外勤岗位工作指导书()_外勤工作指导书
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中国唐山外轮代理有限公司
船务部
外勤岗位工作指导书
编 号：PTSH/SD/WI-01 版本号：9908 修订号：NO.2 审核人：高守兵（船务部副经理）批准人：李桂军（总经理）
中国唐山外轮代理有限公司发布 发布日期：2004年3月15日
【批准页 内含11页】
中国唐山外轮代理有限公司---船务部---外勤岗位工作指导书
目 录
章节 标题 页码
1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0
批准页 目录 修正页 操作说明
船到之前外勤的工作
根据船长或委托方提供的船舶动态
船舶进口岸手续 船舶在港期间的工作 船舶装卸业务
出口手续的办理及安排开航 出口手续的办理
船舶开航后外勤提供给调度的资料
批准页 1 2 3-11
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修 正 页
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编号：PTSH/SD/WI-01 NO.2 2006.04.08 2006.04.08
版本号：9908 修订号：NO.2 页码:2 /11 发布日期：2004年3月15日
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操 作 说 明
1.0 船舶到港之前外勤的工作
1.1 接到船舶代理委托后，外勤现场负责人应当立即指派直管外勤，并自始至终负责该轮在港一切代理事务。接到指派后，直管外勤根据船舶调度提供的委托方资料按规定及时填写《国际航行船舶进口岸申请书》一式五份向港监申报，未能及时申报的向港
监、CIQ、海关及边防说明理由，待港监批准后，将“申请书”
分送CIQ、海关、边防。
1.2及时与船舶调度联系，获取船舶动态，以便向港务局联系，安排靠泊及装卸货计划，并反馈给调度。
1.3 仔细阅读调度转来的委托方函电，以便准确了解船舶在港期间
所需办理的各项事宜，并缮制各种申报单及其它业务单证。2.0 根据船长或委托方提供的船舶动态，在船到达锚地前30分钟与
船长联系，并告之靠泊及装卸货计划和港口注意事项。尽量提
前办理船长安排的相关事宜，并向货主及其它有关部门准确报
告船舶动态。3.0 船舶进口岸手续 3.1 如有特殊情况，需要锚地检疫的船舶，陪同卫检人员登轮检疫。
检疫合格后通知港务局调度室安排靠泊计划，待船靠泊后协同
其他部门办理进口手续。
3.2 正常情况下，待船舶靠好码头后，陪同卫检登轮，办理船舶进 口检疫。合格后到海关、边防、港监等部门办理进口手续。
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3.3 代理在第一次登轮时，协助船长准备进口所需单证，询问、核对下列事宜：
3.3.1 船名、国籍、航次、船舶总吨、净吨、载重吨、船长、船宽、呼号等；
3.3.2 来港、去港；
3.3.3 本港装卸货物名称、数量、重量、体积； 3.3.4 抵港时间、吃水、剩余油水； 3.3.5 吨税有效期或吨税执照申请；
3.3.6 船舶证书是否有效，如船舶证书过期，则应督促办理； 3.3.7 是否需在本港排放压舱水；
3.3.8 是否需在本港添加燃料、淡水、物料； 3.3.9 是否需在本港换船员等。
3.3.10如有函件、物品需转交船方，则速交船长签收。3.4 办理进口手续时，向以下单位申报：
3.4.1 向海事局提供单证：总申报单1份、货物申报单1份、船员名
单2份、航船概况表1份、上一港离港证。如在港期间排压
舱水，则附压舱水申请表1份。
3.4.2 向检验检疫局提供单证：总申报单1份、货物申报单1份、船员名单1份、船用物品申报单1份、航海健康申报书1份。
3.4.3 向海关提供单证：总申报 单1份、货物申报单1份、船员名
单1份、船用物品申报单1份、船员物品申报单1份、进口舱
单2份，如外籍船舶提供有效吨税证书复印件一份。
3.4.4 向边防提供单证：总申报单1份、船员名单2份、船员物品申
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报单1份，如外籍船员及 台湾地区船员登陆，准备登陆申请一
份。
3.4.5进口手续办妥后，立即通知港务局调度室及货主或货物代
理人准备作业。待一切就绪后，向调度通报以下基本内容：
船舶下锚时间、起锚时间、引水上船时间、靠泊时间、吃水、存油水、作业开始时间、预计完货时间及开航计划等。4.0 船舶在港期间的工作 4.1 船舶靠泊作业期间，须每天8时前了解作业进度并报知调度。
每天至少登轮两次，以便及时了解作业情况，如果发现问题尽
快协商解决，加快作业进度。将情况尽快通知调度并在“单船
