0211公司人事档案管理规定_公司人事档案管理规定
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人事档案管理规定
制订部门：总裁办/文件编号：FDG-D0210/版次：
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2第一章总 则
第一条为规范和加强公司员工人事档案的管理，妥善有效地保护和利用档案，不断提高
第二条
第三条
第四条
第五条
第六条
第七条
第八条
第九条
第十条 档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，按照国家有关政策法规，并结合本公司具体情况，特制定本规定。本规定适用于集团总部及各分公司。在人事档案管理工作中，必须严格执行国家有关档案保密的法规及公司制定的相关制度，严密保管，确保档案的完整与安全。第二章人事档案管理范围 集团总部所有人员、各分公司副总经理级（含）以上人员的人事档案由集团人事部门按本规定统一管理； 各分公司员工的人事档案由本公司的人事部门按本规定集中管理，主管及经理级（含）以上人员、业务（技术）骨干人员须报集团人事部门备案； 人事部门根据人事档案的管理范围和要求，及时收集和提供各类人员需入档的文字材料和相关资料； 人事部门应每两年组织所属员工填写一次《人事登记表》，并做好审核鉴定和归档工作； 公司人事部门应按规定妥善保管员工档案，接收、鉴别和整理档案材料，办理档案的查阅、借阅和转移传递手续，提供有关的情况证明，并做好档案的安全、保密和保护工作。第三章归档内容及要求 为了使人事档案能够真实全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集员工的工作调配、任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。人事档案材料收集归档范围：
1.员工录用/聘用工作中形成的录用/聘用审批表、续聘审批表、劳动合同、退职材料等。
2.员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表、任免呈报表（包括上报的考察材料）、鉴定考核、民主评议等形成的综合材料，离职审批表及离职交接清单，工作异动审批表等。
3.高等教育、国民教育、成人教育和进修、培训工作中形成的学习成绩登记表、毕业登记表，授予学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料等。
4.评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。
5.办理伤残鉴定、工资、福利待遇工作中形成的审批表等文字材料；
6.员工更改姓名、民族、年龄、工作时间等过程中形成的个人申请表、上级审查批复以及所依据的证明材料。
7.审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
8.表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
9.各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。
10.创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。
11.体格检查中形成的体检表及健康证等材料。
12.其他可供公司参考有保存价值的材料。
第十一条各相关职能、业务部门应建立主动送交人事档案材料的工作制度，定期将需归
档的人事资料移交人事档案管理部门进行清理和归档，档案管理人员要签字接
收，及时加封，以防丢失。
第十二条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完
整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，具有保存价值。需经相关领导审查
盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。
第十三条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡
销毁材料必须详细登记，并报请有关负责人审查批准，由专人负责监销。
第十四条人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第四章档案的管理与利用
第十五条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理、分类、编号，建立登记和
统计制度，建立各类档案名册。
第十六条人事档案应专人管理，主管部门定期对人事档案及相关材料的管理进行核查，对存在的问题进行补救和组织整改；对因人事变动未及时接转人事档案的情况
应立即会同相关单位（部门）补充办理。严格执行保密制度，确保档案的绝对
安全和准确无误。
第十七条人事档案原则上不外借出室，严禁任何人私自保管他人档案，严禁任何个人借
阅本人或其亲属的人事档案。如因特殊情况需阅档或因办理人事业务需提档的，经办单位人事部门应书面向人事档案管理部门主管领导申报批准后，方可
履行档案借阅登记手续。
第十八条借阅的人事档案要妥善保管，不得交与无关人员翻阅或擅自转借和更改、复制、拍摄其中内容，杜绝拆散、抽换、圈划、加批、涂改和损坏案卷等行为。
第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，需经过批准由人事档案管理部门办理摘抄
或复印，核对无误并盖专用印章后使用方为有效。
第二十条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管
理，便于提供利用。
第二十一条注意保持人事档案存放地的室内清洁及环境的安全，确保防火、防潮、防蚀，无关人员不得进入人事档案室。
第二十二条转递人事档案，要认真履行手续。集团内部人员调动，由接受方的人事部门第二十三条
第二十四条
第二十五条
第二十六条
第二十七条
持《工作异动审批表》到被调动人原单位的人事部门要求转递档案。转递和接收人事档案或材料必须齐全完整，不得擅自扣留或分批零散转出，不得积压、拖延，不得交本人自带。转出后，应及时催促接收单位回执。接收单位要严格按档案目录进行核对，确认无误后方可签章回执。第五章附 则 凡违反以上规定的，视其情节严重处以50-200元罚款。各分公司可依据本规定制定相应的人事档案管理细则； 本规定由集团总裁办负责解释和补充； 本规定由集团总裁办拟订并报请总裁办公会议通过后生效实施。
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二OO六年六月一日
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