行政专员工作手册_市场专员工作手册

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前台文员工作手册

第一章 职位说明书

岗位名称：前台文员

直接上级：行政部主任

直接下级：无

职责总述：在行政部主任的领导下，外来人员出入登记及接待，接转电话，监督员工正常考勤和外出登记，用车安排，协助部门负责人完成日常行政工作和部门负责人临时安排的各种事务。

职责描述：

1、公司办公环境的维护、办公纪律的监督；

2、接听电话，做好转接工作和电话留言记录。

3、监督员工正常考勤和外出登记，月底做汇总统计。

4、协助公司各种文件、制度的起草和编制工作。

5、负责办公室文件、资料、图书的收发、分类整理、存档、作废、销毁工作。

6、办公用品收发及各种办公设备、设施的管理及维护工作。

7、负责员工招聘事务的处理，录用员工考试的组织。

8、负责上情下达和各种信息的收集与反馈；

9、负责公司报刊、信件的收发等；

10、协助部门负责人做好日常行政管理工作的督促、检查；

11、完成部门负责人交办的其他工作。

工作责任：完成行政部主任下达的任务，尽力做好本岗位工作。

工作权利：

1、对行政部主任的管理工作有建议权。

2、对行政部主任管理中的不满有越级上诉权。

3、对公司员工考勤的监督权。

第二章 工作资格要求四川XX房地产有限公司行政部

一、职位要求：大专以上学历,形象气质佳，一年以上工作经验，普通话流利，具有

亲和力,工作认真、负责、细心，能熟练操作电脑和办公软件，会使用办公设备.二、基本行为特征

1、衣着得体大方，树立公司良好的形象。

2、面带微笑，言语和善，给同事和客户以足够的亲和力。

3、使用普通话和礼貌用语。

三、基本素质特征

1、亲和力，能够赢得他人的合作，同时愿与他人共同工作。

2、热情、活泼开朗、热情大方，以活力感染每一位客户和同事。

3、大方，面对来访人员大方得体，不退缩不张扬。

4、协作、积极配合行政部主任的工作。

第三章 工作描述

一、具体工作内容和流程

1、根据前台接待工作特性，树立良好的窗口形象，使用规范性工作语言，按制订的接待流程切实做好外来客人的接待工作；

2、协助部门负责人具体执行部分行政管理工作，检查并记录上班工作期间外出员工去向、原因、时间，并据此做好核实工作；

3、做好员工签到的监督工作，及时将代签到、迟到、早退员工汇总上报部门负责人，负责月底考勤情况的汇总，上报分门别类的规范考勤表；

4、掌握各部门外出公干用车预约情况，为部门负责人科学合理做好车辆调度提供依据；

5、协助部门负责人做好部署工作的跟进和电话催办，及时将收集的信息进行反馈。在前台人员工作繁忙的情况下给予工作协助，共同完成工作。

6、受部门负责人安排，与外部合作单位进行衔接，及时反馈过程中的相关情况和最终结果；

7、发挥服务功能，高效率、快节奏的为其他部门做好服务，加强对复印、打印的管理，杜绝浪费；

8、行政部各类表格的制作和管理，始终保证各类实用空白表格10份的存档。

每日固定工作：

9：00-9：15监督及检查考勤情况，对于迟到及代签到情况做好相应记录，及时汇报给部门负责人。

9：15-9：30在一楼领取报刊、信件，整理好发放到各部门，对报刊架上的报纸做更新，保留近三天内的报纸。

9：00-17：30公司办公环境的检查、整理。

9：00-17：30公司文件的复印、打印。

9：00-17：30 做好转接电话和记录留言的工作，对员工外出和来访人员做好登记工作。

9:00-17:30 公司通知及制度等的发文，传递到相关部门。

每周固定工作：

每周一做好周工作总结会的相关准备工作及会议的记录、整理。

每周三更新公司企业文化宣传栏。

每周四购买杂志

每周一、周四联系保洁人员打扫卫生。

每月固定工作：

每月月底最后一天收集各部门考勤记录，次月一日统计各部门考勤，未签到及请假单等经部门负责人签字后转到前台备案，每月二日之前补齐，过期不予办理。

每月15日、30日购《成都楼市》杂志。

每月20日领取《工程造价信息》资料。

每月26日将办公用品采购申请单发放各部门

每月28日汇总各部门次月所需采购办公用品

每月30通知各部门可填写名片印制申请单，联系名片制作公司进行印刷。

每月底更新内部员工通讯录，并及时传到各部门。

二、考核依据：

1、是否坚持原则，公正行政，有无投诉；

2、是否按照接待规范和流程进行工作，是否使用工作语言，佩戴工作牌

3、是否按照分工行使职责，有无协作意识，工作中是否存在推委情形；

4、遵守和执行规章制度方面怎样，有无营私舞弊、违规现象；

5、交办的工作完成情况如何等。

三、奖惩办法：

1、根据工作情况，建议奖励或惩罚，2、为试用期转正、职务晋升或降级、辞退提供参考依据；

第四章 工作指导

a)基本工作准则

1、准确的把握企业的经营方针，勤奋、诚实的干好本职工作。

2、为自己的工作而自豪，有使命感和责任心。

3、在工作中始终高标准、严格要求自己。

4、工作中严格按程序办事，做到井然有序，有条不紊。

5、对工作中的问题，要敢于向上司反映。

6、工作中要善于体谅别人，与部门同事互相合作，共同提高。

7、乐于接受领导和同事的检查监督。

b)接待须知

1、明快的表情热情的微笑

不论接待任何来访，给予明快热情的微笑都是非常重要的。

2、亲切周到

热情的帮助外来人员联系访问部门和个人，做好引见工作，如未进行预约的来访者做好下次来访的预约登记并联系好所仿部门或个人。

3、电话用语

“您好，XX房产！”

“请稍等，马上为您转接。”

“对不起，XXX现在不在，需要我为您留言吗？”

“对不起，XXX现在不方便接听您的电话，请在XX时间打来好吗？”

4、闲时有序

一旦工作有了闲暇，也不能散漫，越是闲暇，也应该自重、注意小节。

5、仪态仪表

对于女性员工来讲，适当的淡妆是必不可少的。但应切记略施粉黛会尽显女性风采，妖艳刺目的化妆会影响客户的感觉。比起化妆来，身体的整洁更重要，其首要是保持个人卫生，保持服装的干净得体，一般的装饰品应尽量少戴甚至不戴，工作时间须着正装。

6、从上班到下班

一天之际在于晨，所以每天上岗都应该是振作精神，检查自己。下班前，清理一天的访问情况和每日工作情况，同时做好下班时的考勤工作。

本工作手册内容本人已认真阅读，并自愿接受公司按以上内容进行考核，若本人不能胜任以上要求，接受公司安排（包括工作调动、解除劳动关系等）。

承诺人：

日期：

四川XX房地产有限公司

2011年3月21日