记录本”上详细记录。4.2 与港务局、各联检部门及船方密切保持联系，做到一有情况立
即知晓并作出反应，不能因人为原因影响船舶作业。5.0 船舶装卸业务： 5.1 装船作业：
5.1.1 向调度索要装货单，将装货单转交船方作配载，并索取配载
图。一式四份，交货主、港方调度、港方作业指导员各一份，代理留底1份。
5.1.2 如果船方申请安排垫铺、绑扎、分隔等物料，以及特殊平舱等
涉及到额外费用情况时，应让船长写好申请，通知调度同时作
好记录，并合理安排。
5.1.3 如果船舶装载动植物产品，法检货物时，应向检验单位了解检
验结果。如果CIQ认为需对船舶进行薰蒸等特殊处理时，应
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通知船长作相应准备和安排，并报告部门经理和调度，在“单
船记录本”做好记录。
5.1.4 装运危险货物或液态化学品时，协助船方与岸方办理好《船岸安全检查表》，待取得港监的“船舶进口手续办妥通知书”通知港方作业。
5.1.5 向船方索要提单并将船方提供的空白提单转交发货人或其代理，在“单船记录本”上做好记录。
5.1.6 装船完毕后，向理货公司或大副索取货物配载图一份。5.2 卸船作业：
5.2.1 进口单证的核查。认真核查船方或委托方提供的舱单记载内
是否完整，正确。包括装港、卸港、提单号、货物名称、重量、数量等。如有错误或不符，应请船长立即改正并签字盖章。5.2.2 如果船方或委托方坚持要求凭正本提单卸货时，应立即通知调
度联系有关方，取得正本提单后立即交船长确认，再交回调
度。如果船长要求保留正本提单，应立即联系调度并确认。同
时要求船长在正本复印件上注明已收到正本提单，写明日期并
签字盖章，将复印件带回备存。
5.2.3 卸危险货物或液态化学品时，协助船岸双方办好《船岸安全检
查表》，待取得海事局的“船舶进口手续办妥通知单”后通 知港方作业。
5.2.4 卸货过程中如发生货损、货差等情况时，应立即报告部门办
理，按部门经理指示办理并做好记录。
5.2.5 若卸货过程中发生卸货困难，薰舱等涉及到附加费用的情况。
如需船方付费，则请船长签书面委托书，并立即通知调度及部
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门经理，以便及时索取费用并做好记录。
5.3委办事项的办理。对于船长或委托方的委办事项及其办理结果 在“单船记录本”上做好记录，证书、物品等交接须船长签收，有关船方的申请书，委托书必须留底备存。对于委办事项产生的额外费用，尽量请船方付现金，否则应立即通知调度追索费用。如委办事项须供方完成，应尽快联系供方： 5.3.1 登陆申请一式两份。一份备存，一份交边防。船员登陆证立即
交船长，发票交调度结帐。
5.3.2 吨税申请协助船方填写“船舶吨税申报单”并通知调度确认有
效期（三十天及九十天任选一种），申请单一式两份，一份交
海关，一份交调度。待海关办理好新的吨税执照后交船长签 收。
5.3.3 燃油、船用物料、伙食及淡水的供应，由船方或委托人申请，通知调度所要数量、供应时间以索取费用。然后及时安排供应
方供应。
5.3.4 邮件、信件的邮寄及电传、传真的传送：应明确付费方式,费
用需要代理垫付则由船方填写申请,办妥后在“单船记录本”、上登记。
5.3.5 如果船方有明火作业要求，则请船长填写“船舶明火作业申请
书”一式二份，交港监，批准后交船方一份。如未批准，则向
船方说明原因。
5.3.6 如船方或委托人申请进行船舶航修，尽快与调度联系，确定修
理范围及项目，并尽快落实。
5.3.7 如果船舶需在港期间检修主机，则外勤应了解恢复动力时间，编号：PTSH/SD/WI-01 版本号：9908 修订号：NO.2 页码:7 /11 发布日期：2004年3月15日
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征得港方同意后，报港监，待港监核准后，通知港务局、船方、调度。
5.3.8 如有船员就医，由船长填写“就医申请”一式二份，一份给
调度结算费用，一份存档。如需住院治疗，则需通知船长及调
度，落实费用情况，必要时报告部门经理。
5.3.9 轮换船员，根据委托方的委托通知，仔细核对船员名单，为接
班船员办理出境手续，为交班船员办理入境手续。
5.3.10船长借支由船长申请及委托方指示，待借支款到帐后，由财务
到银行领取，从财务部领取款项签收后，将借支款交船长，请
船长在一式叁份的《借据》上签名并盖章后，交一份副本给船
长，其余一正一副交财务。
5.3.11船方如申请办理或更新《卫生证书》、《除鼠/免予除鼠证书》，由船长填写“卫生检疫申请书”，签字盖章后交CIQ，与检疫
人员联系好时间，通知船长准备，取得证书后交船长签收。5.3.12如船方申请体检及预防接种，确定具体人员及项目，联系CIQ 检疫人员进行办理。如果费用由代理转帐，则由船长填写“卫
生检疫申请书”。
5.3.13船方或委托方委办的其它事项，由船方提出书面申请并签字盖
