办公室案例分析题_办公室管理案例分析题

办公室案例分析题由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“办公室管理案例分析题”。

五、案例分析题 20071．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下： 来电者：“是利达公司吗？” 陈小姐：“是。” 来电者：“你们经理在吗？” 陈小姐：“不在。” 了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：„„”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？ 请讲出理由并说明曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？

答：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示，(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地：(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应了。

小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？ 答：(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目；(5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？” 陈小姐：“是。” 来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？” 陈小姐：“1.8美元。” 来电者：“1.6美元一打行不行？” 陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”

陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？ 答：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)，(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门，(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话。

20062．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在正确的做法。(P73)

向他说明只能按职权分工办事，答：错误。1）文秘人员把需要上求得谅解后，按孙的意见办，(4)司亲自处理的信件先保存下来，并通过、知发信人信已收到，告如果不能求得谅解时，小曹应向诉对方何时可能得到答复。2）上两位领导分别自我检讨，再建议司指明在他不在时把收到的邮件两位商议一个方法遵照执行，(5)转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人如果矛盾不能统一，应向总经理员签名，并注明时间。3）上司授请示，遵照总经理的意见办，并权文秘人员处理一些应由他处理请他对孙或张作解释。这是文员的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎办理。在回信上执行主要决策人的意见。签上自己的职称，发出前复印一

份，留待上司过目。如果是回电4．某年3月5日，新欣化工公司或是面谈，则应在收到的邮件上的总经理出差了，这次的期限是写明回电、面谈的时间和内容，从3月5日至3月12日，预定以备后查。4）如果邮件很多，文12日上午回来。文员小王负责处秘人员还可以制作邮件摘要表。理公司的各类邮件。小王从收发表上列出何时收到邮件？怎样处室取回了邮件，其中上司亲启的理？做了哪些事？采取了哪些措信一封，一个邮包，总经理办公施等等。5）如果上司习惯于每天室收件三封，其中有一封寄自河给办公室打电话，文秘人员应该南分公司的信总经理曾关照过让把需要上司处理的每封信的内容销售科科长处理。正好销售科的大致记录一下，这样文秘人员就小李走过办公室，小王说：“小李，可以随时向上司汇报。6）如果上把这封信交给你们科长”，小李把司在临走时留下通讯地址和电信带走了。

话。文秘人员在处理邮件时遇到小王把总经理亲启件放在总经理棘手的事情，应及时向上司请示。办公桌的抽屉里，又拆开总经理7）把寄给上司邮包连续编号，这办公室收件，一封是邀请总经理样就会知道你寄的邮包是否全部参加定于3月12日下午的研讨到齐了。如果上司经常换地方，会，小王想，总经理前几天还谈在邮包上编号尤为重要。8）文秘到准备参加这次研讨会，12日他人员也可以把积压的信件分别放正好回来，一定会参加的。于是入纸袋，标上“需要签字的信件”、小王打印了接受邀请的回信，明“需要你处理的信件”、“需要读确告知对方总经理将参加会议，的信件”（这些信件已经答复，但并替总经理签了名。拆开第二封上司可能要过目）、“报告”、“一信，拿出信纸，里面还有两张产般阅读材料”（上司可能想读的广品样品的照片，小王看了信的内告和出版物）。容，附件里说明有三张照片，小

王不知道如何处理，她把照片又2006/20073．文员小曹向分管营放回了信封中。

销业务的孙副经理请示了业务处小王拆开邮包，发现是产品研发理的意见后，又遇到了负责宣传中心为了开发新产品，在前几天的张副经理，小曹又向他作了请订购的新型材料，一共有五个品示，结果两位领导的意见很不一种，小王凭印象觉得订购的是三致，小曹无所适从，两位领导也种，多了两种。心想，是供应商因此矛盾加深。孙认为小曹与张主动送来的，不拿白不拿，于是关系亲近些，支持过张，认为小

她打电话让研发中心的人取走

及时打电话或写信与寄信人联系；(6)没有订购的东西不能签收；7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好.5．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司„„”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说：“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢？”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好„„

你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对？

答：(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主;(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听;

者，应认真记录，汇报上司;(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽;

7．小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”然后，自己坐在汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有„„” 问题：

（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？（3）从这件事中你得到了什么教训？

答(1)请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；(2)如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办；(3)马上向总经理报告，不得擅自决定答：1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；（2）打印好书面通知；（3）在三天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每一个人；

