社会保险档案管理存在的问题及其解决方法研究_档案管理存在问题对策

社会保险档案管理存在的问题及其解决方法研究由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“档案管理存在问题对策”。

社会保险档案管理存在的问题及其解决方法研究

【摘要】近些年来，我国的社会保险覆盖范围越来越大，使得相应的社会保险档案数量急剧增加，给社会保险档案管理工作带来一定的挑战。在本文中，笔者根据社会保险档案管理工作的相关经验，分析我国当前社会保险档案管理存在的一些问题，并提出相应的解决办法，以期促进我国社会保险事业的发展。【关键词】社会保险；覆盖范围；档案管理；问题

1.前言

随着经济建设的快速发展，我国的社会保险改革也不断深化，社会保险的覆盖范围、参保人数都有了极大的变化，社会保险向规模化方向发展。社会保险档案管理工作是保障参保人员切身利益的需要，与日俱增的社会保险业务量使得档案数量增长迅速，这给社会保险档案管理关注增加了一定的负担。如何在社会保险事业快速发展的今天做好社会保险档案相关的档案管理工作，保证社会的和谐稳定，是当前业内人士应当关注的重要课题。

2.社会保险档案

社会保险档案是一种用于社会保险业务的专门档案，全面、详细记录单位和个人在社会保险业务中的参保和缴纳社会保险费情况[1]，是向参保人员发放社会保险待遇的重要依据，具有重要的保存价值。档案内容涉及具有保存一定价值的专业性材料，如书面材料、电子文档、声像材料等，具有广泛性、变动性、权益性和规范性等特征。社会保险档案的信息主要由三部分组成：各级社会保险经办机构的综合信息[2](包括社会保险统计报表与财务报表)；参保企业、参保职工、参保离退休人员的基本信息；社会保险业务台账。

3.社保档案管理存在的问题

3.1社保档案管理意识薄弱

社保档案管理意识薄弱是档案管理工作中的突出问题。由于缺乏对社会保险档案管理工作的正确认识，大多社会保险的经办机构只注重对社会保险工作的领导和资金投入，将社会保险的档案管理当做可有可无的工作，而忽视了对其的资金支持和技术支持，这增加了社会保险档案管理工作的难度。有些管理部门的领导只重视社会保险的业务工作，而对社保档案管理工作没有采取一定的宣传措施，使得档案管理工作人员意识不到社会保险档案管理的必要性，严重降低了社会保险档案管理的工作效率。3.2管理手段和方法落后

多头管理是当前我国社保档案管理工作的突出问题，社会保险档案管理的多头管理与我国社会保险发展历程有关。社会保险档案涵盖的范围广泛，内容繁杂，并且全部的社会保险资料并不在一个部门保存，因此，参保人员若想查询与自己相关的全部社保信息，则需访问全部的社保档案管理部门才能完成。虽然近些年来计算机技术发展迅速，有些社会保险档案管理部门逐渐在工作中使用信息技术，但是受现实条件如资金、设备、专业技术人员等的限制，难以实现社保档案管理的信息化，大多社保机构仍采用纸质材料档案管理，增加了社保档案查询访问的难度。有些经济条件差的地方社保部门甚至没有建立专门的档案室，各类档案资料被分割保管，容易造成社会保险档案资料的丢失现象。3.3缺乏专业的档案资料管理队伍

缺乏专业的档案资料管理队伍，对社保档案资料的管理工作造成了不良影响。社保档案信息服务质量与社保档案管理人员的素质息息相关，但是多数社会保险经办机构为了节约档案管理的经费，不注重对档案管理工作人员的专业技能培养，并且很少聘用专业的档案管理人才，造成档案管理专业队伍缺乏的局面。此外，在有些社保档案管理部门存在案管理人员身兼数职的现象，对档案管理工作投入的精力和时间不够，降低了社会保险档案管理的工作效率。3.4管理制度不统一

近些年来，社保档案管理工作为了满足社会保险改革的需求，逐渐向标准化、科学化的的方向发展，各地的社会保险经办机构根据档案管理工作规范的相关规定而制定了一些必要的社会保险档案管理制度。但是由于各地社保具有一定的差异性，没有统一的社保档案管理的文件,各地的制度也不尽相同，使社保档案在管理和应用上差别很大。3.5不注重档案信息开发

