第四章秘书的素养_第四章秘书素养
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第四章：秘书的素养
一、教学目标
使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。
二、教学重点、难点
秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。
三、教学设想
1、课时安排：4课时
2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法
四、教学过程：
我们通过前面几章的学习，对秘书的工作职能和工作要求有了大概的了解，可以看出秘书工作大概是世界上事务最繁重、工作最紧张的职业之一。因此，这就势必决定了秘书人员必须努力提高自身素养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手参谋作用。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员应当具备以下几个方面的素养：政治素养、能力素养、智能素养、心理素养、职业道德素养。书上讲的很详细，条条框框讲了很多。对于要掌握哪些知识（基础知识、专业知识）、要具备哪些能力（协调能力、调研能力、操作能力）这些大家可以看书了解，我们今天结合一些实际的案例，从一些秘书人员的切身体会来谈秘书应该具备哪些素养，具体来说，可以用十个字来概括：就是识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快。
一、秘书的素养
识博，就是见识广博。见识广博是对每个人素质的共同要求，也是共同渴求；但对于秘书工作者来讲，这一要求就更高了。因为秘书除了正常的服务保障外，还要随时准备回答领导提出的问题。
最近看到纪东回顾自己给周总理做秘书时两次被提问的经历，很受启发。一次是总理突然问他：“唱歌和唱戏，什么事‘真嗓’，什么事‘假嗓’？怎么区分？中国的民歌唱法是不是真嗓？京剧行当很多，哪些是真嗓，哪些是假嗓？美声唱法是真嗓还是假嗓？”他没有相应的声乐知识，只能简单地回答：“总体上讲应该是发生部位和运气方法不同。”至于总理提出的那么多问题，他都答不上来。碰到这种情况，他一般都在事后查阅资料或请教有关专家，再找个方便的时间向总理报告。
还有一次，更让他尴尬。他替高振普值班，总理从大会堂去钓鱼台看范文同，外交部的韩念龙副部长也陪同前往。上车后，总理突然问他：“今天什么节气？”说实在话，因为总理对天气意向特别关注，二十四节气他背得滚瓜烂熟，但只会背诵，没有联系实际，一时反应不过来。正当他在心里倒腾的时候，韩念龙同志看他没有立即回答，马上接着说：“小雪！”也巧了，那天还真的是下着雪。
这样的经历其实做过秘书工作的都会有此经历。（“三湘四水”一词对中国人来说是非常熟悉的，无论是媒体还是人们在日常交流中都爱用“三湘四水”来代指湖南。“四水”是指湘江、资江、沅江、澧水；湘水发源与漓水合流后称漓湘，中游与潇水合流后称潇湘，下游与蒸水合流后称蒸湘，故名“三湘”。）所以，要达到领导的要求，就必须不断拓宽知识领域，改善知识结构，增强吸纳更新知识的能力，实现专博统一。
当然，实现专博统一也还有起码的要求，只有学会巧妙地运用，才能锦上添花。清代的纪晓岚就是一位既有学问又善于利用学问的人。有一次给慈禧太后题扇，写的是唐代诗人王之涣的《凉州词》（黄河远上白云间，一片孤城万仞山。羌笛何须怨杨柳，春风不度玉门关。）可由于心情紧张，书写者竟漏写了一个“间”字。慈禧太后看后勃然大怒，说这个书法家轻视讽刺她没学问，要推出午门斩首。纪晓岚集中生智，慌忙解释：“此处并非一楼，二是填写的一阕小词。”随即唱诵：“黄河远上，白云一片，孤城万仞山，羌笛何须怨？杨柳春风，不度玉门关。”慈禧听了觉得也是一番情趣，有感纪晓岚的聪明才智，便赐酒嘉奖。