（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；

（5）通知上应会议的时间（开始到结束时间）、地点；（6）应详细写清会议内容，应做理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中„„这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！”

小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”

小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确？正确的做法应该是怎样的？

答：沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求;陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静;(4)、陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利;

这一切不很满意，话越来越少。调整会议议程；(4)得到总经理小李有点摸不着头脑，心想我这指示，可能把资料放映的时间往么殷勤地对待他，他怎么„„ 你认为小李的举止是否合乎礼后推移半个小时或一小时；(5)仪？为什么？小李应该怎么做才联系新的租赁公司加急送一台放是正确的？

映机〈或原租赁公司再送←台)； 答：(1)主人和客人之间，应该主(6)召开大型会议，各种准备工人先伸手；(2)在替客人拿行李前作，包括音响、电子类装置应至应征求同意 “我替你拿可以吗?” 少提前一天安排；(7)租借会议(3)哪些行李可以放入行李箱中厅应全面考虑内外部环境和设也要征得同意川；(4)司机开车，施，包括噪音问题、停车场等；(8)汽车的位次礼仪是"右为上，左为不能仅凭电话联系，应实地查看； 下;后为上，前为下；(5)客人应(9)重要设备应考虑备用〈或两套该坐后排，小李应该坐副驾驶座； 方案)

(6)客人公司的一些内部情况、个

人收入、福利和家庭情况等是不20089．公司经理在星期一早上告合适的话题；(7)应该与客人谈诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求一些合适的话题，如天气、风土小刘通知有关人员。小刘刚到公人情、新闻等。

司不久，不太清楚公司有多少销 售员，她到几个业务部门转了转，8．波扬公司资金积累在本市市中大多数人外出了，也没有遇到销心召开大型新产品订货会，参加售员。接下来小刘忙于其他的事的有本单位，外单位的人员。总情，几乎把通知的事忘了。经理让办公室负责安排，会上要一直到星期三下午，经理问她会放映资料电影，进行产品操作演议通知了没有，她才匆忙在公司示。而公司没有放映机。预定会的布告栏里写了如下的通知：“兹议厅和租借黎明大厦的会议厅。定于星期四上午在会议室召开销会议的召开时间是8月9日上午售员会议，会议重要，请务必出十点整，而资料放映时间是十点席。”

十五分。刘小姐打电话给租赁公星期四上午8：30左右，有2个司，要求租赁公司在9日上午九销售员到了会议室，但会议室里点四十五分必须准时把放映机送没有人招呼，以为会议不开了，到黎明大厦的会议厅。

坐了一会就走了。9：00左右有6会议开幕前，办公室人员去黎明个销售员来了，什么资料也没带，大厦布置会场，结果发现会议厅其中两个说，他们已经约好客户靠近热闹的马路，噪音很大。9在10：00见面。到了·10点，日上午，大家正在紧张地做着最只剩下4位销售员，也谈不出什后的准备工作，刘小姐一看表，么东西，会议草草结束了，经理呀，已经9点五十分了，放映机很不高兴。公司一共有12位销售还没有送到。刘小姐马上打电话员，事后去问另外4位，他们说，去问，对方回答机器已送出。眼根本没有看到通知。经理对小刘看着各地方来宾已陆续进场，刘非常不满。请问，小刘究竟错在小姐心急如焚„„突然外面一阵

哪些地方？正确的做法应该是怎样的？

好那些准备；

（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作。

10．为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知： 会议通知

经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。

小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。问题一：小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？

过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。会议上，听完报告后，进人小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。

问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？ 答：问题一

小万的问题主要是会议通知当中主题不明确，这样使得与会人员事先不知道该准备什么材料。小万的担心也是正常的，通知可如下：“为迎接兄弟单位和上级领导部门的卫生检查，经局领导决定，定于4月2日上午9时在局办公

大楼会议室召开会议，请各部门负责人参会，会议重要，请勿缺席。如不能参会者，请提前向局领导书面解释原因。” 问题二

作为大会组织者，小万错在没有事先对会议进程作周密安排，对各环节没有仔细把关，从而导致会议发生混乱。对这种情况，小万应该马上向局领导汇报，请局领导出面挽留，同时小万还应马上向代表道歉，承认错误，解释原因，求得谅解，并迅速复印小组分组名单到每位代表手中，保证会议能继续进行。

