大厦弱电系统方案(酒店管理系统13页)_大厦弱电系统组织方案
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大厦弱电系统建议方案
第四章 酒店管理系统一、应用系统设计
应用软件系统，作为整个管理系统的最上层，直接与用户打交道，是用户最关心的部分，影响着管理系统的好坏，因此软件系统的设计必须精心设计，达到用户的期望。以往的企业领导者，往往只重视硬件投资，对软件有些忽视，其实不然，有再好的公路(硬件平台)，上面如果没有好的汽车(软件)，那么高档次的公路的意义又体现在何处呢？在今天，随着计算机的普及，国民文化素质的提高，这一观点已有很大改变，这为软件开发、系统应用打下了良好的基础。
一个好的应用软件必须同硬件一样，有良好的体系结构，以适应不断变化的客户需求。次的体系结构，在开发与使用的过程中将会不断的出现问题，造成软件质量差、开发进度失控、实际效果不佳各种不良影响，使企业蒙受巨大损失，结构设计必须放在首位。
二、应用功能模块划分
系统模块划分见下图说明
前台管理系统预订管理接洽管理客房管理帐务管理欠帐管理外币兑换信用卡后台管理系统餐饮娱乐管理收费站点管理客房中心管理总经理查询夜审管理财务管理电话自动计费工资人事管理库房资产管理商场收费管理系统设置维护
三、系统功能简介
3.1、预定
可处理从当日起三年之内的预定。提供多种方便快捷的关于酒店客房当前使用情况和未来使用情况预测的查询及报表。
输入预定单：录入客人的预定信息，自动为客人预留安排房间。
确定房数，人数，房间价格。
锁定房间。
可提前设定客人帐务是否有人代付、是否在结算时需要转账。
合住处理：设定两个或两个以上客人同住一个房间时房价及其它帐务的分配。预定资料的修改，复制。取消预定
预定查询：可按预定的任何信息快速查出整个预订信息。
档案预定：如果客人曾经入住过酒店，自动调出其档案资料生成预订。自动挂帐：可预订设定客人的有规律消费。
打印户籍卡：根据客人的预定信息，打印出客人入住时需要填写的登记单，在客人入住时只需补填一些预订中没有的资料，这样即能提高效率也能使客人感受酒店高质量的服务。可用房查询：提供酒店每一天每种房类可供酒店支配的数量，便于酒店对客房使用总量的控制，防止超定。
月定房情况查询：提供酒店任意一段时间内，每间房间每天预计使用情况。房间状态查询：提供酒店每间房间当前的状态。3.2、团队会议
全面管理团队会议的住房、餐饮、娱乐情况，细致处理团队帐和客人自付账。建立团队主单：录入团队的基本信息，可接待不同来期，离期的宾客，如果有应收款账户，则团队结账后，自动转入其应收款账户中，任意分配来店期内的房间类型，可对分配的房间定义相应房价，并可建立团队宾客的公共户籍信息，以便快速开房。修改团队主单：
取消团队主单：取消主单后，释放团队分配的房类，取消后还可恢复主单。
特殊付款：设定团队、团员之间的帐务关系，电脑会自动将公付款记在团队帐单上，将自付账记在团员自己的账户上。
团队锁房：可提前为团队分配具体房间。
锁房查询：可查询任意时间段内房间的分配情况。
可用房查询：可查出酒店或某团队一年内房间使用情况。预定团队用餐、娱乐：可提前安排团队的全程活动。
系统自动生成团队户籍：可提前录入每个团员的详细资料。3.3、销售部
全面管理与酒店有合约的旅行社、公司、单位的资料，与他们签订的合约的细节，以及评估他们给酒店带来的效益。
创建、修改主单：详细记录与酒店有合约的旅行社、公司、单位的资料。
合同管理：管理酒店与旅行社、公司、单位的合同，包括合同房价、优惠条件等，这些合同内容可以在前台自动调出。信誉分析：自动统计每个合约单位在一段时间内给酒店带来多少收益，为酒店开拓市场和与他们续签合同提供可靠的依据。
佣金处理：自动统计酒店的应付佣金明细及总数。3.4、前台接恰
方便快捷的为客人办理入住手续，全面直观反映酒店客房情况。
房间状态：全面反映酒店每间房间的状况。
可按房号，房类等方式查询任意房间的当前状况。可对房间设置清扫标志，检查标志。可查询锁房状况。
