档案业务外包市场发展的战略思考_外包业务部门发展

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档案业务外包市场发展的战略思考

江苏省档案学会 留勤

为了增强市场竞争力、减少运作成本，某些企事业单位将档案整理等专业性强、业务量大的非核心业务交由企事业外部的专业机构运行，形成了档案业务外包市场。特别是在2000年以后，随着企业档案工作被纳入到国际质量标准体系认证中，企业对档案工作的要求也更加严格。在全球企业业务外包市场蓬勃发展的态势下，档案业务外包市场也得到了迅速发展。但由于种种原因，档案中介服务机构的发展步履维艰，大大制约了档案业务外包市场的发展。如何使档案业务外包市场满足当 前社会专业化、精细化的分工需求，努力开拓局面并得到长足发展，是我们目前加速推进档案业务外包市场发展所必须思考的一个重要课题。

一、档案业务外包市场的发展现状

档案业务外包包括档案管理各环节中的各项具体业务工作。企业为了赢得更大的市场，逐渐接受了档案业务外包的这种形式，将档案整理、寄存、缩微、数字化等一 些具体业务外包给专业的档案中介服务机构，以较低的成本获得良好的服务。如：部分省市的工商档案、保险档案、房产档案等，就采用了这种业务外包的形式。全 部档案实行数字化处理，电子查询方便快捷。档案业务外包市场的兴起给档案中介服务机构的发展提供了可能。目前，社会上档案中介服务机构有国有、民办、合资 三种。主营范围有档案咨询类的，如上海档案咨询服务中心、杭州伟帮档案管理咨询有限公司等；档案信息化类的，如江苏立鼎科技数码有限公司、上海夏尔科技公 司、北京量子伟业等；档案代管类的，如深圳档案寄存中心、上海信安达档案文件管理有限公司。像一些档案事务所、档案咨询服务中心，一看就是档案中介服务机 构，比较容易管理。但一些档案信息化类的中介服务机构，冠以高科技数码公司、网络信息公司，属于高新技术产业，容易给人模糊的概念，不易管理。实际上，他 们从事的是提供档案信息化方案和服务包括开发档案数字化管理系统软件、档案数字化加工等业务，就是档案中介服务机构。这其中不乏有经济实力雄厚的高科技数 码公司，但也有不少无场地、无资金、无设备、无人员的四无公司。本世纪初，美国第三大信息管理及档案文件保管企业瞄准了中国内地这块大蛋糕与上海创造实业 公司合资成立了上海市信安达档案文件管理有限公司，这是中国内地目前拥有的比较大型的有外资进入的档案中介服

务组织之一，外资的进入必然对中国内地的档案 业务外包市场造成冲击。因此，面对应运而生的各种性质的档案中介服务机构，建立以档案行政管理和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式对档案中介服务 机构进行管理，迫在眉睫。

（一）档案中介服务机构没有法规制约，缺乏行业管理

由于没有形成有效的档案行政管理和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式，目前档案中介服务机构基本处于中间地带。档案行政管理正在放手，档案行业协 会自律管理又没跟上，相应的立法更是空白。上世纪80年代中后期，浙江省嘉兴、湖州等地最早成立了档案中介服务机构。至90年代末，全国档案中介服务机构 就已发展至100余家。10多年后的今天，国家还尚未出台一部有关档案中介机构的立法。只是在国家档案局下发的《档案事业发展十一五规划》中提出“培育和 发展档案中介机构，做好档案咨询服务工作”。在30家省（市）档案管理条例中，对档案中介服务机构的业务范围有规定的有20家，规定须向县以上档案行政部门备案的有6家，仅7家规定档案行政管理部门 对档案中介服务机构有业务监督、指导的关系，还有6家无任何约束关系。江苏省是经济发达省份，档案中介服务机构的发展也比较好，但遗憾的是1998年8月 出台的《江苏省档案管理条例》和2003年4月修订后的《江苏省档案管理条例》对档案中介服务机构的立法竟是盲点。由于缺乏行业管理，不少民办档案中介服 务机构进入门槛低，企业内部的管理水平差；从业人员缺乏职业资格证明。不少民营档案中介，如档案信息化类科技公司，大量从事的是档案数字化加工业务，技术 含量低。业务大时，会直接从社会上招募临时人员，经过简单的培训后就让其上岗。人员的专业素质无法得到保证，影响了档案业务外包市场的正常有序发展。