由此可见，做秘书工作，如果能够做到学识渊博、运用自如、一派儒雅，那么这种自然而然流露出来的气质和风范，一定会得到领导的赏识。
脑勤，就是勤于思考。秘书要养成勤于思考的良好习惯，学会用全面的、辩证的、发展的方法，从不同角度、不同层面去思考问题，力争给领导提出最全面、最合理、最完善的意见建议。
有这样两个青年，一个叫爱若，一个叫布若，两个差不多同时受雇于一家超级市场。开始的时候大家都一样，都是从最底层干起。可没过多久爱若受到总经理的青睐，一再被提升，从领班知道部门经理。布若却像被遗忘了一般，还在最底层混。终于有一天布若忍无可忍，向总经理递交了辞呈，并痛斥总经理狗眼看人，辛勤工作的人不提拔，倒提那些吹牛怕马的人。总经理耐心地听着，他了解这个小子，工作肯吃苦，但似乎缺了点什么，缺什么呢？三言两语说不清楚，说清楚了他也不服，于是就想了个主意。“布若先生”，总经理说，“您马上到集市上去，看看今天又什么卖的。”布若很快从集市上回来说，刚才集市上只有一个农民拉了车土豆在卖。“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问。布若又跑去，回来说有40袋。“价格是多少？”布若再次跑到集上。总经理望着跑得气喘吁吁的他说：“请休息一会吧，看看爱若是怎么做的。”说完叫来爱若对他说：“爱若先生，您马上到集市上去，看看今天有什么卖的。”爱若很快从集市上回来了，汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆，有40袋，价格适合，质量很好，他还带回几个让总经理看。这个农民一会儿还将弄几箱西红柿上市，据他看价格含公道，可以进一些货。想这种价格的西红柿总经理大约会要，所以他不仅带回来几个西红柿作样品，把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢。听到这里，布若惭愧地低下了头。
其实，爱若胜出的理由很简单，就是因为多想了几步。对于秘书工作，这恰恰是最难能可贵的。所以，对于秘书工作，要做到“学”与“思”相结合。
嘴懒，就是慎重说话。秘书岗位的特殊性，为说话提供了许多时机和场合，但因为秘书身份特殊，说话的分量又非同一般。所以，该说还是不该说，该多说还是少说，该先说还是后说，是大有学问的。总的一条原则是要少说慢说。有时，宁可少说或者慢说。有时，宁可少说或者慢说挨批，也比因多说或者抢说闯祸好。
有位秘书陪领导参加宴会，领导一个好友的孩子大学毕业想就业，正苦于没有门路，宴会相聚格外高兴，举杯之际，一再恳请这位领导帮忙，正在领导犹豫之时，秘书当即表态，说这事好办，无需领导费心，自己回去跟人事部门打个招呼即可。实际情况是，招聘计划已满，人事部门的招聘报告翌日上午就呈报给了领导。秘书抢答给领导造成的被动可想而知。记得看过吴建民在回忆录中谈对自己职业看法的一段话，受益匪浅。他说：作为发言人，他履行的是国家职责，不能随便发表个人的意见。如果没有高层的认可，任何重要信息都不能随便发布，更不能信口开河。“很多事情出去各种考虑，我可以不说，但我自己给自己定了一个规矩，就是绝对不能说假话，因为那样损害的不仅是我吴某人的声誉，更会损害国家利益。”如果发言人没有得到授权，就不能想当然地就自己可能并不完全知情的事情发表议论。“有一件事给我印象很深。某国有一位发言人在评论其国家领导人健康状况时候说得太慢，不料当天晚上该国家领导人就因病去世了。”
有些事情可能是巧合，但你说了，又因为你是敏感人物，可能造成的负面影响就无法挽回，就会留下终生遗憾。当然，笔者倡导嘴懒并非是要秘书不要说话，或者说起话来吞吞吐吐，二是要把握住度，需要说时一定要说的流畅、简洁、清晰。