临时分配房间和取消临时分配。查询相邻，同类、同价的房间状态。散客开房：
可用预订单开房。散客入住直接开房。
离店宾客的重新开房：可恢复原账户的全部账目。合住处理，合住房价的分配。特殊付款设置。
留言设置，修改，取消
建立附加宾客，此类客人没挂帐权。
租赁处理：可对租赁项目，设置自动挂帐。宾客去向。
开房后给宾客建立独立的账户，可进行签单挂帐。开房时，可自动显示历史客人的来店信息。团队开房：快速为团队批量开房。按团队建立的预定开房。开房的宾客，建立账户。
可在团队申请房类中调整以分配的房间。修改/查看账户：
换房，换人，附加宾客的增减 设置租赁。
修改房价，合住房价的调整。查询房间的状态。
增加，修改留言，宾客去向。
特别付款账单：可对客人的任意消费账单分帐，转账或取消。客人延住处理 锁房查询：
查询房间的出租，空房，待修理的状态。查询待清洁房，锁住房，关闭房。查询某房间一年的使用情况。当前状态：
随时显示本天目前酒店的出租及各项统计信息。
可观察到当前出租，可用，维修，预定等的房数，及占总房的百分比。预订来店，离店的房数。
意外来店，离店，延住的房数。散客来店房数。
当前酒店住客散客/团队住店总人数。到目前为止当天散客/团队离店的人数。显示空房中清洁房，脏房的房数。显示占用房中清洁房，脏房的房数。
问询：同前台问询。查看宾客档案：
可用房查询：查询酒店或团队一年内的可用房状况。动态房态图查询：直观反映酒店的客房情况。3.5、前台问询
按姓名查找在店离店客人：
可输入英文姓名，中文姓名查找出在店，离店宾客。查找并具有“模糊查找”的功能，列出全部宾客。
按单位名称查找客人： 按来店日期查询客人： 按离店日期查询客人： 查询团队客人：
查询酒店或团队的客人： 按房号查询客人： 查询团队主单： 查询应收款账户： 查询宾客历史档案：
包括宾客来店次数，消费金额，房号，房价等。
未来房间状态查询： 3.6、前台收银
严格管理客人账户，自动加收半日或全日房租，灵活的账单打印功能，细致的客人签单挂帐控制，严谨的交易审核、收银员权限空值。
挂帐
输入房号或姓名挂一笔交易明细，可挂入相应账单。可查询明细，可对每一笔明细设置无效或转置其他账单中。
账单交易：可对建立的各种账单挂明细账，对帐单转入，转出。打印每种账单明细及汇总。
显示宾客账户：显示当前宾客的户籍信息，到店状态等。
特殊付款：可建立交易分帐，如将电话费单分出来，将A帐单中的电话费的交易代码定义转置T帐单。也可将某种帐单设置转到另一宾客账户相应帐单中，可转明细也可转总计。
打印明细账单：仅打A帐单。打印宾客到某天为止的明细账单，可打包括增值税的帐单。
打印宾客欠款账单
打印每种帐单的全部明细。
承前打印到某天为止的明细账单。含增值税的帐单打印。分类打印汇总帐单。自定义帐单的打印 散客结账
可对各种帐单挂帐。
结账时可分多种付款形式。
打印帐单欠款明细帐，可分多种帐单打印
不限种的付款方式（人民币，支票，信用卡等），信用卡结账，夜审自动转到应收款账户中。
帐单的转出，转入。
如已设置特殊付款则可自动转账。
中间结账：客人不退房，结任意笔，任何种类的帐。与银行信用卡接口。团体宾客结账 结团体所有房间。
结团队当日离店的宾客。
快速打印团队帐单和团员的自付帐单。团队统一快速结账。长住客人的中间结算 调整挂帐报告
打印出某收款员或全部收款员的冲账明细报告 快速挂帐
在同一屏幕直接对不同房间，宾客挂帐。提高挂帐速度 交易查询
可查询当前收款员全部交易挂帐明细。可查询某种交易挂帐明细。按金额查询交易挂帐明细。交易审核
按交易代码审核队帐，系统提供自动审核。问询
同前台问询。输入应收款交易
往应收款账户挂帐。团队交易挂帐
快速向团队宾客账户挂帐。3.7、夜审
自动过房费，自动将房费中所含税、早餐费等分开，全面审核酒店全天业务，自动生成收入、客房、客人„„等方面的详细分析统计报告。
挂帐 房价检查
检查每个房间的房价，及房价中是否含有早餐„„等内容。过房帐/税
自动累加宾客账户房帐，自动划分房价中包含的内容。夜审开始
改变酒店日期，自动生成关于客房、客人„„等方面的分析统计报表。交易审核
