公文写作知识培训笔记（材料）_公文写作知识培训

2020-02-28 其他范文下载本文

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公文写作知识培训笔记

公文概述

什么是公文

公文，即公务文书，是国家机关及其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。

公文的特点公文的特点主要表现在以下五个方面：

1．公文有法定的作者。2．公文有法定的权威。3．公文有特定的效用。4．公文有规范的体式。

5．公文有规定的处理程序。

公文的作用

公文的作用主要表现在以下五个方面： 1．领导与指导作用。2．行为规范作用。3．传递信息作用。4．公务联系作用。5．凭据记载作用。

公文的分类及文种

2．从公文的行文关系上来划分

从一个单位的对外文件来说，可以按照他们的行文关系，文件去向，划分为上行文、平行文和下行文三类。

(1)上行文。是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文。

(2)平行文。是指同级机关或者不相隶属的；没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。(3)下行文。是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。

3．从公文的秘密程度和阅读范围来划分

可将公文分为秘密文件、普通文件和公布文件。

(1)秘密文件。是指内容涉及公司和国家的秘密，需要控制范围和阅知对象的文件。

(2)普通文件。是相对秘密文件而言的。这类普通文件阅范围比较宽，但一般说来，只限于本机关或本组织内部，不对外公布。

(3)公布文件。是指向人民群众和国内外公开发布的文件。

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4．从公文制发机关的性质和作用来划分

可将公文分为法规文件、行政文件和公司的文件。

(1)法规文件。是指由中央和地方各级权力机关、行政机制发的法律、法令和行政法规与规章文件。法规文件一般分为三种：

法律文件、法令文件和行政法规与规章文件。

(2)行政文件。主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。

(3)公司的文件。是指由公司或机关、组织形成和使用的文件．反映公司的领导、公司的工作和公司的建设等活动。

从公文内容的性质和特点来划分

公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。(1)指挥性公文。是指上级领导机关对下级机关或群众发用以领导和指导工作的公文。例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。

(2)规范性公文。是指由机关、组织、社会团体制定的要求员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范，是一种兼有政策性和法规性的公文，例如条例、规定、办法、细则、章程、规则等。(3)报请性公文。是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。例如请示、报告等。

(4)知照性公文。是指机关单位发布的需要周知或遵守、以及各部门机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。例如公报、公告、知照性通知、通报、函等。

(5)记录性公文。是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。

二、文种(公文的名称)

现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用公文名称，不能滥用。

1993年11月21日，国务院办公厅经修订后重新发布了《国家行政机关公文处理办法》，将公文文种调整为现行的12类13种：

命令(令)、议案、决定、指示、公告和通告、通知、通报、报告、指示、批复、函、会议纪要等。

中共中央办公厅1996年发布《中国共产党机关公文处理条例》规定公司的机关公文种类有14种：

决议决定

指示意见

通知通报

公报报告

请示批复

条例规定

函会议纪要

公文写作技巧

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公文写作的最常见误区

1、用写散文、小说的语气写作公文；用词不慎或不会使用公文专用词；

2、以个人意志代替部门或团体意志；公文虽个人执笔，却应是集体的意见。

3、用静止的眼光起草公文，如在一些制度中竟出现了本程序由XXX领导审批的字样。公文应是在一定时期内都能发生效用的文件。

4、错别字连天，标点号误用，歧义句不少，让执行者摸不着头脑，同时置疑起草公文的部门水平太低；

5、起草公文未调查研究，仅是照本宣科，严重脱离实际；

6、错用文种，不清楚上行文、下行文等的含义，该报告领导知晓的却用成了请示，平级单位应用函的用成了指示。

7、政策水平差，对相关文件吃不透，匆忙下笔，起草的公文内容同其它文件相抵触，使执行者无所适从。……

公文写作的六大禁忌

1、语句罗嗦

一个孤僧独自归，关门闭户掩柴扉。半夜三更子时分，杜鹃谢豹子归啼

2、时间不清

现在而今眼目下,那时以往很久前

3、态度不明

也许似乎大概是，然而未必不见得

4、歧义句

我借他十块钱。

和妻子相比，我更喜欢狗两个幼儿园的老师她是去年生的



5、逻辑病句

我司员工不得违反迟到、早退、旷课和组织纪律性不强等错误。

在会议结束前,全体员工和中层领导都不得无故离开会议场地。

我司已经基本根除了提前到食堂就餐现象

除不能到会的人员外,全体员工都来参加培训了 大家要提高警惕，防止偷盗的事件不再发生

员工能否取得优良成绩，决定于平时的努力钻研业务知识 

6、错别字

公文写作技巧

一、公文写作是代机关立言，当慎之再慎

公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。

一般说来，公文起草的组织可以分别采用以下三种形式：

1．由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。

2．由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。

3．由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文。

二、发挥公文效用，把好质量关

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公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达两个方面。