手巧，就是要做事精细。心灵手巧、做事精细是对秘书最基本的要求。秘书如果想在事业上获得更大的发展空间，一项必不可少的重要指标就是具备较强的文字表达能力，也就是要写得一手好文章。
有“党内第一枝笔”之称的胡乔木，在做文章上堪称秘书的楷模。1941年，胡乔木担任毛泽东的秘书。不久，他开始为《解放日报》写社论，显示出很高的理论水平和极强的写作能力。在文风上，胡乔木和毛泽东有颇多共同之处。毛泽东的意图，胡乔木能够心领神会；对毛泽东所作的重要报告，胡乔木总能及时地通过社论的形式加以具体而透彻的阐述。为了开展整风运动，毛泽东在延安作了三次重要报告：《改造我们的学习》、《整顿党的作风》、《反对党八股》。对毛泽东这三次重要报告，胡乔木迅速作出反应，他在《解放日报》上连续撰写社论，论述整风运动的重要性。在众多社论中，有一篇的标题是《教条和裤子》，在这篇社论中，胡乔木写道：“毛泽东同志在他2月1日的讲演里，曾经说今天党的领导路线是正确的，但是在一部分党员中间，还有三风不正的问题，于是你也来呵，我也来呵，大家把主观主义、宗派主义、党八股的尾巴割下来呵，大叫一通，尾巴完事，那么我们的党岂不就十全十美了吗？可惜尾巴是叫不下来的。大家怕脱裤子，正因为里面躲着一条尾巴，必须脱掉裤子才看得见，又必须用刀割，还必须出血„„”胡乔木的这篇社论从标题到内容都是对毛泽东的一句话的具体阐述和进一步发挥。这样的社论，毛泽东当然满意。而胡乔木也凭借这些出色的社论，赢得了毛泽东的信赖。
关于毛泽东为何赏识胡乔木，新加坡《南侨日报》的剖析颇为精当：“在胡乔木担任毛泽东主席的政治秘书这一期间，他的思想、修养，获得极大的进步，深得毛的赏识。他的长处是思想周密，眼光透彻，才文并茂。他随毛氏到重庆期间，中共在政治上所遭受的各种歪曲的职责，都由他在《新华日报》上经常撰文予以驳斥。他的文章，紧凑锋利，短而有力，学的是鲁迅先生的作风，常把最精彩的意思用精炼的笔调描写出来，精辟动人。”
现实工作中，有的秘书认为领导的文字有机关保障，自己在中间做好协调，把领导的工作事务和私事办好就行。这恰恰是制约日后发展的主要因素。秘书因经常与领导接触交谈，对领导的思想领悟得相对较深，文字服务最能体现领导的思想和风格，也最能赢得领导的信任和赏识。
腿快，就是雷厉风行。秘书的作风事关领导决策的形成、传达与落实。秘书偶尔的一次懈怠所造成的损失，是多少努力都无法挽回的。纪东在回忆录中讲述了给周总理当秘书时经历的一件事，可以给我们很深的警示。事情的经过是这样的：一天中午，通讯员送来一份外交电文的手抄件，他看了看，不是急事，便放在一边。不到十分钟，通讯员又打来电话，说外交部又有一份挂“特急”的电报文件袋，是不是马上送来？他根据平时的情况判断，这个文件袋应是前一件的正式印件，不是新的特急件。况且是夏日的中午，他真想睡一会儿，再说总理还没起床，过一会再说吧。于是，他便对通讯员说：先放在你那里吧，需要时我给你打电话。然后他安然地躺在床上。当然，也就是闭会儿眼睛，咪上一阵儿。总理在家，哪敢真睡呵！事情就那么巧，越觉得没事越是有事，越觉得坦然越是麻烦，问题恰恰就出在自我感觉良好，自以为没问题的时候。
正在睡意朦胧之际，忽然听到总理在办公室按电铃叫他。他一下子惊醒了，总理什么时候到办公室了？他急忙跑过去，推门而进。总理问：“外交部的电报送来没有？”“就这份。”总理说：“还有一份”。他说：“通讯员打电话来了，我马上叫他送来。”
