物业服务合同签定培训中物联CPAG_物业服务合同签订程序

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物业服务合同签定培训

根据《中华人民共和国招投标法》及国务院颁布的《物业管理条例》相关规定，中标物业服务企业应在规定期限内与招标单位依法签定物业服务管理合同。

物业服务企业应以中标方案作为基础，招标单位意愿为参考，国家推荐合同为范本，并且利用自身专业优势，主动承担所需签定合同初稿编制责任，用以减少招标单位工作强度，同时也使企业处于合同谈判相对有利位臵。

物业服务企业可将签定物业服务合同分为编制合同文本、洽谈合同条款、举行签字仪式工作阶段，并且分别指定合适人员完成不同阶段所需工作任务，用以充分发挥企业整体人才资源优势。

1、编制物业服务合同：

物业服务企业可以通过网络搜索获得最新合同范本，并在使用合同范本编制中标社区物业服务合同之时，注意不要改动范本签约主体、范本服务范围、范本服务质量、双方主要权力义务等项合同规定内容，避免提高社区服务责任，增加企业经营管理风险。

1．1编制合同人选：

物业服务企业可以利用竞标方案编制人对于项目相对熟悉、策划能力较强、工作思维相对严紧的个人优点，指定其为合同初稿编制人。

1．2合同编制要点：

合同编制人做为企业聘用员工应将编制精力放在物业收费标准、物业收费方式、物业服务管理合同期限、物业服务交接、物业服务管理用房、使用房屋是否付费、物业服务管理所发生水/电费用是否应该进入成本、物业入户维修是否应该收费、社区机动车辆/非机动车辆管理收费、前期遗留问题处臵、接管社区服务所需房屋装修费用、接管社区所需办公设备/用品购臵费用、社区建筑公共区域使用管理、社区公共资源经营收费以及利润分配方式、业主欠费违约责任、业主管理委员会对待业主违约承担责任、业主管理委员会如何行使监督管理权力、双方出现严重分歧仲裁管理单位、解除合同方式以及单方违约解除合同责任等与物业服务企业利益相关联的问题之上。

1．3、编制要点细则： 1．3．1物业收费标准： 按照中标方案标准填写。1．3．2物业收费方式： 按照中标方案标准填写。1．3．3管理合同期限：

由于中标方案出于技术原因大都不会按照招标文件要求写明合同服务期限，所以，编制合同人员可以根据企业收益估算自主写上3～5年。至于对方是否同意，可谈判人员去谈。

1．3．4物业服务交接：

物业服务的二手项目交接，是个非常繁杂之工作，需要真对社区情况编制专用交接工作程序。物业服务企业竞标方案中，通常应该编有“社区物业服务交接”章节，详细阐述物业服务交接程序以及相应质量标准。合同编制人只需约定“社区物业服务/管理设施、设备接管主体为业主管理委员会，中标物业服务企业可受其委托代行接管/验收工作，并且承担质量责任。”目的是为防止交接之中出现严重质量问题、以及侵害业主利益现象之时方便业主依法维护自身权益。同时，也是为了防止中标物业服务企业过早陷入社区业主、前期物业矛盾之中，增加接管/验收阻力。

1．3．5物业服务管理用房：

编制合同之时应对是否提供物业服务管理用房使用房（含物业服务后勤保障用房）、房屋所处位臵、房屋所占面积、房屋是否需要付费、所付租金必须记入成本，物业服务管理所发生水/电费用是否应该进入成本等做出明确约定条款。

1．3．6物业入户维修服务：

物业服务二手项目由于将要面对众多前期物业遗留下来问题，入户维修强度将会远远多于前期物业服务阶段。所以，入户维修是否应该收费，以及收费执行标准需要双方做出约定。

1．3．7社区车辆管理：

物业服务二手项目合同之中，同样需对社区机动车辆管理方式（物业自管/委托专业公司管理）、地面/地下以及临时来访车辆收

费标准、机动车辆进/出社区查验凭证；非机动车辆管理、收费等项事宜做出约定。

1．3．8前期遗留问题处臵：

物业服务二手项目由于需要面对房屋开发建筑质量，业主违规装修渗漏、改动供暖管路室内温度降低，物业维修质量责任等项前期遗留问题。所以，应对遗留问题处臵设臵必要条款加以约定，避免中标物业服务企业由于代人受过，引发新一轮的物业管理投诉。

1．3．9前期接管费用：

根据物业管理相关政策，开发企业应为物业企业提供进场开办费用，用以物业企业采购办公以及维修所需设施、设备。由于二手项目将随社区主体权力转移，变成全体社区业主，开发企业所提供的物业开办费用也应同时转交社区全体业主所有。所以，合同应该约定业主管理委员会需向前期物业主张索要开办费用合法权益，并且要求提供办公、维修设备/工具采购物品清单，同时委托中标物业代理接管/验收工作。

