办公设备管理细则_公司制度管理细则

2020-02-28 其他范文下载本文

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办公设备管理细则

为建立完善的办公设备体系，规范对办公设备的管理，理顺申购、使用、维护程序，明确和落实办公设备使用和管理人的责任，提高办公设备使用水平，发挥办公设备的使用效率，特制定本细则。

第一条公司办公设备的界定

办公设备是指公司各部门在日常工作中用于办公和服务的各类设备和设施。具体包括： 1.电脑及相关附属设备类：含电脑、服务器、打印机、传真机、复印机、扫描仪、碎纸机、各种装订机、电话交换机、电话机；

2.影视摄录及播放设备类：投影仪、摄像机、数码相机、影碟机、录音机（笔）、电视机、机顶盒及监控设备；

3.办公用具类：空调、电风扇、饮水机、办公桌椅、沙发、茶几、档案柜、文件柜； 4.交通工具类：汽车、摩托车、电单车、自行车；

5.后勤及宿舍用具类：洗衣机、电冰箱、燃气（电）热水器、抽油烟机、微波炉、电饭锅、消毒柜、餐桌、餐椅、床头柜、衣柜、上下床。6.其他被公司认定按本细则管理的设备和器具。

第二条办公设备配备标准

公司办公设备分为标准配备和特殊需要配备，标准配备是以满足办公基本需求为条件的配备，特殊需要配备是各部门根据本部门实际工作情况而需额外添置的设备。

一、标准配置具体包括：

（1）部门经理以上办公室

① 办公桌（按实际需求统一配置）；

② 办公椅（皮质电脑椅，可配置招待客人用椅2—4把）； ③ 电脑一台（按办公应用配置）；

④ 材料及档案柜1—3个；（铁皮或木质文件柜）； ⑤ 电话（公司内线及外线各一部）； ⑥ 其它经审批需配置的设备；

（2）工作办公室

① 办公桌每人一张（1.4米内），相关部门增设阅图桌； ② 办公椅（木质或电脑椅），可配置招待客人用椅2—4把； ③ 电脑每人一台（按公司标准配置）；

④ 喷墨或激光打印机（一体机）一台（以满足办公需求为前提）；

⑤ 材料及档案柜若干（铁皮档案柜或文件柜，根据实际需要进行采购和摆放）； ⑥ 电话（公司内线，外线经部门申请后进行报装）； ⑦ 饮水机一台；

⑧ 财务部配备保险柜和点钞机，技术部配备专业绘图仪和复印机，接待室配备传真机和复印机。

（3）单船项目部集装箱办公室 ① 项目经理配备笔记本电脑； ② 办公椅3—5张；

③ 打印机（一体机）1-2台； ④ 饮水机一台；

⑤ 微波炉或小冰柜一台（根据实际需要进行申领，交船后交还仓库保管）； ⑥ 办公室按公司企业文化标准进行布置。注：所有办公室配置挂式或柜式空调。

二、特殊需求配置

对公司标准配置以外的办公设备，均纳入特殊需求配置，具体包括以下内容： ① 网络服务器、专业复印机、专业扫描仪、碎纸机、电话交换机；

② 投影仪、摄像机、数码相机、影碟机、录音机（笔）、电视机、机顶盒及监控设备； ③ 皮质办公桌椅、沙发、茶几； ④ 会议室、会客厅需配置的办公设备； ⑤ 汽车、摩托车、电单车、自行车； ⑥ 各具体项目部需要的电脑、网络配置设备。

⑦ 在标准配置中列有，但规格档次超过标准配置的办公设备； ⑧ 本细则未列入，但需购置的办公设备。

第三条

办公设备使用期限

电子类设备7年以上；家具类设备9年以上；办公桌椅6年以上；沙发6年以上；档案资料柜木制9年以上，铁制15年以上。

第四条办公设备的申购

1.对于电脑、工程打印机等3000元以上的大型办公设备申购，各部门应将所需配备的设备费用做入下一年预算中，经公司董事会批准后由办公室负责采购并分配至各部门。2.各部门根据工作实际需要向办公室提出设备购置申请，办公室对设备的品牌、型号、主要功能及价格和售后服务年限等情况进行考察。