回到办公室，他让通讯员送来电报一看，傻眼了：并不是他以为的前一份电报的正式印件，二是姬鹏飞外长在欧洲访问期间发来的急电，其中请示的问题急需国内答复。外交部等不到总理的答复，乔冠华副外长不得不直接给正在睡觉的总理打电话。没办法，他硬着头皮进了总理的办公室。总理接过电报看了看，瞪了他一眼，生气地说：“你知不知道鹏飞同志在国外着急！本来你是很勤快的，不管我在哪里，有事都能及时报告。今天怎么了，是不是通讯员压了？”他赶忙解释说：“通信员告诉我了，和通信员没关系，完全是我的过错。”他把过程简单地向总理说了几句，并表示今后一定注意，不再犯类似的错误。总理见他承认了错误，气也就消了一些，说了一句：“不能这样主观臆断，想当然，对什么事都要搞实在，不然会误事的。”好在总理已经根据乔副部长的电话及时给予了答复，没有耽误大事，造成损失。所以，有人谈起秘书工作的体会时会说：“领导的嘴，秘书的腿”，这是有道理的。也就是说，秘书是不能腿懒的，凡领导交办的事，都要亲历亲为，尽量不要有中间环节，避免腿懒一时，误己一世。
我们再回过头来看这十个字，识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快，这其实就是我们书上所说到的秘书要具备相应的知识素养、能力素养以及职业道德素养。
首先，作为一个秘书，必须具备广博的知识，特别是现在要有获取新知识的能力。因为，当今的时代是知识爆炸的时代,知识更新速度加快,新的知识层出不穷,如果稍有懈怠就有可能落后于时代,导致知识落伍,难以胜任新时代的工作,特别是随着我国改革开放深入,新的方针政策不断出台、新的法令法规不断制定,新的工作大环境不断改变,这些都对秘书人员获取新知识的能力提出了高要求,秘书人员只有紧跟时代步伐,坚定“终身学习”信念,努力成为“复合型”通才,才能使自己胜任今天的秘书工作。为此秘书人员要不断拓展自己的知识面和更新知识结构。要改变过去只懂得秘书专业知识,其他专业知之甚少的局面,应该在精通秘书专业知识和业务知识的基础上主动努力学习其它相关知识,如经济学、管理学、心理学、社会学等,努力使自己成为一个知识较全面的“多面手”,以适应当今时代“需求多样化”的要求。另外，脑勤，秘书人员必须善于思考；嘴懒，说的是秘书人员必须能够忠于职守、严守机密，在说之前必须认真考虑这话能不能说，适不适合在那种场合说，尽量多听少说；手巧，主要是指秘书工作者要有书面表达能力，因为写作各类公文是各行各业秘书最为经常性的工作；腿快，其实更多是是指秘书要有兢兢业业、认认真真的办事态度，不能做到认真务实的话，少则可能贻误工作,多则会给单位带来不良影响,甚至造成严重损失。这些知识、能力和职业道德，尽管书上说了主要在工作实践中才能加深体会，巩固、完善和提高，但是，在学校中，我们可以不断加强学习，努力完善自己各方面的知识水平和能力水平等，为将来从事秘书工作打好基础。
二、秘书的性格与心理
性格与气质是心理学的知识，二者是相互制约、相互影响的，但是在实际生活中，人们经常把二者混淆起来，把气质特征说成性格，或把性格特征说成气质。例如，有人常说某人的性格活泼好动，有的人性子太急或太慢。其实是讲的气质特点，性格与气质是既有区别又有联系的两种不同的个性心理特征。
1、秘书的气质
气质是指人们比较稳定的心理活动特征，它更多地受个体高级神经活动类型的制约，主要是先天的。人的所有心理活动和行为都受气质的影响，气质具有稳定性。古希腊医生希波克拉底提出“四体液学说”，认为气质取决于人体内的四种液体，即血液、粘液、黄胆汁、黑胆汁的混合比例，并以何种体液占优势而把人的气质分为胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质。
胆汁质类型的人特点是性“急”，精力旺盛，性情直率，待人热情，但容易激动，易感情用事，性急、暴躁、爱发火，在行为上表现出极大的不平衡性。心血来潮时不怕困难工作热情很高，否则，情绪会一落千丈。心理活动具有迅速而爆发的色彩。多血质类型的人特点是性“活”，有很高的灵活性，善于适应变化的生活环境，适应性强，在集体中善于处事，显得朝气蓬勃，但注意力易转移，情绪易变；他们富于幻想，办事凭兴趣，不愿做耐心细致的工作，因而勇于创新，但难以持久。黏液质类型的人特点是性“稳”，稳重踏实，具有较强的自我克制力，生活有规律，不为无为的事而分心，做事踏实认真，有耐久力，不喜欢作空泛的清谈，交际适度，不卑不亢，但生气不足，有些死板，反应缓慢，思维言语动作迟缓，很适宜从事有条理和持久地工作。巴甫洛夫称之为安详的、始终是平稳的、坚定和顽强的实际劳动者。抑郁质类型的人特点是性“慢”，忸怩、怯懦、多愁善感，办事犹豫不决，优柔寡断；反应缓慢，但细心、谨慎、感受力强。生活中遇到波折易产生沉重的感情。善于觉察别人行动中的细微变化，情感细腻，富有自我体验。