对于开办费用不足，业主可以要求前期物业企业提出有效法律证据，暂时不允追究责任，留待调查之后处理。

对于二手项目接管开办费用不足，招标主体社区业主管理委员会又无办法出资注入的问题，中标物业服务企业可以采用借资垫付，用以满足物业服务需要。中标物业服务企业可在合同之中编入开办费用垫付/返还方式条款，注明中标物业服务企业出于社区物业服务管理需要，可以垫付部分开办费用，并可以采用提供采购物品清单，等

待社区业主管理委员会的审核确认之后再行采购。中标物业服务企业所垫开办资金，可在服务合同期满后由业主管理委员会负责如数返还。业主管理委员会如果合同期满之后不再续约，应该要求下一中标企业出资返还，同时约定业主管理委员会应该承担返还费用责任。

1．3．10社区建筑公共区域的使用管理权限：

中标物业服务企业应与社区业主管理委员会，就社区建筑公共区域（含建筑物地下室，根据“物权法”规定的属于社区业主的权力区域）的使用管理权限，特别是物业服务企业出于满足物业服务职工后勤保障需要，依此条款安排职工宿舍、餐厅、淋浴间、活动室等。

1．3．11社区公共资源经营利润分配：

中标物业服务企业应与社区业主管理委员会，就社区建筑公共区域（含建筑物地下室，广告位、经营店面）的租赁经营收益，签定明确分配条款，避免引发不必要的经营管理矛盾。

1．3．12业主欠费违约责任：

中标物业服务企业应与社区业主管理委员会在违约责任范围之内，约定业主应该自觉承担缴费义务、欠费滞纳金的罚收比率、以及社区业主管理委员会应该承担帮助物业服务企业追讨业主欠费责任，联合发出催费通知，并在物业服务企业决定通过法律诉讼追讨业主欠费之时，出据追讨欠费书面证明证据。

1．3．13业主违反公约责任：

《业主公约》应是社区全体业主约束各自行为、创造和谐社区所约定的业主共同遵守准则。业主管理委员会做为业主大会决议的执

行机构，理应承担监督社区业主履行“公约”的责任。物业服务企业做为社区物业服务管理单位，应该熟知《业主公约》内容，并在发现违反“公约”行为之后及时报知业主管理委员会，由其出面制止违约。同时，如果业主管理委员会提出要求，物业服务企业应该予以配合。必要时也可接受委托，采取通过法律诉讼方式制止违反《业主公约》行为，维护多数业主权益。

2、洽商物业服务合同：

由于物业服务二手项目的招标主体多为社区业主管理委员会，其招标执行综旨是将业主利益尽可能的扩到极致。所以，处在排名第一位臵物业服务企业所投竞标方案，并不代表招标单位必须全盘予以接受。而能否获得物业服务二手项目管理的竞标成功，也应要看是否可以顺利签定物业服务合同为准。为此，物业服务企业可以根据企业对于竞标项目重视成度、竞标项目管理面积大小、竞标项目服务管理难度，组织竞标项目签约小组，通过合同积极洽商签下物业服务管理合同。

2．1签约洽商小组：

签约洽商小组应由拟派项目经理、业务拓展责任人员以及企业高层管理人员所组成。

2．2合同洽商依据：

物业服务企业应以所编制的物业服务合同及企业竞标服务管理方案为洽商依据。

2．3洽商合同方式：

任何商务合同都是签约各方表达此项合同真实意愿的有效认可凭证。物业服务二手项目管理合同也与其它任何商务合同一样，也有一方服价、一方压价，各自据理力争、试图对方接受己方条件，双方适当让步，最终形成共识的商务合同共性。

物业服务企业应该利用所具有的自身专业知识优势，尽可能多的准确引用相关法律条文、物业服务管理法规、地方相关政策，并且结合实际案例说服对方接受己方观点。同时，也应处在业主角度考虑对方所担心的各项实际利益，争取通过所签合同打消对方疑虑，最终达成双方共赢，形成确认合同文本。

3、物业合同公示：

根据《物业管理条例》社区重大问题应该取得多数业主的规定，同时也为减少日后关于更换物业服务企业程序是否合法争异，真正保障物业服务企业自身权益，减少恶意抵制物业服务行为，中标物业服务企业应该提醒业主管理委员会将所形成“确认合同文本”，在社区之中予以公示。