1．在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。

2．在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

公文写作既然要符合一定规则，又要写出让执行者便于阅读、便于理解的文采，所以说相当困难，以一句很形象的话形容：公文写作是戴着脚镣跳舞。

三、以切关部门荣誉，切关员工利益的负责态度对待公文写作

公文是代机关立言，代表了机关的政策水平、是检验部门水平的载体。

公文有一定时间性，延续性，不是可以随意废止、更改的，故写作时应慎之更慎

公文切不得反映个人风格、喜好，观点，而应当是群体的意见，故调查研究很有必要！

公文写作的特点

公文写作同写其它类文章一样应该讲究质量，注重效用文写作又不同于其它种类的文章而有其鲜明的特点：

1．被动写作，遵命性强。

2．对象明确，针对性强。

3．集思广益，群体性强。

4．决策之作，政策性强。

5．急迫之作，时限性强。

6．讲究格式，规范性强。

公文写作的基本要求

公文写作的上述特点，决定了公文写作的基本要求：

1．要保证公文内容在政治上的正确性。

2．要实事求是，在业务上符合客观规律。

3．在文字表述上准确、鲜明、生动，符合预防与逻辑。

4．公文起草要符合统一规定的体式与程序。

5．要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

公文写作步骤与方法

一、明确发文主旨。即公文的主题或目的，通常包括内容：

1．公文的中心内容是什么?

2．根据公文内容，准备采用何种公文名称。

3．要明确公文发送范围和阅读对象。

二、收集有关材料。即围绕主题收集有关材料，进行一定的调查研究工作。

1．收集、阅读和研究有关部门的文件材料。

2．深人下去，收集有关的实际材料。

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三、拟出写作提纲

四、认真起草正文

1．把握公文主题，选好用好材料。

2．观点正确，情况确实。

3．内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见

4．文字表述要简练，交代问题要清楚。

五、反复检查修改。

1．关于主题的修改。

2．关于观点的修改。

3．关于材料的修改。

4．关于结构的修改。

5．关于语言的修改。

公文写作时的“三校”与“五修改”

一校、是否该行文，是否与现行文件相冲突；二校、文种正确与否，总体方向正确与否；三校、文件的结构、用句、用字是否恰当五修改（反复检查修改）

1．关于主题的修改。

2．关于观点的修改。

3．关于材料的修改。

4．关于结构的修改。

5．关于语言、文字、标点的修改，以及打印后对打印稿的全面检查修改。

典型公文的写作

通知

一、通知概述

通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

《办法》规定：“通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。”

通知是一种使用面极广、以下行为主也可以平行的公文文种。

二、通知的类型

(一)发布性通知：用于发布行政规章制度及公司内规章制度。

(二)批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文给所属有关部门人员，让他们周知或者执行。

(三)转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关部门人员，让他们周知或者执行。

(四)指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。

(五)任免性通知：用于任免和聘用干部。

(六)事务性通知用于处理日常工作中带事务性的事情常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关部门或群众。

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三、通知的写作

通知适用面广，不同类型的通知因作用不同而写法也有异，写作时要注意不同类型通知的不同特点。

(一)标题

标题多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种形式。批转性、转发性通知，标题中应标明“批转”、“转发”字样，并要列出原发文单位和原文件名称。

(二)不同类型通知的正文有不同写法：

1．发布性通知的正文比较简单，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就行了。

2．批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。

3．指示性通知写法相对比较复杂。

4．任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。

5．事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。

通报

一、通报概述

通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文件。

《办法》规定：“通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要或者情况。”

《条例》规定：“通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

通报的特点

通报的主要特点有二：

(一)周知性：即在发文范围内让所有人都知道所通报的情况。

(二)指导性：通报的目的不仅仅是要让群众知道发生了什么事，更重要的是要群众认清事情的性质，提高思想认识。

通报的类型

根据通报承担的任务，可以把通报分为三类：

(一)表彰先进型：用于表彰个体或群体的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。

(二)批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应吸取的教训。

(三)传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达下属，以便下属在开展工作、处理问题时做到心中有数。

通报的写作

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通报的正文，类型不同写作时要注意的重点也不尽相同：

1．表彰先进的通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定，分析先进思想，指明如何向先进学习这样四个步骤写。

2．批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。

3．传达事项的通报，一般由两部分组成：一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或要多少，视实际需要决定。

报告

一、报告概述

报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。

《办法》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作，反应情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。”