全面审核酒店全天的帐务。结束夜审
统计帐务信息，各种转账，自动生成关于酒店收入的各种分析统计报表。交易查询
可查询酒店当日全部交易挂帐明细。问询
同前台问询。3.8、餐厅酒吧商务中心等销售点
系统安装处理 系统初始化
系统参数定义：销售点交易代码，名称，类型，桌数，餐位数，服务费，折扣。品种定义：PLU主类、子类的定义。主料、配料的定义 销售点项目配置：项目价格定义。操作员管理。结账
按客人点菜，加菜的种类，数量自动计算消费额； 自动打印一式多联的正规收据；
以人民币，外汇券，支票等不限种方式付款。联机核对客人姓名，签单记账。修改菜价，增加品种
对各餐厅菜谱的输入，可对菜单复制，删除。统计报表 总营业额报表
各种菜销售量统计表； 各小时销售额统计表；
食品，饮料，酒水，服务费，折扣及其它费用分类统计表； 进餐人数，人均消费统计； 按收款员营业收入状况及报表； 收款员未结的帐单 合同单位挂帐
可为可挂帐的单位建立挂帐账户； 磁卡挂帐功能。账单打印查询
按收款员各就餐点打印查询已结，未结的帐单。动态餐位图 3.9、餐饮预定
餐饮、娱乐设施的预定管理
创建预定：预订单位，时间，标准预订单位，时间，标准
明细安排：包括具体用餐及娱乐地点，菜谱及娱乐内容的综合安排、查询。VIP客人管理：对于重要客人的特别要求的管理 客人用餐记录查询： 客人以前消费习惯的查询
3.10、电话记费
可与多种程控交换机联接，与之配合完成。长途直拨电话全自动记费、记账。自动计算电话费，服务费，附加费。立即自动记入客户账户。
人工转接的长途电话记费、记账。人工输入时长，被叫地名
自动计算电话费，服务费，电建费 修改，查询话价表 宾客查询
同前台查询 统计报表
电话室日收入统计表
长途电话明细记录日报表； 长途电话月统计报表； 长途电话话价表； 3.11、客房部
全面管理每个房间的房间状态，及时获得前台开房、结账信息。查询修改房间状态
房间状态查询（同接洽）
用客房电话设置房态为清扫完毕/待清扫
输入洗衣账单，做日统计（视业务部门分工设置）客房酒水帐管理
输入客房酒水帐单，签单记账。
酒店当前状态
同前台接待同前台接待。
维修房，关闭房管理
建立，取消维修房，关闭房。
问询
同前台问询。
账户实时信息
自动及时获得前台开房、换房、查房、结帐信息，方便快速的实现前台与客房部的沟通。3.12、经理室
通过折线、直方、圆饼等各类图形报表，宏观浏览客源、收入、国籍、房间等级等统计信息资料，帮助经理做出准确全面的经营决策。查询客房出租率，客房使用状态； 查询接待单位，长住公司租房； 查找客人；
查各楼住房情况；
查询全店营业收入； 3.13、应收款A/R 全面细致的实现应收帐的管理，与前台实现无隙的数据连接。建立应收款账户
为与酒店有合同及旅行社和团队建立应收欠款账户。
修改应收款账户 挂帐
建立发票，按选交易挂帐，建立争议帐，可查询明细账单。
付款
可对发票中一笔和多笔帐付款，可部分兑现或全部兑现。
交易审核
对挂帐，收款进行审核。
A/R转账
现金账户审计 挂帐账户审计 结帐审计 现金账户清除 挂帐账户转账 街帐转帐
3.14、宾客历史档案
可手工建立宾客档案，在开房时也可建立宾客档案，宾客离店后，自动将客人来店次数，消费，房号等写入宾客档案中。建立宾客档案 修改宾客历史档案 删除宾客档案 查询宾客档案 复制宾客档案 增加宾客档案 问询：同前台问询 警报信息处理功能
可对逃帐客人、支票挂失、信用卡透支、提前留言、通缉犯等信息存档，在前台入住时进行提示。
3.15、礼宾部
为客人提供详细周到的服务。
交通信息：提供包括火车、汽车、轮船、飞机等交通工具的时刻表。公共信息：提供当地的旅游、办公等多方面的信息。房间查询：提供关于酒店房间详细准确的情况。
行李管理：提供关于客人行李寄存方面的详细管理。
用车管理：对于酒店车辆的调配管理，为客人提供用车服务。3.16、电脑房
直观全面地对整个电脑系统进行维护和配置。系统参数配置 系统自动维护 系统数据管理维护 数据清除 系统备份 系统恢复 3.17、报表 预定