3.对欲申购的设备调查了解后，由办公室权衡确定并提出性价比高的购置申请，所购办公设备属于公司标准配备的，由办公室进行购置；所购办公设备属于特殊需求配置的，购置申请由办公室审核后报总经理审批，经审批同意后方可购置。

4.办公设备购置后，由办公室办公设备管理人员将购置设备名称、品牌、型号、购置日期、购置地点、商家名称、联系电话、售后年限、购置价格以及购置人等基础资料登记备案（按公司办公设备管理软件要求的项目填入）。电脑设备需要将配置情况列明，并确定是否附带音箱、光驱等。

5.价值超过100元的办公设备，需要拍摄设备图片并由办公室和使用部门备案。6.办公设备采购统一由公司办公室负责。对在外地工区购置的办公设备，也需履行上述程序进行办理。

7.申购办公设备应符合公司的企业文化规定的颜色，如果申购的办公设备没有符合公司企业文化规定的颜色的，应购买与公司企业文化规定的颜色相近或严肃、庄重、大方，与办公环境协调的颜色。

第五条办公设备的入出库及领用

1.办公设备购置后，由办公室进行入库、备案、登记、编号，固定资产由经营部进行备案、登记、编排固定资产编号，办公室更新台帐，并加编办公编号。办公编号按以下原则进行：部门号+类别号+顺序号

部门号按使用部门英文缩写排列：办公室：OF 质检部：QC

财务部：FI 技术部：TE

经营部：BU 安生部：SF

舾装部：OU

类别编号按英文名称缩写编排： PC：台式电脑 SC ：扫描仪

GP：绘图仪 CT：笔记本电脑 TP：电话机 CM：相机

PT：打印机

OP：复印机 SP：不间断电源 PJ：投影仪 WM：饮水机

FAX：传真机

VCM：摄影机

MIS：其他杂项 FN：家具 PS ：碎纸机

AC ：空调 IF：网络设备

SEE：小家电

顺序号按购置先后顺序排列。例如：

OF/PC/01：即为办公室使用的台式电脑，序号为01。2.编号采用标签的形式粘贴到办公设备上。

3.各部门领用办公设备应持领料单，经领用部门主管领导签字后领用。4.对异地（单船项目部）自行购置的办公设备，回到公司后要补办上述手续。

第六条办公设备的管理

1.公司办公设备统一由公司办公室进行管理，负责公司办公设备检查验收、登记统计和调配工作，负责监督控制办公设备设施的耗材、能耗、维修成本，并对违反规定者向主管领导建议给予相应经济处罚或行政处分，保证公司资产的完整和合理使用。

2.办公设备实行责任到人的管理责任制，各部门负责人为第一责任人，对本部门使用的办公设备负责，办公设备具体使用人为直接责任人，对所使用的办公设备负责。3.办公设备个人领用时由办公室查验办公设备使用情况、是否完好，并办理签字领用手续后领用，签字手续由使用部门和办公室、财务部留存。对办公设备使用人变更的，由部门主管领导负责进行办公设备查验，保证办公设备的完好。

4.办公设备使用由办公室建立电子档案台帐，办公室和具体使用部门分别存档备查。电子档案台帐要列明办公设备名称、品牌、型号、购置日期、购置人、购置商家名称及购置价格、使用年限、售后服务年限、领（使）用部门、使用（责任）人等。

5.办公设备使用者有责任和义务妥善保管、正确合理使用办公设备，未经批准不得擅自外借他人。

6.设备直接责任人应熟悉和了解所使用办公设备的性能和特点，按设备使用说明和正确操作程序来操作办公设备。

7.要严格按照办公设备说明、程序使用办公设备，严禁野蛮操作和擅自接装、拆卸部件。

8.办公室需要按设备参数要求及条件及时安排相关人员进行保养办公设备，避免出现重使用、轻保养、弱维护的局面。专业的检测测量设备要按要求及时同技术监督部门联系进行检测年审。