（二）档案中介服务机构业务种类少，服务手段单一

在20家对档案中介服务机构业务范围有规定的省（市）档案管理条例中，有16家规定档案中介服务的业务范围是档案鉴定、评估、咨询，有3家提到了档案整 理，只有山东省的档案管理条例将档案业务咨询、档案整理、档案价值评估、档案技术服务、档案寄存保管纳入了档案中介服务机构的经营范围。档案中介服务机构 除开展了条例中规定的档案咨询、寄存、整理外，还开展了条例中列出的档案缩微、档案培训等业务。至于16家条例中都提到要开展的档案评估、档案

鉴定等业 务，因专业技术含量高还未普遍开展起来。档案中介服务只是在低层次上徘徊。

目前，在档案业务外包市场上开展的比较好的档案中介服务项目应该非档案整理、档案寄存和档案数字化莫属。档案数字化加工业务的开展是随着信息技术的不断发 展而产生的。近几年，中国的现代化建设跨入了一个前所未有的高速发展时期，尤其是信息化建设更是日新月异。国家对各行业信息化的要求越来越高，原始文档资 料的电子化管理和综合应用成为必然的趋势。因此给档案信息类中介服务机构的产生创造了条件，不少高科技公司如北京伟业量子、上海夏尔科技主营的业务就是档 案数字化加工业务、档案管理系统软件开发。北京伟业量子甚至目标就是档案信息化。可见，档案中介服务机构的业务狭窄，手段单一，很难与国外成熟的档案中介 服务机构相比，缺乏核心竞争力。

（三）档案中介服务机构分散经营，综合实力不够

我国大部分档案中介服务机构经营比较分散，除北京、深圳、上海的部分中介服务机构的规模尚可外，大部分档案中介服务机构处于规模小、服务水平低、综合实力 差的状态。目前，江苏有实力的档案中介服务机构如立鼎科技，拥有的专业队伍也只有不到200人，其中大量的人员从事的只是劳动密集型工作，研发人员很少，设备也只有几十套，远没有形成规模。这在江苏就算是首屈一指的了，大量的档案中介服务机构因无资金、场地仅能承接少量的档案整理、数字化业务，大量的档案 业务由于缺乏专业人手而开展不起来。江苏省档案事务所每年承接几十宗档案整理的业务，外聘的几个档案业务人员就已经满负荷运转，由于人员、场地、设备的限 制，工作范围不大，好多服务项目无法展开。专职人员少，专业技术人才基本外聘，满足不了需求。民办的档案中介服务机构由于资金、人员的匮乏，摊子铺的也很 小。规模小,综合势力不够直接导致许多大型业务或中介项目无法承接和开展，影响了档案业务外包市场的发展。

二、档案业务外包市场发展的战略思考

档案中介服务机构脱胎于档案行政管理部门，是介于档案行政部门与社会之间提供档案信息服务的一种新型档案机构。可以预见的是，随着外包市场战略地位的不断 稳固，未来几年，档案业务外包将作为增强企业核心能力的重要手段之一，被更为广泛地应用。档案业务外包市场的兴

起必将带动档案中介服务机构的快速发展。

（一）健全档案中介服务法规净化档案业务外包市场环境

90年代以来，随着档案业务外包市场的逐渐形成，大大小小的档案中介服务机构应运而生。由于缺乏相应的约束机制，形成了鱼龙混杂的局面。各占山头，没有规 范的服务标准，服务内容、服务手段都有局限。1998年出台的《江苏省档案管理条例》对档案中介服务也无相关规定，在档案中介服务的执业标准、执业规则、专业人员素质、技术手段、组织模式等方面处于空白状态，与国外相对成熟的档案中介服务机构相去甚远。这中间，有一部分是从档案管理部门早期的档案对外服务 项目中剥离出来形成的档案中介服务机构，有一部分是依托市场成立的档案中介服务机构。由于成立之初的无章可循，造成了这些机构内没有有效的管理制度，没有 有力的法规制约，市场的发展前景不容乐观。根据档案中介服务机构的各自特点，以档案行政管理和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式，针对档案业务外 包市场经营的各类业务、各个环节，包括服务标准、服务价格、服务品质等制定一整套规范管理，可操作性强的法规和制度，加强对档案中介服务机构设立条件的审 查、机构资质的评定及定期的审查，提高企业的准入门槛；在档案中介企业内部则要建立健全各项规章制度，包括财产制度、执业考核制度、奖惩制度等，形成规范 的工作程序和有效的内部激励、约束机制。外部约束和内部管理相结合，在档案行政部门和档案行业协会的有效管理下，共同促进档案业务外包市场的规范化发展。