上述是四种气质类型的典型特征。然而实际生活中，纯属于某种气质类型的人仅是少数，大部分的人是综合型的，即兼有多种气质类型的特征，但又都带有一定的倾向性。以前有种说法是认为胆汁质和多血质的人不适合做秘书，后来这种说法得到了反驳。事实证明，气质只是表现在人的情绪和行为活动中的动力特征(即强度、速度等)，无好坏之分，任何气质类型的人都适合做秘书。每种气质类型都有利有弊，就看你怎样扬长避短、取长补短。
2、秘书的性格
性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。性格更多地受社会生活条件的制约，主要是后天的。气质无所谓好坏之分，但是性格是指行为的内容，表现为个体与社会环境的关系，在社会评价上却有好坏之分。
因而，拥有好性格，是做好秘书工作的至关重要的条件之一，秘书性格也是秘书心理素质的核心部分。我这里归纳总结了几点，秘书健全性格的特点，大家可以朝这几个方面努力，培养自己良好的性格。（同P76-p77）（1）开朗随和而不孤傲。（2）敏捷灵活而不冒失。（3）坚毅执着而不固执。（4）幽默诙谐而不尖刻。（5）自制稳健而不轻佻。
3、秘书的心理健康问题
心理健康问题是当今世界越来越关注的一个话题。1992年，由世界精神病学协会发起、由世界卫生组织确定，把每年的10月10日定为“世界精神卫生日”。2003年世界精神卫生日的主题是：“抑郁影响每个人”。据专家介绍，随着社会竞争的加剧，轻度的精神疾病如抑郁症、孤独症、焦虑症等心理障碍病人像感冒一样普遍。流行病学调查显示：抑郁症的终身患病率高达3.2～5.9％；全世界每年有1000万个人有自杀意念，而其中50～70％为各类抑郁症患者，抑郁症自杀成功者达到100万人。抑郁症的核心症状包括情绪低落、持续性疲劳和内在动力缺乏、精力减退。抑郁症患者通常会感到心情压抑、焦虑、兴趣丧失、精力不足、悲观失望、生不如死等。统计显示，在我国每年以自杀方式结束生命的20万人中，有80％的自杀者患有抑郁症。台湾作家三毛、香港歌手张国荣、《歌德巴赫猜想》作者徐迟等等，都因为抑郁症缘故，他们各自以特有的方式离别了人世，留下了无穷的遗憾。此外，当今大学生的心理健康也是学校、家长及社会非常关注的问题。2002年卫生部召开的青少年心理健康问题座谈会显示：我国大学生中16％至25.4％的有心理障碍，以焦虑不安、神经衰弱、强迫症状等为主，因心理问题不能正常学习和生活而休学或退学的学生人数逐年上升，其中因为精神疾病休学的人数占因病休学人数的37.9％，因精神疾病退学的人数已经占到因病退学的总人数的64.4%。2004年7月4日《中国青年报》的一份调查结果显示，14%的大学生出现抑郁症状，17%的人出现焦虑症状，12%的人存在敌对情绪。此外，专家估计中国近年来每年至少有100名大学生轻生，而且这个数字呈上升趋势。因而，现在每个大学都要开设心理健康课程，还要专设心理咨询、心理辅导办公室。
可以看得出，容易引发心理健康问题的都是承受高压力、重负担的人群。而秘书工作相对而言是非常辛苦的，既累心又费力，它的紧张性、快节奏、负担重和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求。因而，秘书人员不仅应当具有知识能力素养和职业道德素养，还必须加强心理素养，使自己能够在成功与失败、荣誉与屈辱面前，保持心理平衡，顺利完成各项工作任务。
