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篇1：秘书工作手册：日程安排 秘书工作手册：日程安排
控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。
“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。
一、总体日程安排
领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。
（一）总体原则：
?了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，-优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；-了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点； ?对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；
?明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理； ?定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；
?注意日程安排的时间松紧，适当安排；
（二）经验与技巧
?周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；?在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务； ?根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；
?对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致； ?不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理； 月/周计划安排模版
?可使用notes日历功能，填入相关安排，打印即可； ?也可按照总经理习惯，自行制作日程表；
二、出差日程安排
做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。通过秘书的计划，把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的一个体现。
（一）国内出差 ? 出差前：?确定出差目的和日期； ?确认总经理出差陪同人
?与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安 排、所到地地址、需
要的路程时间、接待人员等信息。）
?确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒
店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）； ?完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见 范例）。
?根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。
?拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出 邮件和复印件（财务部 等）。（见范例）? 出差中 ?在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。
?根据总经理日程安排，随时通报公司及gm关心的业务进展情况； ?配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。?根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；? 出差后 ?及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展； ?出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关 人员或存档；
?向总经理认为有必要的合作方致感谢函。?各种差旅费用报销； ?跟进业务后续事宜；
（二）国外出差
出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点： ?根据公司最新业务情况准备presetation（中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。
?机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型； ?注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带； ?根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物； ?准备当地的地图及国家风情资料； ?确认对方还是我方提供翻译服务； ?回国后向邀请方致谢。
（三）陪同出差
陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：
?登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人； ?到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理；
?每日及时核对本日及第二天的日程安排； ?提前设置清晨叫醒，并安排早餐； ?根据当天的日程安排落实车辆； ?及时提醒并事先落实各项安排；
?携带总经理名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）； ?注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）?着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；
?出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。附件一：出差物品携带表 授 权 通 知
