深大185号《深圳大学文献资源采购管理办法》可编辑_图书采购及管理办法
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深 圳 大 学 文 件
深大〔2014〕185号
关于印发《深圳大学文献资源
采购管理办法》的通知
全校各单位：
现将《深圳大学文献资源采购管理办法》印发给你们，请遵照执行。
深圳大学 2014年7月10日
深圳大学文献资源采购管理办法
（2014年7月10日校长办公会议通过）
第一章 总则
第一条 为规范学校文献资源采购管理，提高资金使用效益，依据《中华人民共和国招标投标法》和《深圳大学采购管理办法》，制定本办法。
第二条 本办法适用于图书馆、教学科研单位资料室使用财政性资金采购文献资源及其相关费用的管理。
第三条 文献资源包括纸质文献、非书资料、电子资源。相关费用包括电子资源代理费、文献加工辅材的采购费用、图书数字化加工费用、报刊装订及旧书修补费用，以及馆际互借费、文献编目数据费、文献运输费等费用。
纸质文献指各类型的图书（进口图书、国内图书等）、连续性出版物（进口报刊、国内期刊、国内报纸、年鉴等）、特种文献（特殊出版物、内部出版物等）等纸质印刷型文献。其中进口图书指需要办理进口报关手续的在中国境外出版的外文原版图书和在香港、澳门、台湾等地出版的港澳台版图书（港澳台版图书俗称港台图书）；国内图书指在中国大陆出版的非进口类图书；进口报刊指需要办理进口报关手续的在中国境外出版的外文原版报纸和期刊以及在香港、澳门、台湾等地出版的港澳台版报纸和期刊；国内期刊指在中国大陆出版的期刊；国内报纸指在中国大陆出版的报纸。
非书资料含录音制品、录像制品、投影制品、电影制品、缩微制品、全息照片、图片、模型制品以及多载体非书资料等。
电子资源指光盘数据库、电子图书、电子期刊、文献管理软件、全文数据库、事实数值数据库、多媒体数据库、文摘索引数据库及其他各类数据库等。
电子资源代理费指通过进出口公司购买中国境外出版的电子资源时向进出口公司支付的手续费。
文献加工辅材指为保护或标识文献而附着在文献上或作为文献包装的一部分的相关材料，如磁条、书标、条形码、CD盒等。
图书数字化加工费用指将纸质图书数字化加工成电子图书的扫描加工费用。
报刊装订及旧书修补费用指把报刊装订成册和修补破损旧书所发生的费用。
第四条 学校招投标管理机构负责学校集中采购范围内的文献资源采购工作的组织、实施及文件归档。图书馆等采购单位负责提出采购申请、提交采购需求、派代表参加评标活动、签署合同、验收、付款；负责电子资源的调研、文件归档及购买后的技术支持与信息服务；以及负责自行采购范围内的文献资源采购工作等。
第二章 采购组织形式和范围
第五条 文献资源采购组织形式分为政府集中采购、学校集中采购和单位自行采购。相关定义参照《深圳大学采购管理办法》第三章相关条款。
第六条 国内图书为政府集中采购品目，按照深圳市政府发布的年度政府集中采购目录要求执行政府集中采购。
第七条 学校集中采购的文献资源及其相关费用包括：进口图书（外文原版图书和港台图书）、进口报刊（外文原版报刊和港台版中外文报刊）、国内期刊、非书资料、文献加工辅材、图书数字化加工费用、报刊装订及旧书修补费用、电子资源、电子资源代理费等采购项目。标准如下：
1万元(含)以上的进口图书、进口报刊、国内期刊、非书资料、文献加工辅材、图书数字化加工费用、报刊装订及旧书修补费用。
1万元(含)以上，非集团采购的新订电子资源。1万元(含)以上，价格涨幅超过5%（含）的非集团采购的续订电子资源。
代理费在1万元（含）以上且未指定代理商的集团采购的电子资源代理费。
第八条 单位自行采购的文献资源及其相关费用包括：单一来源且统一售价（统一定价且没有折扣）的纸质文献、单批量采购金额在1万元以下的零订纸质文献、不可议价的费用、集团采购的电子资源以及第七条规定的学校集中采购限额以下的进口图书、进口报刊、国内期刊、非书资料、文献加工辅材、图书数字化加工费用、报刊装订及旧书修补费用、电子资源、电子资源代理费。
（一）单一来源且统一售价的纸质文献：国内报纸、购权版外文期刊、某些指定独家代理的外文原版期刊、某些自办发行的刊物、按需出版（复制）的图书、某些内部出版物、特殊出版物等。
（二）单批量采购金额在1万元以下的零订纸质文献：读者荐购的文献、年鉴、馆藏补缺图书等。
（三）不可议价的费用：馆际互借费、文献编目数据费、文献运输费等。
（四）集团采购的电子资源：各类型图书馆联盟或机构组织集团采购或联合采购的电子资源。
（五）1万元以下，非集团采购的新订电子资源。
