强化人事档案信息化管理的作用_人事档案管理作用

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强化人事档案信息化管理的作用

摘 要:人事档案是记录一个人在政府机构、社会团体中从事人事管理活动的主要经历以及政治面貌、德能勤绩、品德作风等个人情况的文件材料，其以个人为 单位进行统一保存，具有依据、凭证及参考的作用。在考察、评价、使用人才方面，人事档案管理工作起到至关重要的作用。它能够促进人才的合理流动、分配和使 用，成为人事部门正确使用人才、合理解决工资等一系列问题的重要依据。随着科学技术的发展，我国人事档案管理逐步实现了数字化与信息化管理。本文基于我国 的人事档案管理进行了解分析，以期望我国的人事档案管理体制更加的科学化、人性化、功能化。

关键词:人事档案管理 计算机技术 信息化管理 网络技术

随着科学技术的高速发展，科技的进步推动网络技术与计算机技术的普及，更是促进了信息化水平的提高，这也为改革人事管理手段，提高工作效率，提供了一个 有利条件。新时期条件下，完善人事档案管理系统，推进人事档案信息化管理已成为国家部门、社会组织、企业提高管理水平的重要保障。

一、现阶段我国人事档案管理存在问题

首先，档案管理的手段与模式比较落后。现阶段以纸质材料为载体的记录手段依然是我国人事管理的主要方式，其与信息化管理相比滞后性尤为突出。其次，档案 内容不完善。我国人事档案管理凸显了许多问题，如个人信息记录不完善、信息记录陈旧、信息记录有冲突等问题。究其原因依然是管理手段与管理模式的落后。最 后，当前的人事档案管理在遇到突发事件将遭受巨大的损失。如遇到火灾、水灾等突发的自然灾害，当下的管理模式中人事档案的损失是不可估量的。由上可知，我 国人事档案管理存在种种问题的根本原因就是档案管理的手段与模式的落后。这就要求我们从促使人事档案管理规范化、合理规划、加强投入、加强人事档案的数据 库建设、加强管理人才的培养四个方面来提高我国人事档案的管理水平。

二、计算机技术在人事档案管理的应用

1.提高管理效率

人事档案是以个人的简历、人事关系变动、素质等诸多个人信息经管理人员收集、保管、统计等一系列工作整理而来。其目的是便于部门领导的审核与检察。这就 要求在信息管理上达到信息共享、方便快捷，而计算机技术与数据库简历信息系统即可满足其要求。可以为管理人员快速、准确、实时的搜寻员工信息，工作效率大 大提高。

2.节约成本

人事信息巨大的数据量及涉及范围广的特性可充分体现工作的复杂性。在传统的人事管理模式下，材料的投入将是 一笔不小的开销。同时，因其工作的复杂性，就必需分配巨大的人力、物力来完成数据管理及保存。这不仅浪费了大量的财力，还造成人员的臃肿。而人事档案管理 信息化实现了信息共享，可无纸化阅档，并且使用专业计算机软件可以快速生成人事管理审批报表，节约成本。同时计算机的存储能力在档案保存方面得以充分的应 用，档案也得到很好的保护，降低了管理成本。

3.多媒体的应用

随着计算机技术的发展，在日益成熟的多媒体技术的背景下，通过多媒 体技术对人事信息进行声、像影视、动画等多方面处理，从而使人事信息更加生动、全面的模式已经得到很多人的认可。而多媒体信息在采集、传输、存储等方面也 因计算机网络技术和数据库技术的发展得到极大的便利。我站为中国论文服务网，本站刊载大量企业管理论文范文格式，人事档案管理职称论文。供广大论文答辩需 要者、评职称需要者参考。

三、如何加强人事档案管理信息化

1.促使人事档案管理规范化

促使人事档案管理规范化就需要 有关部门从两个方面做起：一方面需要相关部门加紧制定、完善人事管理的规章制度，以此来促进人事管理规范化。另一方面人事档案管理的工作人员的队伍建设是 必不可少的，它是人事档案管理规范化的保障。这就需要相关部门加强重视程度，努力为档案管理人员创造良好的学习机会，提高他们在信息化条件下的专业水平与 业务能力。

2.合理规划，加强投入

人事档案的信息化管理自然需要相应的软、硬件设施作为支撑。各单位应该在合理规划的同时，加大 资金投入改善设施，加快人事档案信息化建设。例如设置防火、防盗的监控系统；升级改造计算机人事档案管理系统，提高管理效率。在其它方面上，加大培训管理 人员的投入，定期对管理人员进行全面、系统的培训和考察。制定奖罚机制，对于工作认真、管理有序的工作人员进行奖励，进而提高管理人员的工作积极性。

3.加强人事档案的数据库建设

人事档案信息数据库是是进行人事档案信息化管理的基本保障。只有建立了人事档案信息数据库，人事档案才能实现简单、高效、方便的管理。与此同时，在建立 数据库时应注意几个问题。首先，统一系统软件的主要信息是至关重要的，其可确保信息的及时性、准确性和完整性。其次，确保系统软件的统一，以降低信息转换 的难度，促进数据的共享和沟通。最后，定期的数据库维护与升级是必须的，这样使人事档案信息具有时效性。此外，实现网络资源共享也是数据库建设的一部分。我们在日常的人事档案管理不能总局限于一台计算机上，而是在各级管理部门之间构建局域网或广域网，从而达到在不同部门的管理人员可在计算机共享条件下实现 人事档案的读取与调用。

4.加强管理人才的培养

随着科学技术的发展，信息系统和办公自动化已日趋完善，这也对于人事档案管理人员 的计算机水平有了更高的要求。这就需要相关部门大力培养计算机技术过硬和拥有良好人事档案业务能力的复合型人才。对于具有发展前途的人员应加大业务培训为 其学习相关知识、提高技能、开阔视野创造机会。同时，要加强领导干部对人事档案信息化管理的认识，使其在工作中重视人事档案管理的信息化改革。此外，人事 档案管理工作是一个长期积累学习的过程，它需要工作人员具有较长时间的工作经验。而档案管理人员的频繁调度，将严重的影响人事档案管理的持续性。因此，确 保人事档案管理队伍的稳定是提高管理效率的有力保证。

四、结束语

人事档案是我国人事管理制度重要的一部分。它具有全面性、真实 性、流动性、机密性的特点，决定了人事档案管理是一项技术性、长期性的工作。现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，在参加工作 以后，人事档案发挥着重要的作用，如转正定级、职称评定等相关事宜。因此，在新时期条件下，加强人事档案信息化管理已成为国家机关、团体组织、企业考察业 绩的重要指标。在现代科技的迅猛发展下，充分利用计算机网络技术与数据库管理系统实现信息化管理，以此在构建一个资源共享的信息平台，促进了国家机关、团 体组织、企业服务信息的良性发展。

参考文献：

[1]刘英，杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权.《兰台世界》.2010年2期

[2]翟福贞.人事档案信息化管理中的知情权与保密问题探讨.《兰台世界》.2010年24期 强化人事档案信息化管理的作用