办公室培训_办公室员工培训

2020-02-28 其他范文下载本文

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第一节应用文写作培训活动材料

一、工作总结写作格式

总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。

一、总结的种类

从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。

综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。

专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。※

二、总结的内容

1.总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

2.成绩和缺点。总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

3.经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

4．今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等

三、总结的写法

1、标题

文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例某企业的专题总结《技术改造是振兴企业之路》和某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的?》。双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：《知名教授上讲台教书育人放异彩——×× 大学德育工作总结》。

2、正文

前言一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。

主体

应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容从所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。

结尾作为总结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短利索。

3、落款 一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。

二、工作计划写作格式

一、计划的写作

计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排的事务性文书。

计划的写法

1、标题 计划标题一般由四个部分组成：计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。例如：

生命科学系学生分会

办公室十月工作计划

2、引言 计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析。前言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，应力戒套话、空话。

3、主体 如果说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题。目标与任务首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进一步详细、具体地写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务具体化、明确化。

办法与措施以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计划可操作性的关键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。

时限与步骤工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作有序，执行无误。

4、落款 在正文右下方署名署时即可。

三、请假条写作格式及范文

一、在顶部正中写标题

首先顶格写称谓，即向谁请假，注意应加上其职务，以示尊重。

二、第二行空两格开始写正文

首先写明请假事由，其次写明请假时间，最后加上请假习惯用语“请批准”、“请予批准”等。请假条内容较少的，不用分段。

语言应朴实，简单，不能作无谓的修饰，把事情说得清楚简明就好。

三、正文内容结束后，另起一行，空两格写礼貌用语（也可省略），一般用“此致”，然后再起一行顶格写“敬礼 ”

四、右对齐署名

在名称下落下请假日期。注意：日期应正对在署名下方

五、有其它相关证明也可以附带上交，更有说服力，更容易批准。

请假条

尊敬的吴老师：

我因XXXXX（原因），不能坚持到XX（工作、学习地点）XXX（工作或学习），特请假两天，（X 月 X日至 X 日），请予批准。

此致敬礼！

请假人：XXX

XXXX 年 XX 月XX 日

四、通知的写作格式

通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。

①标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

②称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)

③正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。

④落款：分两行写在正文右下方，一行署名，下一行写日期。

写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。通知范文一中共**县委办公室 **县人民政府办公室

关于加强机关值班、加强机关安全

保卫工作的通知

办发〔2005〕45号

各乡镇党委、政府，县直各部、委、局、办、中心：

时至年底，全县各种不稳定因素增加，治安形势比较严峻。针对这些情况，现就进一步加强值班、做好机关安全保卫工作提出如下要求：

一、提高思想认识，加强组织领导。

二、采取有效措施，落实完善制度。

三、强化监督检查，严肃追究责任。

中共**县委办公室

**县人民政府办公室

****年**月**日通知范文二

通知

原定今日下午进行的校际足球对抗赛因雨改期，具体比赛日期经两校协商后，另行通知。另，午后的体育活动改为文艺活动，由各班按预案组织实施。

教导处 × 月×日通知范文三

通知

各分公司各厂：

为贯彻市政府安全工作会议精神，研究落实我公司安全生产事宜，总公司决定召开1999年度安全生产工作会议，现将有关事项通知如下： 1参加会议人员：各车队队长，修理厂厂长。2会议时间：5月3日，会期1天。 3 报到时间：5月2日至5月3日上午8时前。4报到地点：第二招待所301号房间，联系人：赵爱国。

5各单位报送的经验材料，请打印30份，于4月20日前报公司技安科。

特此通知！

××总公司

××××年4月15日

五、书信写作格式和范文

书信写作技巧

一、称呼及其位置领悟一个“礼”字

二、问候语知晓一个“诚”字

三、正文明白一个“活”字

四、祝颂语体现一个“真”字

五、落款日期表现一个“谦”字

知其然，也要知其所以然

——以书信为例谈应用写作教学

目前，在应用文写作教学中，教师们特别注意应用文的写作格式，常常苦口婆心地讲解应用文的条条框框，一招一式、手把手地传授学生应用文写作要领，或结合其它学科的教学经验，尽量将知识性、趣味性融合起来，达到寓教于乐的目的。这种种努力与尝试，确实提高了学生的学习积极性，产生了一定的教学效果。但也有不少学生反映：通过这种形式所接受的知识，往往过一段时间就忘记，牢固性较差，没有持久性。究其原因，学生们的回答是：教师只教我们要如此，却没教我们为什么要这样。此言极是。知其然不知其所以然，这是教与学的大忌。因此，我们的应用写作教学既要让学生知其然，也要让学生知其所以然。