秘书心理素养主要包括两大方面：一方面是秘书人员心理健康的基本品质。也就是我们之前讲的秘书健全的性格，它包括忠诚、稳重、坚毅、随和、机敏和幽默等几方面，秘书心理健康的标志为智力正常、情绪成熟、行为协调、工作专注、关系和谐；另一方面是秘书人员的心理调适。善于控制自己的情绪与行为，是秘书人员具有良好心理素质的表现。秘书人员要控制和驾驭情绪，做情绪的真正主人。对于你们还没有进入这个行业的人来说，我们今天主要讲讲新任秘书容易出现的消极心理及如何调适的办法。新任秘书消极心理冲突的表现有四个方面：
（1）失落。刚从学校毕业从事秘书工作的大学生任职之初，大多都是带着神圣感和成就欲开始秘书工作的，对未来工作有着美好憧憬，对工作的重要性有着较为充分的认识，甚至有类似“天降大任”的感觉。但一段时间过后，与预想截然不同的现实则会使他们产生失望情绪，发出“怀才不遇”的感慨。因为绝大多数新任秘书事实上最初承担的往往都是既琐碎又繁重的事务性工作。“电话铃声不停，迎来送往不断；校对时念念由词，开会时默默无言；来得最早，走得最晚；整日头昏脑胀，成果遍寻不见”，这是对秘书工作的最好写照。这种情形与新任秘书原来的想象存在较大的反差，失落感油然而生。当现实与理想不一致时候，他们就从热情高涨转为悲观失望，觉得秘书工作“原来如此”、“不过如此”，有人甚至为自己的选择而后悔。这种心态导致工作积极性降低，对工作被动应付，遇到困难躲避退却，责任感、进取心不强，最后领导也不再把重要工作交给他去完成。长此以往，“恶性循环”，他的失落感只会越来越重。
（2）迷茫。一些新任秘书由于缺乏工作经验，工作不能从容以对，再加上没有作出自己的职业生涯规划，没有近期目标和长远打算，对工作缺乏方向感且毫无兴趣，所以就懒于花时间和精力去提高自己的职业技能和业务素养，产生“做一天和尚撞一天钟”的迷茫心理。例如一位刚参加工作的初级文员，打字排版工作效率低下，缺乏工作目标，且不愿意通过加班练习、参加电脑培训等方式提高自己的电脑操作水平，于是就产生了迷茫心理。这样一来，工作成绩必然无所作为，不能加薪、晋职，得不到领导的认可和赏识，但因摆脱不了对这份工作的依赖，于是就陷入自我矛盾的郁闷境地。
（3）自卑。自卑、信心不做是新任秘书常见的消极心理障碍。一是因为中国传统官本位的思想比较严重，秘书工作为领导服务，人们普遍对领导怀有一种神秘感，对为领导服务的秘书及秘书工作也有一种特殊的看法，认为秘书工作只有水平较高的人才能胜任。二是新任秘书对工作环境缺乏了解的情况下，说话做事甚为小心，担心自己知识或能力方面的欠缺会为领导所不容，不知道领导对自己的期望与要求，因而在兴奋期过后，普遍赶到信心不足，工作中表现拘谨、胆怯，瞻前顾后，有如履薄冰、如临深渊之感，唯恐做错事、说错话。（4）焦虑。焦虑是个体对环境即将出现的变故或需要做出的努力在主观上产生的一种紧张不安的情绪状态。它具体表现为：经常疑惑忧虑，经常怨天尤人，对微不足道的小事也会紧张不安等，这种情绪状态，主要是由于新任秘书对业务不熟悉、工作压力过大、先入为主的紧张或缺乏耐心等原因引起的。有这种情绪的秘书，在面对突发状况或领导、同事的批评指正时会比较敏感和不知所措，常常会沉浸在钻牛角尖的自我折磨中。这种焦虑情绪不仅不利于秘书职业性格的塑造，也不利于做好秘书工作。
失落、迷茫、自卑、焦虑是新任秘书消极心理冲突的典型表现，这种心态若不能既是调整，不但对工作不利，对秘书的身心健康也会带来损害，甚至会影响终生的发展。那么如何调适和消除新任秘书的这些消极心理冲突呢？书上78页介绍了几种有效的办法。第一是博览群书，开阔胸襟。实践证明，基于对秘书职业的了解，学习是尽快熟悉秘书职业、掌握工作方法、进入工作状态的捷径。除了专业知识以外，还要读万卷书，行万里路。第二是培养广泛兴趣，丰富业余生活。新任秘书除了做好本职工作外，还应当积极参加社交活动。