办公室相关工作流程_社区办公室工作流程

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办公室相关工作分工及要求

1．办公室日常工作分工

办公室主任主要负责学校校务工作的管理、协调、传达、请示、汇报等。

办公室干事的工作采取分工合作的原则，协助办公室主任搞好校务管理，具体分工如下：

曾敏老师主要负责的日常工作有：会议及升旗仪式考勤；会议场地安排；会议室及接待室管理；学校功能室管理；会议及活动通知管理；条幅制作、收集入库；校长办公室及校长办公会管理；公文流转管理；车辆使用管理；教育信息网网上公告管理；领导交办的临时工作。

张姝老师主要负责的日常工作有：工会的相关工作、党务工作；订报纸及报纸的分发；安排制作学校通讯录；每周工作计划及大事记；食堂的餐票管理；教育局的杂志分发；制作各类放假通知及配合人事做好假期值班人员安排；对外接待、对外联络；会议纪要；报账工作；学校领导交办的其他临时工作。2．相关工作流程及要求（1）集会及升旗仪式考勤办法

由办公室曾敏老师负责全校性（含学部）集会和升旗仪式的考勤工作，原则要求全体教职工不得缺勤，每缺勤一次扣除50元绩效工资。如因病（或因事）请假，缺席会议或升旗仪式的，每两次算一次缺勤（因请假已经扣除绩效工资的除外）。（2）文件（或通知）签发工作

上级文件（或通知）的签发：由曾敏老师每天定时查阅教育局网上信息，负责登记督办，文件（或通知）先交办公室主任审阅，涉及单一部门的工作，直接将有批示的文件复印件签发相关部门，文件原件交档案室存档，重要的工作办公室主任要向校长汇报。文件涉及多个部门或部门不明确的，由办公室请示校长批示后，将有批示的复印件签发给相关部门办理，文件原件交档案室存档。各部门应将文件（或通知）要求的工作完成情况及时向办公室反馈。

校内会议通知：办公室负责拟发全校性（含学部）会议、活动的通知，负责拟发有校长参加的会议、活动的通知。其它由部门牵头召开的会议、组织的活动，由牵头部门负责拟发通知。（3）周工作安排及大事记

由办公室提前两天（上周五前）向学校各部门领导征集工作安排内容，每周一向全校发布，将周工作安排上传至校园网，并公示。

请各职能部门安排干事负责将上周重要工作进行简要小结，于每周一交办公室张姝老师，每周三前由办公室发布上周大事记，并将大事记内容上传至校园网。（4）校长办公会议纪要制度

凡涉及学校财务制度、安全责任制度、人事制度、教育教学管理制度等重大事项，由校长办公会议形成的决定，都需要办公室形成会议纪要，相关部门应严格按照校长会议纪要办理有关事项。（5）会议室、接待室管理办法 需要使用会议室和接待室的，由使用部门提前向办公室提出申请，并做好登记，由办公室安排。使用完后，应随手关闭门窗，关闭空调、照明电源等，并及时通知办公室，由办公室负责清扫、整理。因使用不善，造成损失的，相关使用部门负责人应承担管理责任。

学校组织召开的会议，由办公室负责会场布置。其他部门组织召开的会议，由会议组织部门向办公室提出场地使用申请，并由办公室协调物业管理部门，协助会议组织部门做好会场布置工作。（6）功能室管理办法

需要使用功能室的，由使用部门提前向办公室提出申请，并做好登记，由办公室统一安排。功能室使用完后，应随手关闭门窗，关闭空调、照明电源等，并及时通知办公室，由办公室通知物业管理部门对功能室进行安全检查和清扫。因使用不善，造成损失的，相关使用部门负责人应承担管理责任。（7）用餐管理办法

工作加班需要在校内食堂就餐的，十人次以内的凭部门书面申请，由办公室主任审批后，找张姝老师登记领取餐票并签字。十人次以上的，需要部门提出书面申请，办公室主任审批，报校长签字同意后，再找张姝登记领取餐票并签字。外请工作人员有工作报酬的，原则上不提供免费工作餐。

因工作需要外出用餐，一律要请示校长同意，报办公室主任备案并安排落实。用餐部门要明确用餐人数，用餐标准，再由办公室根据部门申请，落实订餐饭店后，向相关部门负责人反馈信息。（8）教师集体外出管理办法

教师集体外出学习考察，需要向上级教育管理部门请示报告的，组织外出的部门应及时制定学习考察方案及相关安全应急处理方案交办公室一份，并提前（至少两周，毕业年级教师外出至少一个月）找办公室填写外出活动申请报告，经上级主管部门同意的，方能组织外出学习考察活动。涉及活动金额较大的，根据财务管理要求，要按要求及时组织招投标活动。（9）车辆管理办法

学校公务车辆统一由办公室管理和调度。部门用车，由部门负责人同意后尽量提前向办公室提出申请，由办公室安排车辆；文件传递用车，由办公室直接安排，每天时间相对固定。非公务或特殊原因，不得使用学校公务车，未经办公室批准，司机不得私自出车。

因工作需要租用车辆的，用车部门应至少提前一周向办公室提出书面申请。

车辆需要维修的，应提前告知办公室，并经司机班长审核签字，总务主任同意后，方可办理维修等手续。（10）条幅制作管理办法

条幅制作由办公室统一管理。原则上，有上级部门参加的会议、活动，学校举行重大活动、召开重要会议可由办公室安排制作、悬挂条幅。

过去已有的条幅由办公室统一管理，能重复使用的尽量重复使用。学校一般性、日常性会议、活动原则上不制作、悬挂条幅。需要制作条幅的，由部门向办公室提出申请，经办公室主任审批同意后制作。

北京师范大学南山附属学校 二〇一二年五月二十三日