人事档案管理规范_人事档案管理论文

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人事档案管理规范

为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据相关法规，结合公司实际情况，制定本规范。

一、人事档案管理职责划分

管理中心负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作，外地分公司的员工人事档案管理由当地人事专员负责。

二、人事档案归档范围

员工录用登记表、身份证复印件、毕业证和学历证复印件、其他相关证书复印件、奖惩通报材料、职务任免情况、劳动合同等。

三、人事档案建立时间及结束时间

1.建立时间：新员工办理入职后三天内应建立其个人人事档案。

2.结束时间：员工离职后一个星期内将该员工人事档案整理好归入离职员工档案。

四、人事档案编号

1、人事档案编号采取部门编号（附件一）+员工流水号的方式，员工流水号为三位数，以0开头按顺序给出，如001。

2、部门编号与员工流水号用“—”连接，如 A—001

五、人事档案的保管

1.人事档案应存放在专门橱柜，由专人负责保管。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

2.人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

3.档案应分类编号后存放，编制《人事档案检索目录》（见附件二），以便查找。

六、人事档案查阅

1.公司各部门因工作需要查阅员工档案时，须填写《档案查阅申请单》（见附件三）后方可查阅。

2.查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

七、人事档案材料的转递

对档案管理机构征集员工个人相关档案材料应积极配合，做好档案材料的转递工作。

1.对转递出去的档案材料应在档案记录表上注销。

2.填写《转递档案材料通知单》（附件四）。

3.按发文要求包装、密封。

档案材料在转递中必须遵循保密原则，不能交由本人自带。另外，收档单位在收到档案核对无误后，必须在回执上签字盖章，且及时退回。