一来可以结交新朋友，开阔眼界，学习他人成功的饿经验，培养豁达的性情和乐观的精神。二来有助于建立良好的人际关系。秘书工作具有综合性，在人际交往中认识不同行业的人士，学会与形形色色的人打交道，有助于培养新任秘书人际交往能力，让他们尽快与单位同事在工作上建立默契。第三是善于反省，自我调适。美国著名成人教育家卡耐基说过：“你要学习控制生活的机器，生活在独立的今天之中，确保你航行的需要。你要用铁门把过去——逝去的过去关在身后，用铁门把未来——还没有到来的明天给遮挡掉。”他形象地道出了一个简单的道理，就是要努力做好今天的事情。不要以为盲目地与别人比较，要敢于在具体的工作中不懈追求自我价值的实现。遇到困难挫折，第一不要想到怨天尤人，觉得老天爷不公平，而是想着要怎样克服这些困难。第四是倾诉、宣泄、调节情绪。这不管是秘书，我觉得是我们每个人都应该学会的一点，这有很多种有效的办法。一是倾吐式宣泄。有什么烦心、不顺的事，不要压在心理，向父母、恋人、兄弟姐妹、老师、亲朋好友、信得过的人倾吐真情，以便获得帮助，得到理解和感情的接纳，使自己的不良感情得以宣泄，精神得以解脱。二是出气式宣泄，用踢球、用木棒击打枕头、沙袋、撕碎废纸等，以物出气，达到心理平衡。郑州一中学设宣泄室，校长漫画供老师捶打。三是娱乐式宣泄，外出旅游、参加舞会、看电影、打麻将、玩扑克、下棋等娱乐，使不良情绪得以转移。四是哭泣式宣泄，哭泣是宣泄不良情绪常见的方式，尤其是女性。大声哭泣，发泄愤怒和不快，使心理得到平衡。五是求医式宣泄，找心理咨询部门或心理医生求治。
这样才能经得住种种失意和挫折保持良好的精神状态。健康的体魄是当好秘书的生理基础条件。秘书工作是相当辛苦的，既累心又费力。因此，秘书人员要保持身体健康、精力旺盛、脑力充沛，就应当做到工作起来有张有弛掌握好工作、学习和生活的规律并使之协调。同时，应保持乐观开朗、心胸开阔，不要让工作中的不愉快长时间地影响自己的心情。
三、秘书的性别特征
在第一章中我们在讲秘书的职业特征的时候就分析了，不管是中国，还是全世界范围内，秘书都有着明显的女性化特征。女性从事秘书工作，有其自身的优势，我们之前就归纳了，比如语言优势、交际优势、动手能力强、有亲和力等。但与此同时，女性从事秘书工作，当然也有劣势。有份报道显示，最容易遭性骚扰的有10个职业，分别是导游、护士、保姆、秘书、空姐、演员、学生、教师、的姐、售楼小姐，其中女秘书排第4。因为女秘书的身份很特殊，长期工作在公司管理者和行政领导的身边，因此与领导单独相处的机会很多，同时其升迁、奖惩、聘辞直接受到领导的左右。如今，在人们的心目中“女秘书”似乎与了情人的代名词。在这样的社会大环境中，她们可能面对很多的性骚扰。有些领导赤裸裸地在工作时间用语言、身体挑逗她们；以获得或者保持某种工作中的好处为条件，向她们提出性的要求；如果她们不服从其性要求，便以压制、打击相威胁。在这样的情况下，也许她们中的大多选择了默许。从而也将这样的这样的性骚扰演变成为一种“交易”，成为日后升迁一个重法码。因而，就这个问题，书上专门提到了女性秘书自我保护的意识和方法，特别是82页列举了15条具体的方法，大家好好看一下，总而言之，一方面要加强自身修养，自尊、自爱、自强、自立，能抵挡住外界的诱惑；另一方面，要有法律意识和自我保护意识，要确保自己的感情和身体都不受到伤害。最易遭性骚扰的10个职业：
1、导游。随着人们生活水平的提高，旅游成了人们生活的一种时尚。导游本身就是一个容易遭遇性骚扰的职业，更何况那些漂亮的女导游。当然大多是一些言语上的性骚扰，一些男游客经常用一些“荤段子”来骚扰女导游经常出现。也不怪有些导游在文章中写道：“难道遭遇性骚扰就是导游工作的一部分？难道我们导游员就不能用法律武器保护自己的权益？遇到性骚扰只能哑忍？！拒绝性骚扰就会被客人投诉？！”。