报告的特点

报告的主要特点有二：

(一)重陈述。报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。

(二)有主见。汇报工作不能只摆事实而没有汇报者的观点。汇报者在报告中，应当对所报告的事实，提出自己的看法。

报告的类型

按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。

综合报告多属例行报告，即每隔一定时间，如一季、半年、一年，下级必须将工作情况全面向上级汇报一次。

专项报告是就某件事或某个问题专门写的报告，多半是不定期的，根据实际的需要而撰写。

按照行文的目的的不同，报告可分为呈报性报告和呈转性报告。

呈报性报告的行文目的单纯，即将有关情况报告上级，让上级知道。

呈转性报告的行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。

报告的写作

(一)陈述事实要清楚扼要。

(二)表达观点要精炼清晰。

(三)语言要简洁朴实。

请示

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一、请示概述

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

《办法》规定：“请示适用于向上级机关请求指示、批准。”

请示的特点

请示的特点主要有三：

(一)超前性：请示必须在办事之前。

(二)说明性：请示的目的在于向上级说明情况，请求帮助。

(三)单一性：请示必须坚持“一文一事”。

请示的类型

根据行文目的的不同，请示可分为三大类：

(一)请求批准类：下级机关希望或打算做某件事，而批准权在上级机关，就要通过请示，请求批准。

(二)请求帮助类：下级机关在权限范围内可以办的事情，因条件限制无法办好，可以通过请示，请求上级帮助。

(三)请求批转类：一般是职能部门就与自己业务范围有关的全局性工作，提出意见或建议，请求上级同意，并批转各有关部门执行。

请示的写作

(一)要遵守行文规则。

请示的行文规则，《办法》和《条例》有明确的规定，综合起来有四条：

1．请示应当一文一事。

2．请示一般只写一个主送机关，女啸同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

3．一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

4．受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

(二)理由要充分，要求要合理。

(三)格式要正确，语言要得体。

请示的正文一般由请示理由、请示事项、结束语三个部分。请示理由要充分具体，具有说服力，一般自成段落，请示事项如涉及几个方面，应分点列出，常用的结束语有“可否，请批示”、“当否、请指示”、“以上意见如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”等。

批复概述

批复是答复下级机关请示事项的指示性公文。

《办法》规定：“批复适用于答复下级机关的请示事项。”

批复的特点

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(一)针对性：针对请示这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。

(二)指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级机关的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。

批复的类型

(一)表态性批复：主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。

(二)指示性批复：针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级机关工作的性质。

批复的写作

(一)要先回应后批复。批复是针对请示写的，所以批复正文的开头，一定要表示来文已经收到。

(二)态度要鲜明，措辞要明确。批复是指导性的，是下级行动的依据所以一定不能让下级产生误解。如果不同意下级的请示，一要说明原因。

(三)要及时批复。批复的时间性较强，所以要及时处理各类请示件。

函概述

函是机关之间办理日常公务的交往性公文。

《办法》规定：“函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。”

二、函的特点

(一)形式灵活，适应性强。

(二)务实性强。

函的类型

(一)商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。

(二)问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。

(三)请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。

(四)知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。平行机关和不相隶属机关可以使用，上下级机关也可以使用。

函的写作

(一)一事一函，直陈其事。函的正文，一般由缘由、事项、结语三部分组成。缘由是交代为什么要写这封函；事项是说明商洽、询问、答复、请求、知照的具体内容；结语是表达发函者的愿望，如：“请研究后函复“、“请批准”、“特此函告”等。

(二)语言要平实、亲切、自然。一切从工作需要出发，不搀杂私人感情。

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会议纪要

一、会议纪要概述

会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。

《办法》规定：“会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。” 会议纪要的特点

(一)纪要性

(二)约束性

(三)知照性

会议纪要的类型

(一)决议性会议纪要

(二)协议性会议纪要

(三)研讨性会议纪要

会议纪要的写作

(一)会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。协议性会议纪要则要求各方领导人都同意才算定稿。

(二)会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”。

(三)会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。

会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。会议内容是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。这部分要写得观点鲜明、主题突出、内容充实，不可出现重要缺漏。结束语是正文部分的小节，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。

(四)会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后签署机关名称和日期，也可以在正文中写出主持机关，不需另外署名。

常用机关公文写作

制度的写作

制度的含义

制度是党政机关、社会团体、企事业单位为加强对某项工作的管理而制定的要求有关人员共同遵守的规范性文书。

制度可分为岗位性制度和法规性制度两种类型。岗位性制度适用于某一岗位上的长期性工作，所以有时制度也叫“岗位责任制”。就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。制度的特点

1．指导性和约束性

制度对相关人员做些什么工作、如何开展工作都有一定的提示和指导，同时也明确相关人员不得做些什么，以及违背了会受到什么样的惩罚。因此，制度有指导性和约束性的特点。

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2．鞭策性和激励性

制度有时就张贴或悬挂在工作现场，随时鞭策和激励着人员遵守纪律、努力学习、勤奋工作。3．规范性和程序性

制度对实现工作程序的规范化，岗位责任的法规化，管理方法的科学化，起着重大作用。制度的制定必须以有关政策、法律、法令为依据。制度本身要有程序性，为人们的工作和活动提供可供遵循的依据。(一)标题