很多社会保险经办单位忽视了档案信息开发的重要性，不仅浪费了大量的信息资源，同时也使得社会保险档案管理工作效率低下。在我国的某些地方，虽然社会保险改革已经历了十多年的发展历程，但是社会保险档案信息开发工作依然停留在“初级管理型”的阶段[3]，不能根据当地社会保险的实际情况对各种档案信息资源进行有效的开发利用，使得大量有利于推动社会保险改革的信息资源变得毫无意义。

4.强化社保档案管理的措施

4.1培养社保档案管理意识

强化社会保险档案管理工作的首要措施是培养人们的社保档案管理意识，这就给各级社会保险档案管理部门提出了较高的要求[4]，需要各级管理部门做好社会保险档案管理的宣传工作，定期开展档案管理相关的讲座，讲述社会保险档案管理工作的重要性和必要性，将社保档案管理提高到思想认识的高度。在日常的社保档案管理工作中，各级管理部门应加强社会保险业务知识的相关交流工作，保证社保档案管理工作顺利展开。4.2加强基础设施建设

调整社保局办公区布局，为建立档案室和档案查阅室预留足够空间（150平米）。投资足够资金购置移动式档案柜和其他设备。配备消防、通风、安全设备。购置档案管理工作必需的硬件设备，如快速扫描仪、计算机等。研发和购置档案管理软件。进行电子档案管理，在电脑公司协助下自行开发管理软件从灵活就业人员社保档案扫描存储起步。移动硬盘构建的数据库，存储参保人基本信息（身份证号、档案号、就业时间、缴费情况等)和人事档案信息。4.3建立档案管理专业队伍

各级社会保险经办机构应定期开展社会保险业务的培训，加强工作人员的档案管理专业技能。要求相关工作人员掌握一定的计算机技术，为实现社会保险档案微机化管理打好基础，便于档案信息的开发与利用。指定专人从事档案管理服务，杜绝工作人员一身多职的现象。档案管理人员配有专用办公室，提供全时不间断服务。对档案管理人员制定专门指标，进行年度考核。从管理人员方面做好社会保险档案管理工作，有效推动我国的社会保险事业的快速发展。4.4完善档案管理制度

针对多头管理的现状，相关社保部门应按照《社会保险法》[5]建立统一的社会保险档案统一管理机构，实现档案资料的集中化管理。建立标准化档案工作流程、档案接收登记制度、档案查阅、借阅制度、档案室工作制度、档案库保管制度、档案保存和清理制度、电子档案管理制度等，加强社会保险档案管理工作的制度支撑。

4.5建立合理的档案管理规划

以统一模式、统一标准、统一要求为原则规范企事业单位的人事档案数据化。企业年度缴费核定表、人员增减变化表、缴费发票进入系统数据库。退休人员电子档案汇集一处，按居住地建立电子档案库参。保人社保档案可以通过互联网的方式供本人查阅、核对。

5.结语

总之，加强社会保险档案的管理工作是非常有必要的，在社会保险事业快速发展的今天，从培养社保档案管理意识、加强基础设施建设、建立档案管理专业队伍、完善档案管理制度以及建立合理的档案管理规划等方面加强社会保险档案管理的工作，对于保证社会的和谐稳定具有极为重要的现实意义。【参考文献】

[1]窦国君.新时期农村社会养老保险档案管理的问题及对策分析[J].黑龙江史志,2012,(09):15-19.[2]包立霞.浅论我国新型农村养老保险业务档案管理的完善[J].黑龙江史志,2009,(03):152-153.[3]王彦英.浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法[J].现代商业,2011,(01):52-63.[4]赵艳萍、伍明慧.做好新形势下社会保险档案管理工作的思考[J].哈尔滨职业技术学院学报,2011,(12):41-46.[5]闵晓丽.浅谈加强铁路职工社会保险档案管理工作的几点建议[J].财经界(学术版),2010,(10):114-118.