待公示期满15天后，如果没有超过三分之一的业主签名提出反对，方可视为获得多数业主同意，业主管理委员会再发出签约公告，完成依法公示程序。

4、物业合同答疑：

在“确认合同文本”公示进行到7天之后，物业服务企业可以要求业主管理委员会安排一次社区业主答疑，派出企业高层管理人

员、拟派项目经理、拟派客户服务经理当面回答业主疑问，解释合同条款，打消广大业主顾虑，和业主管理委员会一道促成“合同”得以顺利签下。

5、举行签约仪式： 5．1举行签约仪式目的：

对于物业服务企业来说，举行物业合同签约仪式具有表明企业重视程度，拉近签约双方距离，获得签约影像资料，防止恶意抵制诉讼，收集企业业绩等做用。

5．2举行签约仪式：

物业服务企业可请业主管理委员会发布签约日期通告，邀请社区业主参加合同签约仪式。

5．2．1选择签约仪式地点：

物业服务企业可以根据企业办公场所条件，考虑将签约仪式地点安排在企业会议室或临时租赁场所之内，用以展示企业实力以及方便会场布臵。

由于此时物业服务企业并未接管社区服务，对于社区缺少控制权力，不能保证仪式不被人为干扰、破坏。所以，签约仪式地点尽量不要选在中标社区之内。

5．2．2选择签约仪式时间：

签约仪式的日期，应该尽量选在周末公众休息之日举行，用以照顾业主管理委员会成员多为公义行为避免影响工作。

签约仪式的时间，最好选在上午9∶30或是下午3点举行，用以错开用餐时间，降低签约仪式成本。

5．2．3考虑安排接送业主车辆：

物业服务企业可根据自身情况考虑是否安排接送参加签约仪式业主车辆，并且按照双方约定签约日期以及业主管理委员会所报参加仪式人数，委派客户服务经理代表企业提前带车到达社区，等候、接/送参加仪式业主，尽量展现物业企业人性化的关怀服务理念。

5．2．4布臵签约仪式会场：

物业服务企业可以要求办公室来承担签约仪式会场布臵的，策划以及组织管理责任。同时，要求签约项目经理带领己经到岗的客户服务、工程维修人员在办公室的指挥之下，完成会场布臵。

会场布臵所需制作横幅、宣传展板、桌位标牌，以及签约仪式所使用的扩音、投影、慑录、照相、指挥调度无线对讲，招待业主所需茶点、水果应由承担会场布臵责任的办公室来统一负责。

5．2．5签约仪式所需费用：

签约仪式所需费用，应由办公室提交仪式活动预算，经企业总经理签字批准后予以执行。

签约仪式所花费用，应该计入企业市场扩展成本，同时纳入中标项目考核管理支出。并在项目收益之中扣除此笔费用之后，方在进行项目年终考核。

5．2．6邀请参加签约仪式政府主管部门代表：

社区业主管理委员会与物业服务企业应该联合邀请，项目所在区域政府主管物业部门，派出所、街道领导做为贵宾参加签约仪式，共同见证这一历史时刻。

5．2．7签约仪式的组织与接待：

物业服务合同签约仪式可由企业办公室出面承担组织、接待管理责任。

欢迎签约社区业主：

办公室可在签约仪式前一天发布“接待工作通知”，要求企业直属部门员工、签约项目工作人员于签约之日穿着企业统一工装在签约仪式外场集合，听从办公室工作人员调度，参加欢迎签约社区业主工作。

参加接待业主人选：

签约项目所有管理人员、客户服务工作人员，企业拓展部门人员，企业办公室工作人员，企业高层管理人员等。其中，客户服务工作人员、企业拓展部门人员还应承担签约社区业主接引、陪同方面工作。

签约仪式主持工作人选：

签约仪式主持可由企业拓展部门或是办公室的工作人员承担。签约仪式主持应该拟定“签约仪式程序”，经企业总经理认可之后，通知企业参加仪式高层、办公室、签约项目经理等，并由签约项目经理传达至项目团队所有职工。

5．2．8签约仪式程序安排： 签约仪式主持人宣布签约仪式开始； 企业总经理或副总经理致欢迎词；

社区业主管理委员会主任简要介绍更换物业服务企业招标工作程序；

企业总经理或副总经理向参加签约仪式业主介绍社区项目经理、客户服务经理、工程部经理、保安部经理等项目主要管理人员；

社区项目经理代表团队职工表态，并可发表任职感言； 社区业主管理委员会委员代表社区业主提出服务管理希望； 政府主管部门领导讲话；

社区业主管理委员会主任、物业服务企业总经理或副总经理代表双方签定物业服务合同，并在交换签字合同文本之后双方握手留影；

主持人邀请参加签约仪式来宾共同举杯庆祝签圆满成功； 社区业主管理委员会主任公布中标物业服务企业接管社区日期，邀请社区业主、与会贵宾参加物业交接仪式；

主持人宣布签约仪式结束。

物业服务企业管理班子、社区项目管理团队恭送业主登车，项目客户服务经理陪同业主返回社区。

物业服务企业可视程序安排，宴请参加仪式贵宾。并且邀请业主管理委员会选派代表陪同。

6、签约合同归档：

物业服务合同做为物业服务企业承接服务企管理的重要法律凭证，对其所进行的保管工作应属企业重之重。物业服务企业办公室做为企业日常行政管理执行机构，应该承担企业所有档案管理责任。

物业服务企业办公室可以利用“印章管理制度”，来对企业所有经营活动予以监督控制，并将所有经营合同及时收回并且存入档案。对于因为承担履行合同责任所形成的对照查阅需要，可以采用领取合同复印文件方式予以满足。

任何未经企业总经理批准的“借用”合同原件行为，都应受到办公室的直接拒决。