2、护士。护士被尊称为“白衣天使”，他们给人的印象永远都是那么体贴、温柔、细心。美丽的女护士在医院大受男病人的欢迎，浪漫、多金的追求者众多，当然，也自然少不了遇到很多的性骚扰。在医院，护士遭遇医生性骚扰的不在少数，当然都在各种掩护之下进行，如果护士不从，很容易被扣上“缺乏职业道德”的大帽子。
3、保姆。保姆属于家政服务业。随着生活水平的提高，人们对家政服务的需求也越来越多。现在的家政服务业虽然逐渐职业化，但从业者大多文化层次低、自我保护能力弱，很担心因让雇主不高兴而丢掉了工作，面对性骚扰往往不知所措。男性雇主也正是抓住了她们的这些弱点，从态度暧昧发展成性骚扰。这样报道也是屡见不鲜，其表现形式大致有：男雇主若无其事地向她们暴露身体、要求她们触摸身体、裸体或者穿内衣随意走动、找各种机会不怀好意地看她们甚至偷窥。
4、秘书。女秘书的身份很特殊，长期工作在公司管理者和行政领导的身边，因此与领导单独相处的机会很多。同时其升迁、聘辞直接受到领导的左右。如今，在人们的心目中“女秘书”似乎与了情人的代名词。在这样的社会大环境中，她们可能面对很多的性骚扰。有些领导赤裸裸地在工作时间用语言、身体挑逗她们；以获得或者保持某种工作中的好处为条件，向她们提出性的要求；如果她们不服从其性要求，便以压制、打击相威胁。在这样的情况下，也许她们中的大多选择了默许。从而也将这样的这样的性骚扰演变成为一种“交易”，成为日后升迁一个重法码。
5、空姐。空姐作为一种服务行业，以姣好的容貌体态为很多人注目，同时也会遭遇很多的性骚扰。这种性骚扰不仅仅来自飞机上不怀好意的乘客，甚至于空姐们上班途中都有可能。
6、演员。中国演艺圈的2006年，可谓是一个“潜规则年”。一起又一起的“潜规则”事件，其核心无疑是那些漂亮的女演员遭遇性骚扰的例证。N多的艺人在博客上张贴文章，大爆艺人饱受导演、主管、广告商性等等骚扰过程。当然，这些人中有演员，也有模特，还有N多的选秀选手。也不怪有人说：演员遭遇性骚扰是一个永恒但很难说清楚的一个话题。
7、学生。在女性遭遇性骚扰如此普遍的现实面前，青春亮丽的女大学生自然无法幸免。女大学生经常在家教时、在求职应聘时、在影楼拍照时、医院看病时、在公共汽车上、在泳池里都会遭遇不同程度的性骚扰。当然，还有一些来自于自己的老师或者是同学。
8、教师。在2003年，武汉女教师何某状告上司盛某性骚扰最终胜诉。据悉，这是全国首例“性骚扰”胜诉案。同样的报道也是比比皆是，如海口一女教师校内遭遇性骚扰愤而辞职等事件也频频发生。女教师所遭遇的性骚扰大多来源于那些身边的同事，当然还有一些也来源于部分品行极差的学生。
9、的姐。随着社会的进步，男女平等的思想体现得越来越充分。女性司机现在越来越多，“的姐”也成了一个新名词。的姐经常遭遇一些男性乘客的言语骚扰，甚至于性的侵犯。经常有报道称：的姐被强暴、抢劫等，甚至于遭到杀害。
10、售楼小姐。作为楼盘与客户的直接对接人，地产商对售楼小姐的形象、气质有较高要求，而这些美丽、干练的姑娘往往被心怀不轨的大款盯上，不幸的例子很多很多。
（廉洁奉公：近些年揭发出的许多官员腐败案件，往往是“拔出罗卜带出泥”，内中都少不了秘书的肮脏活动，引发了对“秘书腐败”这一问题的关注。影响较大的，有陈希同的秘书陈健受贿40.9万元，判刑15年；王宝森的秘书闫振利贪污1万元，判刑7年；铁英秘书段爱华受贿5.6万元，判刑5年；黄超秘书何世平受贿24.3万元，判刑16年。还有慕绥远的秘书，涉及远华案的一个省领导秘书等。原河北省省委书记程维高的秘书李真因受贿、贪污罪于2003年11月13日被执行死刑，其受贿财物折合人民币1051、09万元，另有巨额贪污，其贪婪远远超过他的前辈。这个“河北第一秘”，确创造了当今的“秘书腐败”之最。李真说秘书的权力来自三方面：一是领导默许，二是制度赋予，三是自己开辟。）
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