5S管理提高工作效率的方法_5s管理的方法和技巧

5S管理提高工作效率的方法由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“5s管理的方法和技巧”。

5S管理

一、提高工作效率的方法

1、合理安排工作空间

避免桌面混乱，东西找不到，每天下班前整理好自己的桌面，把文件和样品分开，处理完的文件或样品归档或归位，把桌子归位才可离开

2、效率低下的文件管理制度

电脑里面的文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。

比如产品设计部要按时间和产品归类文件夹，电脑桌面不能存放一个个的文件。

建议建立以下文件夹：游戏类/苹果类—充电类/保护类/(按时间命名所有文件，比如20101102Touch保护壳)然后再分已完成个案/进行中个案

采购人员：

联系中的供应商/下过单的供应商—报价表/历史订单/其它资料

供应商汇总表，整理出所有供应商的记录，比如：联系方式，历史联系记录(报过价，拜访过，面谈过，调过样)，没进一步合作原因(价格偏高，质量一般，客户没下单，没有好的设计)

业务人员：另见业务培训资料

产品开发人员：

3、未加管制的信息流

由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。

减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。在办公室时关掉移动电话。只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。

4、会议之前的准备工作

开会前各人员必须按开会的主题准备好发言的内容，要讨论的要点

开会之前提前一个小时把要处理的工作先处理好，不能中途离席

开会落实的各项工作要认真做记录，主动会后联系，及时向汇报工作，在下次会议的时候总结

5、干扰

许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。

重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。

6、利用网络资料共享信息

将日程安排、合同经理和信息数据库通过公司内部网络或英特网进行共享，可以使员工更快更高效地获取信息。例如，利用在线日程安排，项目经理可以很快看到团队中每位成员的时间表，找到合适的开会时间，然后利用在线日程安排程序将开会通知发给每位与会者。而在过去，他就得与每位成员协商，找到合适的时间后再逐个通知。

通过将合同经理和客户数据库进行共享，公司可以为客户提供更高标准的服务。公司的任何员工都可以了解客户基本情况、订货历史记录和联系方式，使他们能够立即满足客户的需求。

7、沟通交流

用面对面的沟通比在QQ打字更清楚，更快，或打内部分机电话。除非传输文件或一些书面表达才用QQ聊天工具。关掉私人QQ，不接受非工作联系人的打扰。实在有事可以在中午休息的时间打电话。

二、10种良好的工作习惯

一天的工作什么时候才算完成？对于许多小公司来说，答案是“永远没完”。

甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在工作和私 人生活之间保持一种健康的平衡，员工要学会在工作时保持高效，从而得以在合理的时间离开办公桌。如果做不到这点，就会精力不济、创造力低下，最终危及健康。

用以下10种方法，你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。

1、每天都以计划开始

在核对电子邮件或语音邮件之前，每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。写出清单后，你就会清楚地知道，哪些工作是今天必须完成的，哪些工作是今后几天内在完成的，哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题，从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样，即使你决定在某个合适的时候停止工作，工作进度也在你的掌握之中，不会受到影响。

2、分派任务

在写出了任务清单后，认真考虑一下，哪些任务是可以分派给团队中的别的成员的。每天早早就找出了这些任务，就会使团队成员能够尽早开展工作，从而加快完成任务的速度。和你一样，同事也希望对每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事，同事会不高兴的，因为你有可能打乱了他们的计划。

3、控制干扰

不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划，从而使你不得不加班。为控制干扰，可以这样做：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件；将电话转为语音邮件，只回复那些确有急事的电话；要求将会议安排在你方便的时候召开。

4、早工作早离开

加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环——工作到很晚通常会使你起得晚，然后又导致你要工作到很晚，如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作，早一点离开。开始这样做很困难，但你会很快发现，早点开始工作能够使你每天有做计划的时间，从而提高了你的工作效率。

5、不要在工作时间干私事

一些员工放任自己，在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事务是不现实的，因此要对付帐单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安排。这些小事情会影响你的工作，如果你将很多时间用于与工作无关的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。

6、下班一小时前才将电话铃声调响

在一天的正常工作结束后，将打进来的电话转到你的语音邮件系统中。这样做既可以保证你在正常工作时能够专心致志处理紧急事务，又能够使你不用工作到很晚的时间。

7、依靠和信赖电子邮件

许多日常的交流通过电子邮件就可以完成，不一定非得打电话。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然，也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。但是，绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。

8、检查你的技术设备

“磨刀不误砍柴工”，对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作，使你可以按时回家。例如，一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是同时运行多个应用程序。

9、利用自动化手段

充分利用办公自动化设备和应用程来完成工作任务，这样会减少手工操作，使你获得更多的时间。

10、今日事，今日毕

许多员工由于白天完成不了任务，养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，员工要想方设法提高工作效率，做到“今日事，今日毕”。