制度的标题主要有两种构成形式，一种是以适用对象和文种构成，如《保密制度》、《档案管理制度》；另一种是以单位名称、适用对象、文种构成，如《××大学校产管理制度》、《××市工业局廉政制度》。(二)正文

制度的正文有多种写法，主要可以概括为三种情况：引言、条文、结语式；通篇条文式；多层条文式。

1．引言、条文、结语式

先写一段引言，主要用来阐述制定制度的根据、目的、意义、适用范围等，然后将有关规定一一分条列出，最后再写一段结语，强调执行中的注意事项。

2．通篇条文式

将全部内容都列入条文，包括开头部分的根据、目的、意义，主体部分的种种规定，结尾部分的执行要求等，逐条表达，形式整齐。3．多层条文式

这种写法适用于内容复杂、篇幅较长的制度，特点是将全文分为多层序码，篇下分项、项下分条、条下分款。如某省制定的《档案管理制度》，用“一、二、三……”来表示大项，用 “(一)、(二)、(三)……”来表示大项下的条，用“1、2、3、……”来表示条下的款。(三)制发单位和日期

如有必要，可在标题下方正中加括号注明制发单位名称和日期，其位置也可以在正文之下，相当于公文落款的地方。办法的写作

办法的含义

办法是行政机关为贯彻某一法令或者做好某方面工作而制定的法规性文书。

办法一般用“命令”或“通知”的方式发布，在行政管理领域运用得非常普遍。如：国土资源部以通知的方式发布的《矿产资源勘查开采登记代理机构管理暂行办法》和《矿产资源勘查开采登记代理人员资格及代理机构考核授予办法》，水利部以命令的方式发布的《水利基本建设项目稽察暂行办法》

办法的特点

1．具体性 2．普遍性 3．实践性

办法的内容都是贴近于工作实践的方法、步骤和措施，带有很强的实践性特点。

4．派生性办法的写法

办法的标题一般由主要内容和文种构成。主要内容包括基本事项、适用范围或阐释依据，如《储蓄存款利息所得个人所得税征收管理办法》、《统计上岗资格证书颁发实施办法》、《〈国务院关于职工工作时间的规定〉的实施办法》。

如果是试行或暂行，在标题中要写明，如《外商投资企业采购国产设备退税管理试行办法》。2．制发时间、依据

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加括号标于标题之下正中，有多种写法：制发时间和通过的会议；通过的会议及通过的时间；发布机关和发布时间；发布机关和首次发布时间及修订时间。

随命令和通知发布的办法，自身不显示制发时间和依据，但以后单独使用时，应将原命令和通知的发布时间标注于标题之下。(二)正文

1．总则、分则、附则写法

内容复杂的办法，可采用总则、分则、附则式写法。

总则写明制定办法的目的、依据、意义、适用范围、实施部门等。如《第五次全国人口普查办法》第一章为总则，分别写了目的和依据、领导机关、普查标准时间、经费来源、责任机关。分则列出具体的方法、步骤、措施、要求等，可分若干章展开。如《第五次全国人口普查办法》，分则共含第二章“人口普查的对象和登记原则”，第三章“人口普查的宣传和准备工作”，第四章“人口普查的登记和复查工作”，第五章“人口普查人员的选调和培训”，第六章“人口普查数据的公布和管理”，共计五章，含第六到第四十三条。

附则用来写特殊规定、补充规定和生效时间。如《第五次全国人口普查办法》附则共三条，分别涉及少数边远不便地区的特殊情况，实施细则的制定权，施行时间。2．直接分条式写法

内容简单的办法，直接分条即可。前若干条写目的、依据、宗旨等，中间较多的条款写方法、步骤、措施等，最后一两条写补充规定和实施要求。

(一)标题和制发时间、依据 1．标题

如果是试行或暂行，在标题中要写明，如《外商投资企业采购国产设备退税管理试行办法》。2．制发时间、依据

随命令和通知发布的办法，自身不显示制发时间和依据，但以后单独使用时，应将原命令和通知的发布时间标注于标题之下。(二)正文

1．总则、分则、附则写法

内容复杂的办法，可采用总则、分则、附则式写法。

内容简单的办法，直接分条即可。前若干条写目的、依据、宗旨等，中间较多的条款写方法、步骤、措施等，最后一两条写补充规定和实施要求。介绍信

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介绍信：介绍信是把自方的同事或业务关系介绍给对方，进行联系和沟通的常用信函。

格式：１.称谓。

２.正文：被介绍人姓名及身份简况；说明事由；后常用“望接洽为盼”等。