电脑公司副总裁---在2000年6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、经营管理等相关签字权授予副总经理---，台式电脑事业部其他相关财务及文件审批授权予常务副总经理---，除台式电脑事业部外其他事业部系统相关财务签字及文件审批委托副总裁---处理。特此通知------2000.6.14 附件三：国内出差日程范例篇2：storz采购流程 storz采购流程
一、订货（最普通订单）1.晓雪邮件问胡静查库存： 有库存，不用订； 没有库存，订货。
2、做采购订单
注意：科室、医院级别 是否加急（邮件强调）：加急，先付50%；不加急，可先不付 检查清单（型号、数量）
可以参考ks-bj3554cn入单样本
3、入单
入单前找晓雪在检查一遍 确认无误，邮件发给tracy.4、tracy邮件发来新订单后
检查、盖章、扫描、转成pdf文件发给tracy，抄送vivi sap里做采购订单、预付款申请（注意日期）如订单加急需付款，填写“采购支出申请单” 签字分别：自己——晓雪——姚姐——李姐 付款：晓娜付款后ｑｑ发付款凭证 付款凭证邮件发给ｔｒａｃｙ就可以了 在ｅｘｃｅｌ表里填好 ５、内贸合同
内贸合同需在货到上海之前提交注意：保修期：主机和内镜免费保修一年，器械免费保修三个月
配置清单要有主任签字，通常是自己亲自手写 步骤：检查合同保修期、清单
确认没有问题，盖章、扫描发给ｔｒａｃｙ 快递：
采购订单盖红章，有陈总签字
内贸合同复印件（扫描过的）盖红章的 快递给ｔｒａｃｙ并邮件告之
一般内贸合同要攒多了统一发给ｔｒａｃｙ，通常是月底或者隔月，看合同多少 ６、如何做章
有时候合同还没签回，需要提交内贸付款提货，做合同就需要有章，怎么做章？
我的文档——新建文件夹——软件——软件印章大师——ｓｅａｌｘｐ１１．ｅｘｅ——新建——左上选章——右上修改章的文字——修改好后点上面“工具”——导出印章图像——把章直接替换到原来合同或复制粘贴到ｗｏｒｄ文档 ７、到货
一般ｓｔｏｒｚ承诺２个月到货，但通常都到不了，会晚 大约一个多月的时候或者快到期时，要开始发邮件了，问货现在是什么状态，大概还有多久可以到货？然后定期查询。
如果ｔｒａｃｙ问：缺货，是否接受分批发货？－－要先跟销售确认一下，如果接受分批，货到后能不能给医院交，确认好后再答复ｔｒａｃｙ。８、货到上海后：
付款提货ｔｒａｃｙ发货后第二天上午１０点后会发packing list装箱单，把装箱单邮件发给胡静，抄送给晓雪。
同时，给销售们发邮件，告之预计到货时间（通常是上海发货后，3天左右能到公司），要求大家做好交货准备。
9、国内采购
国内采购要在上海发货前到货。
具体跟供应商联系，签合同、问发票是不是增值税专用发票，新的供应商要提供其公司的三证（一般都是邮件）
10、货齐交货。采购流程就算结束。
二、订货（特殊订单）
1、不是直接跟医院签合同，而是先跟二级经销商签合同 先填写《项目性合作经销商申请表》，并红章扫描给tracy(要有经销商和安博生红章）采购订单入单时，需填好右下角的“项目性经销商资料” 其他流程都不变。
具体参考：ks-bj2536/372、外贸订单——通过外贸公司签的合同
填写采购订单、外贸公司信息邮件告诉tracy 填写佣金申请和特殊订单操作申请，盖章、扫描给tracy 具体参考：kc-bj3015cn3、新的客户
给一家新的客户采购时，需填写《新增医院信息表》发给tracy具体参考：ks-bj3534cn 博奥采购流程 采购来源：
1、博奥生物：耳聋芯片、分枝杆菌核酸检测试剂盒（pcr）、结合耐药、菌种鉴定
2、天根生化：dna提取试剂盒
3、亚太合众：实验室耗材
一、从博奥生物采购： 联系人：侯红霞
电 话：010-80726868-8259 产品规格、型号、价格： 耳聋芯片（300065-1）
1盒=24人份，1人份=200元1盒=24*200=4800元 分枝杆菌核酸检测试剂盒（2724-3-11）
1盒=20人份，1人份=15元 1盒=20*15=300元 结合耐药（2724-3-15）
1盒=12人份，1人份=130元1盒=12*130=1560元 菌种鉴定（2724-3-10）
1盒=24人份，1人份=150元 1盒=24*150=3600元 具体流程： 销售做好的订单（有车哥签字）给侯红霞打电话：问是否有现货？如果有，问有效期多长？如果没有，问要等多久？ 确定有后，在系统里做采购订单、预付款申请、付款
发邮件：买的东西、数量、发到哪个医院、要求到货时间、收件人信息、汇款单 货到后，侯红霞会发来验收单
验收单盖章、确定货到了找销售签字、扫描给侯红霞
在验收单上写明sap系统号、采购订单号、给哪个医院的。然后把验收单给胡静。发票是增值税专用发票。
二、从天根生化采购： 联系人：刘雅静
电 话 ：*** 价 格 ：1盒提取试剂盒960元（含6%税点）
订货之前打电话确认是否有货？什么时候送货（天根公司有专门的送货人自己去医院送货）发票快递到公司。
确定好后，发邮件，写清买什么东西？数量、收货医院信息
在系统里做采购订单、预付款申请、付款（也可以先发货后付款）到货后告诉胡静，通知入库 跟踪后续发票。
三、从亚太合众采购： 联系人：郑学峰
电 话：*** 销售确定好买什么后邮件发来一个单子，要有车哥签字，或者车哥先邮件答应，再回来补签篇3：外贸骗术
1.大家经常会收到这样的询盘，像这类的询盘基本可以断定都是垃圾询盘，如果你回复过去后，很大可能回复过来的就是发一链接，让你填写邮箱号、密码登陆，这样你的 邮箱就被别人盗走了，很卑鄙的一种。3.会有一种直接往邮箱里发exe.格式的附件，让你点击安装，小心哦，这个可能是木马病毒，我遇到过一次，电脑系统直接提醒是木马病毒，赶紧删除并对电脑杀毒。
4.以尼日利亚为主的骗取邀请函的黑人老外们，还没怎么谈判呢，就要求来验厂、看机器，然后就让发邀请函。因为邀请函是要加盖公司公章的，只要老外在华期间出现任何违法行为，都是有连带责任的。所以遇到这些要求邀请函的，要慎重一点。
5.付款骗局，一些老外会说他们国家规定要用dp或者lc等付款条件，特别是dp，对于出口商是百害而无一利。在论坛上也看到不少银行和进口商勾结拒付的例子。所以提醒大家，在接受dp的时候要了解清楚这个公司的信誉，甚至是这个国家外汇的信誉，公司的实力等等。6.大金额的幌子来吸引外贸人的眼球，这时候，特别是外贸新人，不要被可观的提成遮蔽的双眼了，谨防上当。
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