11．请将下列文件分别组合成三通知；

标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知案卷三：

3．东方学院2003年招生工作计划；

12．东方学院2003年度工作总结；

标题：东方学院招生工作计划、年度工作总结案卷四：

9．东方学院各系关于开学准备工（10）利华公司2003年8月份经理会议记录；

标题：利华公司2003年经理会议记录 案卷二：

（2）利华公司2003年销售计划；（12）利华公司2003年销售工作总结。

标题：利华公司2003年工作计划、总结 案卷三：

（3）市工商局关于年检工作的通知；

还不见代表团的影子。后来德国

某公司长驻中圉的代表打来电话说：“代表团已与昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。”

皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的：罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？ 问题：（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？

至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）市教委关于2003年招生工作的通知；（2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；

（3）东方学院2003年招生工作计划；

（4）东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；

（5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；（6）东方学院院务会议关于调整系主任的决定；（7）东方学院关于调整系主任的通知；（8）东方学院关于做好开学工作的通知；（9）东方学院各系关于开学准备工作的报告；

（10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；

（11）东方学院各系关于提高教学质量的报告；（12）东方学院2003年度工作总结。

案卷一：

1．市教委关于2003年招生工作的通知；

4．东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；5.市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；

标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复案卷二：

2．东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；

6．东方学院院务会议关于调整系主任的决定；

7．东方学1宪关于调整系主任的通知；

8．东方学院关于做好开学工作的作的报告；

（6）市物价局关于物价检查的通10．东方学院各系关于加强学生知；

思想工作的报告；

（11）市税务局关于税务自查的11．东方学院各系关于提高教学通知；

质量的报告；

标题：市工商局、物价局、税务标题：东方学院各系关于开学准局关于年检、物价检查、税务自备、加强学生思想工作、提高教查的通知； 学质量的报告

案卷四：

（4）利华公司致香港凯福公司关200812．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标于合作事宜的函；

题：

（7）香港凯福公司关于合作事宜（1）利华公司2003年2月份经给利华公司的复函；

理会议记录；（2）利华公司2003年销售计划；（9）利华公司与香港凯福公司会（2）市工商局关于年检工作的通议纪要；

知； 标题：利华公司与香港凯福公司（3）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函； 关于合作事宜的函件、会议纪要（5）利华公司4月份经理会议记

录； 13．皇朝贸易公司总经理办公室（6）市物价局关于物价检查的通的秘书是李丽，她聪明能干，在知； 公司深受重用。她经常与罗浪斯（7）香港凯福公司关于合作事宜公司的总经理秘书陈珍妮在一起给利华公司的复函；

游玩。两家都进行皮革进出口贸（8）利华公司2003年6月份经易。虽然两人的性格完全不一样，理会议记录； 李丽热情开朗，乐于助人，陈珍（9）利华公司与香港凯福公司会妮温柔沉静，内向含蓄，两人几议纪要； 乎是无话不谈的好朋友。

（10）利华公司2003年8月份经在一次闲聊时，陈珍妮说最近的理会议记录；

心情不太好，因为公司生意一直（11）市税务局关于税务自查的不佳，总经理急得茶饭不思，并通知； 且常常把气出在她的身上。李丽（12）利华公司2003年销售工作说：“你也不要太在意，我们做秘总结。书的要自己调节心情。我们公司案卷一：的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，（1）利华公司2003年2月份经有上千万元。如果这笔生意做成，理会议记录；

可以赚进一百多万元。我没法告（5）利华公司4月份经理会议记诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉录；

浸在谈判成功的喜悦之中。（8）利华公司2003年6月份经过了几天，李丽跟随总经理去白理会议记录；

天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定时间，答：从案例表述来看，应该是陈珍妮向罗浪斯总经理说了该情况，罗浪斯总经理赶在皇朝公司与德国公司签约前以低于市场价的百分之十的价格说服德国公司改签。（2）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？

答：当然不可以，秘书所涉工作一般都和企业各种信息有关，如果不分场合不分对象畅所欲言的话，很有可能在无意中泄露企业机密。

（3）企业的机密有哪些？

答：法律规定：企业机密，是指不为公众所知悉，能为企业带来经济利益，具有实用性并经企业采取保密措施的技术信息和经营信息。具体还要看各企业内部的管理规定。（4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？

答：秘书在日常工作中要做好企业信息的保管工作，要有档案意识，电脑要加密，不要的纸质文档要碎掉。平时与朋友交谈要有保密意识，不要畅所欲言。