9.各部门受办公室委托自行购置的办公设备，要将设备使用说明书、保修卡、设备相关资料、附属软件光盘等寄递到办公室存档。

10.设备直接责任人调离时，由办公室及部门领导（第一责任人）查看本部门设备管理台帐，了解调离人员使用的设备，指定交接双方办好交接并经交接双方签字确认。同时由办公室刷新备案登记。

11.交接必须监交。本部门负责人是交接双方的监交人，如人员调离或离职，暂时没有交接人的，由部门领导指定交接人进行交接，本部门领导的交接，由其主管领导指定监交人，交接清单上须有监交人签字方为有效。

12.各部门自行安排设备责任人岗位变动的，也需要履行以上交接手续，设备直接责任人变更情况由办公室及时变更备案。

13.办公设备由办公室同各部门每季度核对一次，价值超过100元的办公设备每季度都要拍摄照片并递交办公室存档。

14.对各部门公用的办公设备（如复印机、打印机、投影仪、摄录设备等也需要由主管部门指定一人做为责任人进行负责）。

第七条办公设备的维修（护）及报废

1.设备出现故障，要及时通知办公室，说明故障情况，由设备专业维修公司进行检修，并做好完整的办公设备维修记录。

2.维修费超过设备原值10%的，需按使用年限、损坏程度确定是否有维修价值。3.办公设备经检验确认需要维修的，维修费用在100元以上的，须办公室审批。4.设备出现故障无法维修或成本过高，且符合报废条件的，由设备使用部门提出申请，填写普通设备报废单，部门负责人签字后报办公室。固定资产的报废由设备使用部门填写固定资产报废单，报经营部和财务部备案审批，确定报废的，报总经理审批。经营部、财务部保留报废单，并抄送办公室。

5.报废后需要更换的，按办公设备申购程序办理。

6.报废设备由办公室和财务部进行处理，如报废设备能出售的，收回的款项交财务入帐，同时对报废设备在办公设备台帐上变更登记、审批表存档。

7.凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成办公设备损坏的，经使用部门和专业维修人员确认无法修复或修复后使用价值不大的，可提出报废建议，按报废程序经总经理审批后作报废处理。

8.申请更新的办公设备，原则上要达到本规定的使用最低年限，未达到使用年限的一般不予更新；

9.达到最低使用年限的办公设备，如还能继续使用的，一般不予更新、报废；

10.经批准更新的设备实行报废一件，更新一件；拟报废的办公设备需报办公室和财务部进行审核并经总经理批准后进行。

第八条、责任

1.购置的办公设备使用效率不高而又影响公司工作，造成浪费公司资源的，将追究购置申请人和审核批准人员的责任。

2.使用者（直接责任人）必须依照办公设备设施使用说明书进行正确操作，因操作不当损坏办公设备的，能够维修的，由个人承担全部维修费用，不能维修的，由办公室、财务部根据使用时间、新旧程度进行价值评估，当事人按评估价赔偿。

3.使用者有责任和义务保管好自己使用的办公设备，如发生遗失、损毁的由直接责任人按原价赔偿。

4.各部门领导（办公设备第一负责人）因管理失职造成办公设备损坏，能够维修的，第一责任人与直接责任人分别承担20%、80%的维修费用，不能维修的，分别按折旧价的20%、80%进行赔偿。

5.第一责任人因管理严重失职，造成使用者丢失办公设备的，第一责任人与直接责任人分别按原价的30%、70%进行赔偿，并视情节分别给予降低绩效工资等处分。

6.各部门负责人作为本部门办公设备第一责任人，如使用人调离，未及时进行交接并发生丢失的，由使用部门领导(第一责任人)负责赔偿。

本规定最终解释权归办公室所有。