（二）加大档案业务外包服务规模化经营力度

我国目前有着可观的档案业务外包市场,并且在未来的几年内将达到一个相当的水平,而目前我国档案中介服务行业的企业规模和管理水平都无法满足这一发展需 要。一些规模较大实力较雄厚的档案中介服务机构集中于京沪等地，多数档案中介服务机构规模小、力量弱，为了增强和国外知名公司抢夺市场的能力，推进档案业务外 包市场的持续快速健康发展，我国档案中介服务业必须走规模化发展的道路。要从我国的实际情况出发，推进档案中介服务主体的合并与重组，实现优化组合，增强 整体实力，加快规模化进程，在全国尽快建成一批规模大、实力强、信誉好，具有国际水准的档案中介服务机构。现在企业在档案业务外包这方面的意识还不很强，要求也不是很迫切。但是随着企业对档案工作的逐步重视，追求利润的最大化及社会化服务的发展，将会

有越来越多的企业踏入档案业务外包的行列。因此，档案中 介服务机构的规模化战略将有利于档案业务外包市场的发展。

（三）建立完善的档案中介服务机构的资质管理制度

在国内目前档案业务外包市场体系尚未完全建立的情况下，必须设置档案中介服务机构的准入门槛，要求档案中介服务机构必须具备一定的资金、人员等资质条件。许多档案中介服务机构以科技公司的名义开办档案数字化业务，游离于档案行政部门的监管之外，像立鼎科技虽作为具有一定规模的数字化企业进入档案行政部门的 推荐名录，但并不在档案行政部门的管辖之下，对它们的管理是空白。这么多档案数字化中介服务企业活跃在档案业务外包市场上，如果没有有效地管理机制，市场 就会混乱。立鼎科技还算是做出一定规模的，大量的四无公司不需要什么准入门槛，也堂而皇之地打着科技的招牌到处接业务，档案服务的质量可想而知。因此，必 须通过各种法律、法规的形式，规范档案中介服务机构的准入制度，提出档案中介服务机构及从业人员正规化执业的具体要求，建立档案中介服务行业的运行规范。人是企业规模扩张所需要的重要资源。一流的人才做一流的事业。因此，档案中介服务机构要想长足发展，就要不断提高从业人员素质，强化人才队伍建设,实行职 业化管理,为行业的持续发展奠定坚实的人才基础。对于档案中介服务从业人员执业行为的规范,应从建立档案信息服务中介行业专业人员执业资格制度入手,并建 立较为完善的考核、培训和注册制度。在这方面，档案专业人员的职称评审制度为档案中介服务执业人员的资格认定工作提供了可靠的保证。同时，还要加强档案中 介服务从业人员的职业道德建设,促使档案中介服务从业人员素质和行业服务水平的整体提高。

（四）实施档案业务外包市场发展品牌战略

专业化、正规化的市场服务体系将是未来档案业务外包市场的主流，就我国目前的情况看,档案中介服务机构还处于发展初期,不成体系，要进行整合、淘汰、规 范，走联盟发展及品牌放大效应之路。整合中介服务资源，规范中介服务行为、大造中介服务品牌，通过高效、高质量的服务实现品牌价值的提升。谁能树立自己的 服务品牌，谁就赢得了市场。江苏立鼎科技奋战在档案业务外包市场十余年，累计已完成数亿页电子档案的制作，在江苏13个地市成立了数字加工中心，给苏州工 业园区的人事档案、照片档案建立了人事档案影像查询管理系统、照片档案管理系

统，为全省的工商档案建立了全省远程异地联网查询系统，在江苏省内外赢得了一 定的口碑。品牌战略是档案中介服务机构立足市场的基础,在提高服务质量的基础上,努力创设一流的档案中介服务品牌,以档案中介服务独有的管理成效、文化品 位和服务信誉去赢得更多的市场份额,使企业以更大的经营规模走向更高的产业平台。无论是洋的品牌还是国有品牌，赢得市场的根本，是以更好的服务质量为客户 提供满意的服务，只有这样，档案业务外包市场才会真正发展起来。档案行政管理部门和档案行业协会要扶植培育这个市场，使之能健康发展。

由此可见，建立档案行政管理和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式，规范档案中介服务机构，对稳定整个档案业务外包市场、促进整个行业的健康快速发展将起着决定性作用。_________________

参考文献：

①潘玉民，陈晓.地方档案法规关于档案中介服务规定的集成与分析[J].档案学研究2007(6)②龙正义，邱菊.国内民营档案中介机构发展的现状[J].山西档案2009(3)

③黄力，李圭雄.业务外包：档案中介机构发展面临的机遇与挑战[J].北京档案2004(5)

(2010年全国档案工作者年会论文集 上)