（六）非集团采购，1万元以下或价格涨幅低于5%的续订电子资源。
（七）指定代理商的集团采购的电子资源代理费、代理费在1万元以下且未指定代理商的集团采购的电子资源代理费。
第三章 采购方式
第九条 政府集中采购、学校集中采购采用公开招标、竞争性谈判、单一来源采购、竞价、跟标采购以及法律、法规规定的其他采购方式。每种采购方式的适用范围参照《深圳经济特区政府采购条例》第三章相关条款。
第十条 学校集中采购项目中的进口图书、进口报刊、国内期刊、非书资料、文献加工辅材、图书数字化加工费用、报刊装订及旧书修补费用、电子资源、电子资源代理费等采购项目采用公开招标、竞争性谈判、单一来源采购、竞价、跟标采购等采购方式。
公开招标应当作为学校集中采购的主要采购方式，考虑到上述采购项目的特殊性，当公开招标出现投标人不足3家时，招投标管理机构可组织评审专家商定现场变更采购方式。
第十一条 学校各资料室采购文献资源可参照图书馆成交结果，进行跟标采购。
第十二条 单位自行采购项目，由各单位制定并遵照相关管理办法和程序自行采购。其中集团采购的电子资源，由图书馆等采购单位按照集团方案自行采购。
第四章 采购程序
第十三条 由深圳市政府管理的政府采购工作程序参照《深圳经济特区政府采购条例》第四章相关条款。
第十四条 学校集中采购工作程序参照《深圳大学采购管理办法》第二十一条。
第十五条 电子资源现场单一来源谈判应遵循以下程序要求：
（一）提出采购申请。由采购人向招投标管理机构提出书面申请。书面申请应包括以下材料：
1.计划财务部下达或核实经费来源的文件； 2.采购项目的采购需求。
（二）制定谈判方案
根据采购项目的需求和特点，图书馆等采购单位拟定采购合同的主要条款，明确谈判主要内容，形成单一来源谈判文件。
（三）发出谈判邀请
招投标管理机构向电子资源供应商发出谈判邀请，供应商在规定时间内领取谈判文件，并于有效期内将响应文件密封加盖有效印鉴后交到指定地点。
（四）组成谈判小组
谈判小组成员人数应为三人以上单数，其中图书馆、经济等方面的专家不得少于谈判小组成员人数的三分之二，图书馆等采购单位选派或委托至少一名代表参加。
（五）谈判
按约定的时间、地点，谈判小组与供应商就项目技术、商务和价格展开谈判，达成成交意向，形成谈判记录，由谈判小组和供应商签字确认。
（六）签订合同
根据谈判记录，招投标管理机构向成交供应商签发成交通知书，图书馆等采购单位负责签订合同。
第十六条 学校所有采购项目，由采购单位进行结算，需审计项目送审计机构依据相关法律法规进行结算审计后，计划财务部依审计结果支付款项。
第五章 档案管理
第十七条 招投标管理机构负责组织采购有关文件资料的整理和立卷归档。对于纸质文献，招投标管理机构应在招标或谈判工作结束后将有关文件资料完整保存，保存期限5年，须保存的文件资料主要包括：招标文件、评标标准、评标报告、采购合同等。第十八条 招投标管理机构与图书馆等采购单位共同负责电子资源采购档案的原始积累与整理工作，须长期保存的资料如下：
（一）集团采购项目：集团采购方案、订购回执、订购合同（进口电子资源还应包括代理付款合同）、验收报告、论证报告以及其他相关材料。
（二）非现场单一来源谈判项目：供应商首次报价记录、订购合同（进口电子资源还应包括代理付款合同）、验收报告、论证报告以及其他相关材料。
（三）现场单一来源谈判项目：单一来源谈判文件、供应商谈判响应文件（正本）、签到表、二次报价表、谈判记录、谈判确认书、订购合同（进口电子资源还应包括代理付款合同）、验收报告、论证报告以及其他相关材料。
（四）招标或竞争性谈判项目：招标/谈判文件、投标文件（正本）、招标/谈判记录表、统分表、评委打分表、签到表、招标/谈判确认书、订购合同（进口电子资源还应包括代理付款合同）、验收报告、论证报告以及其他相关材料。
第六章 附则
第十九条 参与文献资源采购的全体工作人员，应切实做到勤勉尽责、廉洁自律、依法采购，严格遵守各项廉政建设和治理商业贿赂的规定。在认真执行本管理规定的同时，不与投标供应商私下接触，不接受供应商的宴请，切实保证采购活动相关秘密信息的安全，并严格按照规范的程序实施采购。
第二十条 对参与文献资源采购的工作人员、供应商违规行为的处罚，依据《深圳大学采购管理办法》第七章执行。
第二十一条 本办法需依据深圳市政府发布的年度集中采购目录做出相应修订。第二十二条 本办法自颁布之日起施行。
抄送：校领导、综合档案室。
深圳大学校长办公室
2014年7月10日印发
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