、本规定由综合办公室负责制定、修订和解释，自总经理签字之日起颁布实施