个体工商户档案管理标准_档案管理国家标准
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为进一步规范个体工商户档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《城乡个体工商户管理暂行条例》和国家工商行政管理总局《个体工商户档案管理暂行办法》，结合实际，制定本标准。
一、建档原则
１、个体工商户档案是工商行政管理机关依法对个体工商户登记注册、监督管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表等形式的历史记录，是工商行政管理机关对其实施监管的重要依据。
２、个体工商户档案管理的任务是接收、整理和保管，维护档案资料的完整与安全，为个体工商户的登记、监管提供基本依据，为国民经济发展提供有关的基础信息。
３、个体工商户档案资料主要有：名称预先核准登记、设立登记、变更登记、换照登记、注（吊）销登记、停（歇）业和验（换）照及监管资料等。
4、个体工商户档案是“谁发照、谁建档”。工商所被授权分层登记的，负责建立和管理个体工商户档案。档案按一户一档建立归档。
5、本标准适用工商所分层登记的个体工商户档案管理。个体工商户档案统一由县（区）局管理的，按照《企业登记档案管理标准》执行。
6、个体工商户档案管理要充分利用现有设备、软件、数据库的优势，实现规范化、信息化、自动化的档案管理，做到数据共享，减少劳动强度，提高工作效率。
二、档案的接收、整理
1、档案管理人员接收档案资料时，要检查案卷内容，符合要求的予以接收，并办理档案资料移交手续。
2、档案管理人员接收档案资料后，应按个体工商户接收顺序编排归档，每户一档（袋），装盒入柜。
3、档案入库信息录入。入库后应在相应系统录入档案管理信息，主要录入盒号、档案位置信息。档案位置信息格式为X局X所X柜X层。
三、档案保管的设施设备
1、档案室。个体工商户档案应专室存放。档案室要具备防火、防水、防潮、防尘、防霉、防虫、防鼠、防盗、防强光，以确保档案的安全。档案室还应配备必要的档案专用工具。
2、档案柜。档案室尽可能配备足够统一制式的铁制档案柜，所有的档案资料要入柜存放。
3、档案盒。统一采用硬性档案盒，每盒装10户个体工商户档案。档案盒应统一编号，档案盒背脊粘贴盒内档案注册号，字迹清楚，做到竖形排放整齐。
四、档案管理定岗定员
1、个体工商户档案按照专业档案管理，实行专人负责，实行岗位责任制。
2、档案管理人员应当具有大专以上文化程度，熟悉档案专业知识，具备基本的计算机操作技能。
五、档案管理人员岗位职责
1、档案人员要熟悉档案专业知识，热心本职工作。
2、认真做好档案管理。档案接收后，应及时整理，准确填写有关目录，及时成卷、装盒、入柜。
3、遵守各项档案管理的规章制度，认真负责地作好档案的安全保管及维护工作。
4、严格保管档案材料，不得将档案资料擅自带出档案室，不得随意允许其他人员进入档案室翻阅档案材料，不得自行改动、销毁、添加档案材料。
5、做好档案的日常检查和维护。对档案室内的电线、电器等设备、设施定期进行安全检查，及时发现和消除不安全隐患。发现档案材料有破损、变质现象，应及时进行修补和采取必要的技术补救措施。
6、发现有可疑情况或事故隐患不能及时处置的，应立即向分管领导报告，采取更有效的处置措施。
7、档案的迁入、迁出、移交时，应当严格交接手续，并记录备案。
六、档案的保管期限与销毁
1、个体工商户的档案管理期限分为永久、长期、短期。具有重要价值的个体工商户档案，如拥有“老字号”品牌、国家知名商标和在当地具有重大影响的，可列为永久性档案；在从事经营活动的个体工商户档案列为长期，长期档案年限为经营终止注销后再延续保存５年。注、吊销个体工商户的档案列为短期档案，短期档案年限为注、吊销后再保存５年。
2、短期档案的销毁时间，由县级工商行政管理机关与县级档案管理机关协商确定。
3、销毁过期档案必须依照档案管理部门的有关规定执行。销毁档案时，必须登记目录。登记目录永久保存。
七、档案资料查阅要求
1、各级组织和自然人需要查阅档案资料时，必须持单位介绍信和查询人员的有效证件，经本单位负责人同意后方可查阅。
律师事务所代理诉讼活动，查询人员出示法院立案证明和律师证件，可以进行档案资料查询。
上述查询，不得查询经营者的开户行、帐号、经营情况。
2、各级公、检、法、纪检监察、国家安全机关，持公函，并出示查询人员有效证件，可以进行档案资料查询。
3、应查询人员的要求，对档案资料的复印件，可以加盖档案资料查询专用章。
4、所有档案资料一律不得外借。需鉴定笔迹、公章、指纹的，一律凭公、检、法、纪检监察、国家安全机关的相关公函，并经分管局领导审批同意后方可办理。
5、查阅档案资料人员，要爱护档案，不准私自摘抄、翻印和转借，不准标注。严禁查阅人员在档案上修改、填抹、抽取、拆散。如发生上述情况，要追究有关人员责任。归还时，档案管理人员必须认真核对，保证资料的完整。
6、查询、复制档案资料，查询人应当缴纳查询费、复制费。公、检、法、纪检监察、国家安全机关查询书式档案资料不收取查询费（不包括档案复制费）。
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