下面，我们就以书信的写作格式为例，谈一谈应用文写作教学中务必让学生知晓的“所以然”。

我们大家知道，书信是由“称呼、问候语、正文、祝颂语、落款和日期”所组成，教师们在传授这些知识的时候，必须做到如下几点：

一、交待“称呼”位置，让学生领悟“称呼”蕴含的“礼”

中国是一个历史悠久的文明礼仪之国，几千年的礼仪文化渗透到社会生活的方方面面。书信，作为古代一种重要的交际手段、工具，自然存在大量的“礼仪”元素，“万事礼当先”，“有礼行天下，无礼寸步难行。”所以，书信的“称呼”就“礼”当其冲。其格式为：页面的第一行顶格，且单独为一行。在讲授“称呼”格式时，还要告诉学生们为什么要这样，即让学生知道“所以然”。可以如是告诉学生：单独为一行，且排列在最前头（顶格），是表示对收信人（对方）的尊敬。瞧，将收信人单独列为一行，又居最前头，这十分显耀的位置，表明对方是写信人心目中真正的老大。这样一讲，学生自然就弄明白了，这样安排“称呼”的位置，是有讲究的，其中大有学问。

当然，讲到“称呼”时，还要注意告诉学生，千万别忘了加上冒号。何哉，可这样解释：加上冒号，表示写信人（“我”）还有千言万语或万语千言，否则，“话”就完了。所以，冒号有两个重要作用：一是提醒收信人注意，还有下文，好戏在后头哩；二是表示语音或语义停顿。所以，冒号，不能少；一旦缺少了冒号，就没了下文，后面的情感就无法表达。

二、讲解“问候语”，让学生知晓一个“诚”字

书信中的“问候语”，虽说是一种礼貌或礼节性的语言，但也绝非为礼节而礼节，为礼貌而礼貌，绝非一种敷衍应付式的客套话。如果“问候语”用得贴切、精当的话，自然一下子就拉近了写信人和收信人彼此之间的距离，达到彼此心理相容，所以，问候语不能泛泛而谈，而必须与对方的年龄、身份、职业等恰到好处，恰如其分。其位置位于称呼下一行，前空两格，当然也要单独为一行。为什么要这样呢？说白了，无非是为了表示诚意、真心。想想看：整整一行，除了问候还是问候，写信者是特意向受信者问候，态度是何等诚恳，用意是何等明显。如果问候语采用“您好”的话，则还要告诉学生：“您”，是写信人表示对收信人的尊重或尊敬，只能用于单数，不能用于复数，因为“您”表明写信者心里只有“你”一个，除你之外，再没有别的人。你占据了写信者整个“心”。所以，这样的“心”才是真

心、诚心、赤心。假如写信者心里有许许多多像“你”一样的“你”，那么，受信者“你”，又算得了什么？这样一讲，学生就豁然开朗：原来问候语除了问候外，还蕴含着“诚”，当然必须单独为一行。同时，“您”也只能用于单数，不能用于复数，还真有道理。

三、介绍书信正文写作，重点讲清一个“活”字

书信就其体式、用途来说，可做事务文书，可用做一般应用文，还可作为散文等文学体裁。正因如此，其写法比较灵活，表现手法比较多样。所以，在讲解书信正文的写作时，应针对书信的用途、目的以及写信人与收信人双方之间的实际情况“灵活”处理。总之，在讲解时，不能拘泥写作的条条框框，也不能千篇1律一个模式、一个套路，应该在“活”字上做文章。

