档案管理流程_档案管理操作流程

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档案管理流程

1.档案收集

各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。2.档案保存

各部门文件、合同等资料的原件需要保存，由各部门分别进行整理，并将编制的“移交目录”按季度向行政部移交。其中，电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案指定的电脑硬盘内或制作成专门光盘并进行编号保存；对文件、合同要登记详细信息，并编制目录，以便检索利用；文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件与档案柜中。3.档案借阅

借阅档案要履行借阅手续，填写“档案借阅审批单”。借阅档案原件只限在公司内，不准带出；必须带出公同查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准。借阅的档案被交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失成损坏，则应立即报告直接上级。借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，则须重新办理手续。借阅档案的人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。4.档案销毁 对已失去利用价值的档案，必须写“申请销毁报告”，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理批准，方可销毁:执行销毁任务时，必须由行政部工作人员监督销毁，监督销毁人不得少于两人，并在销毁目录上签字:最后，把销毁目录和部门经理、部门分馆和总经理的批准手续文件，一并存档予以永久保存。

关于档案管理的标准，通常应做到“四不”，即不散（不使档案分散）不乱（不使档案互相混乱)、不丢(档案不丢失，不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。同时，我们还应做好防火，防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。