章，落实费用情况及时通知调度，如有必要则通知经理或总经
理。所申请事项尽速安排。
5.3.14海事声明的处理。接到海事信息后，应立即查明以下情况：海
事发生地点，人员伤亡情况，是否出现污染，船舶、货物、码
头是否损坏，是否需要修理人员登轮修理。将情况尽速向部门
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经理或总经理报告，并报委托方，如需紧急援助，协调有关方
迅速解决并将结果尽快通知调度及委托方。如果船长需递交海 事声明或海事报告，则提醒并协助船长在抵港24小时内或装 卸
货以前递交海事声明或海事报告，应在港监加盖准予备查章、海 事签证章和骑缝章后退还船方，如有可能留一份副本存档。整个 过程应在“单船记录本”上做详细记录。5.4 缮制单证：
5.4.１ 准备就绪通知书的制作与接受，代理可以使用船方的通知书
也可用外代格式的。无论哪种格式，接受《准备就绪通知书》
时要根据契约或租船合同接受，准备就绪签署后，交船长一
份，其余带回留底或转寄委托方。如果卸多票货物而发货人、收货人也不同时，应要根据委托方和船方要求分别办理。5.4.２ 装卸时间事实记录。根据委托方或其他有关方的要求，外勤
在货物装卸作业结束后缮制装卸时间事实记录。“事实记录”
要尽量以事实为依据与船方、港方作业公司、理货等到单位详
细核对后，正确反映作业情况，它应包含船名、装卸货物的名
称及重量等内容，应反映出以下的重要时间点：锚地时间、起
锚时间、进港时间、引水登轮时间、靠泊时间和地点、联检时
间、准备就绪递交接受时间、验舱验水尺时间、薰舱薰货时间、等候码头靠泊时间、等候装货时间、因其他原因等候时间、液
体货物作业、接、拆管时间、由于各种原因影响作业时间、完
货时间、等候作业检验、检测时间等。作业完毕后，因各种原
因船不能开航，应委托人要求可以单独制作“装卸时间事实记
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录”；如果船方要求代理签署船方的“事实记录”，如其与事
实相符，则签AS AGENT ONLY，如严重不符则拒签。对于一
些不利的批注应拒签，如不行报告部门经理作出处理。6.0 出口手续的办理及安排开航 6.1 外勤应随时掌握作业动态，了解预计完货时间，通知调度及港
方，以安排开航计划。6.2 开航前应详细检查船方的委办事项是否已办妥，未办妥的应加
紧督促办理，以免影响开航。是否有传真、信件、物品等尚未
转交，船方的证书是否已交给船方。6.3 出口单证的准备。需准备的单证有总申报单4份、货物申报单
3份、出口舱单6份、事实记录5份、出口联系单1份。7.0 出口手续的办理 7.1 代理向CIQ提供总申报单、货物申报单各一份，待CIQ检疫官
员检疫合格后，签发《船舶出境检疫证》，并在出口联系单上
签字盖章，《船舶出境检疫证》交船方签收。7.2 海关手续的办理：当船舶作业完毕，货物的数量、重量结果出
来以后，代理向海关提供总申报单、货物申报单各一份、出口
载货清单2份、海关查验合格后，在出口联系单上签字盖章。
如船去中国港口，则准备海关关封一份由船方带到下一港。7.3 边检手续的办理：当海关手续办毕后，去边防检查站办理出口
手续。代理提供总申报单一份、船员名单一份、如船去外国港
口，将船上的登陆证收回；如去中国港口，则登陆证不收回且
由边防准备关封一份交船方，待边检人员查验合格后，在出口
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联系单上签字盖章。
7.4 港监（海事局）手续的办理：当其他联检部门的手续办理完毕后，代理携出口联系单、总申报单、货物申报单各一份办理港监手续。港监查验无误后开具离港证，予以放行。
7.5 船舶出境手续办妥后，代理应安排船舶尽速开航。开航前外勤应
仔细检查船员方所需的出口单证是否携带齐全，如离港证、关
封、边封等。证书等是否已归还船方。代理所需的单证是否已全
部带回，双方检查完毕后，让船长在《单证收据》上签收。如果
船舶不能按计划开航，应及时报告调度，通知船长并讲明原因；
如因船方原因不能按计划开航，应报告调度，必要时通知部门经
理；如产生额外费用，应立即通知调度向委托方索赔；如果开具
离港证24小时后仍未开航，则需重新办理离港手续。8.0 船舶开航后外勤的工作
8.1 立即给调度提供如下资料:船舶开航时间、预抵下一港时间、吃 水、存油水、准备就绪通知书、装卸时间事实记录、验舱证书、理货报告、提单付本、积载图、出口舱单、船员名单等，并填写单船记录本中的离港记录，包括实际装卸货名称、数量、存油水、本港加油水、前后吃水、下一港及目的港、预抵下一港时间、出口船员数旅客数。
8.2 立即办理船方开航前的委办事项，办毕后详细记录于《单船记录本》，整理完毕后转交调度存档。
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