户籍卡 预订主单 预订报告 酒店预测报告 客源分析报告
前台
在店宾客名单
特别要求报告
宾客留言报告
在店客人结构汇总
帐务
收款报告
宾客欠款明细报告
离店宾客帐单报告
特殊付款报告 交易转帐报告 交易会总报告
押金报告国籍分析报告 经理报告
挂帐日志
永久账户 酒店统计报告
销售点现金报告 调帐报告 折扣房报告
应收款
应收款主单报告
应收款付款周期报告 帐龄报告
月结报告
经理报告
潜在房费收入报告
系统配置报告
酒店销售报告
客房部
客房部报告
房间状态报告
维修房/关闭房报告
团队/会议
团队可用房报告
团队宾客名单
团队欠款报告 团队预期来店宾客报告
团队预期离店宾客报告
销售部
旅行社主单报告
旅行社佣金报告
旅行社信誉分析报告
销售部员工业绩分析
旅行社/公司客人类别
销售点
收款员营业收入
销售点营业收入
销售点帐单明细报表 已结帐余额不为零报表
销售点消菜报表
PLU分类统计 合同单位主单报表
收款员未付单报表 每日营业汇总
可用房报告
锁房报告
预订未到
预定取消
宾客来店预报
宾客离店预报
免费房报告
通知报告
语种报告 外籍宾客入住报告 国内宾客入住报告
收款员PLU统计报表
会议预订统计
3.18、集成帐务 建帐，制单，记账 帐簿查询 出纳管理 数量核算 外币管理
个人往来款管理 部门管理 单位往来管理 项目管理 预算管理 月末管理 系统管理 其他
3.19、财务分析
趋势分析，对比分析，结构分析，计划分析 现金流量分析
要素分析，基本财务指标分析 成本费用分析 收入利润分析 构成分析 3.20、工资管理
工资核算 工资发放 工资费用分摊 工资统计
分析和个人收入调节税核算 3.21、固定资产 财务核算 折旧记提 设备管理 3.22、库存系统 计划管理 合同管理
客人/单位用餐档案记录 入出库 库存盘点 成本核算 查询 报表打印 月末处理 系统维护 用户管理 3.23、餐饮成本
餐饮成本管理系统与前台餐饮系统紧密结合根据每个餐厅的销售数据、成本卡等信息能够准确得到每天餐厅消耗的理论成本并与定期盘点得到的实际成本相比较得到成本差异率，通过这些数据我们可以定量的分析问题，从而达到控制成本的目的。
定义每道菜的成本卡，其中包括各种主料、辅料、原料用量、单位、单价、出成率、成本率等。
夜审程序根据每天餐厅的销售数据实现各餐厅二级库存的出库。
通过二级库存盘点得到的实际成本与理论成本相比较得到各种成本统计分析报表。3.24、人事系统 建库 信息录入 查询统计 制作报表 离退管理 数据交换 系统维护
四、附加模块（可选）
4.1 程控电话PMS系统（视程控交换机的功能）自动开/关客房电话直拨权； 自动开/关客房电话留言灯； 设置散客/团队叫早； 客房分机设置房态；
客房分机MINI BAR挂帐；
4.2、磁卡门锁PMS系统（视磁卡门锁制卡系统）
完成CHECK-IN时自动制卡 挂失、延住处理等。
4.3、通用报表系统
根据酒店的需要，自定义报表格式及内容； 进行报表数据的计算及统计； 成批输出打印报表。
4.4、会员卡管理系统
各种VIP卡、会员卡制卡； 累计卡消费； 各种优惠定义； 统计报表。4.5、语言信箱系统
电话语言留言； 电话语言查账；
通过语音信箱设置房态及MINI BAR 挂帐。4.6、VOD系统接口
VOD计费自动记入客人账户。客人点播的自动统计分析。4.7、工程部管理系统
工程部管理系统与前台客房管理系统紧密结合完成报修、派工、维修、验收等一系列工程部日常工作并与库存系统结合完成设备管理和备件管理等任务。
建立设备档案，详细记载设备的基本信息、设备开箱记录、随机工具及备件明细、设备技术文件、调试记录、易损件明细、润滑明细、设备检修记录、大修记录、故障记录、事故记录等。
根据设备维修计划和保养周期提醒用户定期完成设备的日常维护和保养任务。
根据库存量报警及时补充库存备件以保证日常的维修工作能够正常进行。
根据部门、设备类型等统计和分析设备维修费用、设备故障率等。
与前台系统有机结合完成保修、派工、维修等日常维修工作并且能够定期对维修班组和个人进行业绩统计和分析。