某大学毕业生，毕业后一直没有找到比较合适的工作，闲居在家。一天，听一初中时同学说：同班同学张三初中毕业后就南下广州闯荡，现是一家大型公司的老总，生意红火，资产过亿。这位大学毕业生于是按照书本上所说的写作格式与要领给自己的老总同学写了一封热情洋溢的书信。其内容大致如下：“我”，自从初中毕业之后，顺利地考上了重点高中、重点大学。一路走来，还算顺利；大学毕业后，在找工作上却遭到了意想不到的挫折，已在家待业两年了，没法只好求助老同学，想到贵公司谋一差事。接着下面介绍了基本情况：大学四年学了什么专业，修完了什么课程，成绩如何，并有哪些爱好与特长，获得过哪些荣誉奖励，等等。文章洋洋洒洒三千多字。对老同学只字未提，仅在结尾写了一句“您瞧，我只顾自己絮絮叨叨，您在那边还好吗？”这样的书信，与其写了，倒不如不写。它不仅没有增加了解，加深感情，反而起了负作用。这位老总同学收到这封书信时，该作何感想呢？我想，“这位老同学”首先想到的是写信者“自私”，一封这么长的书信，唯独关心他自己，絮叨的是他本人，而没有别人。这类书信，就其效用来说，无疑是失败的、不成功的。因为作者生搬硬套理论上的写作格式与要领，没有根据写信者与受信者的实际情况灵活处理，所写书信显得那样呆板、生硬，程序公式化，仿佛是公对公处理公务似的，没有人文关怀，没有情感。这样的书信，是注定要失败的。正确的写法，应巧妙地从初中相处三年的美好时光写起，写彼此之间那一段美好的感情，以初中时代的生活细节来唤醒收信者的美好回忆，并激起收信者的情感共鸣，迫使收信者想到“我们”曾经确为好朋友，今天，老同学有困难了，应该帮助。只有这样灵活去写，才能达到预期的效果，才能达到书信的沟通及加深情感的效用。所以，书信正文的写作，不能太机械、太公式化了，应随机应变，灵活写作。

四、祝颂语，注意体现一个“真”字

祝颂语，是书信正文结束后，写信者向收信者的一种真诚的祝福或祝愿。祝福或祝愿，其情要真，其意要切。其内容可根据收信者的身份、职业、年龄等不同而灵活多样，但不管采用何种言辞表述，祝颂之辞应体现真挚、真切。以人们常用的“此致

敬礼”为例，其格式有两种：一种是“此致”紧接正文后面写，“敬礼”则另起一行，顶格写，单独为一行；另一种是“此致”与正文另起一行，前空两格，“敬礼”另起一行，顶格写。两种写法中“敬礼”都要另起一行，顶格，并单独为一行，这说明了“敬礼”之“礼节”所表达的情感要真、要挚，决不可虚情假意或自做多情。

五、落款日期，则要讲明一个“谦”字

落款，即写信人的姓名，如果加上彼此之间的关系，则要加收信人对写信人的称呼，如舅甥关系，则落上“您的外甥：×××”，但“外甥”千万不要写成“外孙”，因为“外孙”是相对“外公外婆”而言的。其位置则处于“敬礼”另起一行，靠后，留三个空格。日期，则另起一行，与“落款”上下对称排列。这样排列的原因是：表示谦虚、恭敬。想想看，将写信人列在最后位置，而将收信人列于最前位置愈显收信人之高贵，写信人之谦卑，形成鲜明对比，强烈反差。所以，这样的位置排列是合“礼”的，是有“礼”由的。

申请书的书写格式

1、标题。在第一行正文的正中写“XX申请书”。

2、称谓。即申请人对组织的称呼，一般写“敬爱的XX组织”。顶格书写在标题的下一行，后面加冒号。

1对XX的认识、动机和对待加入XX的态度。写这

3、正文。主要内容包括：○

2个人在政治、思想、学习、工作等方面的主部分时应表明自己加入XX愿望。○

3今后努力方向以及如何以实际行动争取加入。要表现情况，等等。○

4、结尾。一般在正文后写“此致”，再在另一行顶格写“敬礼”。

5、署名和日期：在结尾的下一行的后半行（右下方）写出“申请人：XXX”,并另起一行写上“XXXX年X月X日”

此外，为了使XX组织对自己有较全面的了解，申请人可另写一份附加材料，附加材料包括：（1）个人履历，和推荐人。（2）自己的政治面貌情况和奖罚情况。

办公软件的培训

一、Word的操作