福建省红十字会机关公文处理实施细则试行_处公文处理实施细则

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福建省红十字会机关公文处理实施细则（试行）

为适应省红十字会管理体制理顺后工作需要，使日常公文处理工作规范化、科学化，提高公文处理工作的标准、质量和效率，根据2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》、2001年6月1日起执行的《福建省人民政府公文格式细则》和其它相关规章制度，结合自身实际，制定本实施细则。党务公文处理工作按中办发„1996‟14号《中国共产党机关公文处理条例》有关规定实施。

一、几种发文标识的使用

以省红十字会名义发出的公文一般由省红十字会常务副会长签发；重要的或涉及面广的，由会长签发；经授权，有的公文可由秘书长签发。省红十字会内设机构除办公室外，不得对外正式行文，如确因工作需要行文时，应报常务副会长批准后采用批转形式和由办公室转发形式，或者用函的形式行文。以省红十字会办公室名义发文由分管副秘书长或秘书长签发。

（一）“福建省红十字会（办公室）文件”（含与其它部门联合行文的发文标识）1.上行文：适用于向省委、省人大、省政府、省政协和总会等上级请求指示、批准或要求解决有关事项，汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问以及向省人民代表大会及其常委会提请审议事项等公文。文种用请示、报告或意见、议案，“请示”和“报告”不能混用。具体格式见附件1、2。

2.下行文：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；对外宣布重要事项；公布社会各有关方面应当周知的事项；批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员；表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；批复下级机关的请示事项等公文。文种用命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复。具体格式见附件3、4。

（二）“福建省红十字会（办公室）”（信函式格式）

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。文种用函。以“函的形式”行文应注意选择与行文方向一致、与公文内容相符的文种。具体格式见附件5、6。

（三）“福建省红十字会（办公室）专题会议纪要” 适用于记载、传达会议情况和决定事项的公文。文种用会议纪要。具体格式见附件7、8。

二、发文字号的使用

发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。所有发文的发文字号序号由办公室负责文电处理的人员统一编序并登记，其中“专题会议纪要”和“函”另行单独编序。

（一）闽红会：适用于以省红十字会名义发文的除文种用函以外的重要公文，无论由哪个部门主办均应使用此发文字号，书写形式为“闽红会„200X‟X号”。

（二）闽红办：适用于以省红十字会办公室名义发文、有关办公室工作或转发其它部门公文的除文种用函以外的一般性公文，由办公室主办，书写形式为“闽红办[200X]X号”。如其文种使用函，书写形式为“闽红办„200X‟函X号”。

（三）闽红赈：适用于以省红十字会名义发文、有关赈济救护部业务工作的除函以外的一般性公文，由赈济救护部主办，书写形式为“闽红赈„200X‟X号。如其文种使用函，书写形式为“闽红赈[200X]函X号”。

（四）闽红事：适用于以省红十字会名义发文、有关事业发展部业务工作的除函以外的一般性公文，由事业发展部主办，书写形式为“闽红事„200X‟X号”。如其文种使用函，书写形式为“闽红事[200X]函X号”。

三、公文具体格式

严格按照《福建省人民政府公文格式细则》和《国家行政机关公文格式（GB/T〃9704—1999）》具体规定制发公文（详阅福建省人民政府办公厅文电处2001年9月编印的《行政机关公文处理工作手册》P54—103）。

四、发文办理主要程序(一)拟稿

发文一律用计算机草拟；公文标题用2号小标宋体字；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行、每行排28个字；结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（二）审核与签发

主办部、室拟草公文，由具体拟草人拟草，经部、室负责人核稿把关后，一律填写《福建省红十字会机关公文发文处理单》（详见附件9）夹于公文封面，办公室统一核审把关后，逐级呈送审核和签发，一般呈送程序是：分管秘书长、常务副会长或其他领导；如遇由我会主办并与其它部门联合行文时，还应呈有关部门会稿。负责审核文稿的各级负责人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期。审核、签发公文时，用蓝、黑色钢笔或水笔，不得使用其它笔质和颜色。公文在审核和签发过程中，底稿如有多处修改的，应由主办部、室清稿后再送审核、签发，方可印发。

（三）登记

发文必须建立登记本，由相关部、室负责文电处理的人员负责登记并编号。

（四）定密

发文需要定密的，应严格按照《福建省人民政府办公厅保密工作实施细则》和《福建省人民政府办公厅关于起草公文应履行定密手续及启用公文处理的通知》有关规定，填写《福建省红十字会机关发文定密审批单》（详见附件10），由秘书长定密审核，常务副会长签发。

（五）标识紧急程度

用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行（详见附件4）。

五、收文办理主要程序

（一）传递与签收

对于信件，由负责收发件的人员，及时对从省直机关公文交换站取回的信件和邮电局送来的信件进行清理，履行登记手续，并依指定对象进行分发。收件对象为省红十字会和省红十字会办公室的交由办公室负责文电处理的人员拆封处理，收件对象为个人或其它部门的直接交给个人或其它部门负责文电处理的人员拆封处理。

对于传真件、明电和直接从上级或省有关部门领回的文件，接收人收到后，根据该件主送对象和内容进行分发。主送对象为省红十字会且其内容为综合性的和主送对象为福建省红十字会办公室的交由办公室负责文电处理的人员处理；主送对象为省红十字会且其内容属业务部门职责范畴和业务部门的直接交由业务部门负责文电处理的人员处理；主送对象明确指定收件人员的直接交由其个人处理；其它一般性函件根据内容直接交由业务部门具体负责该项工作的人员处理。

凡属密级公文一律交由办公室负责文电处理的人员处理和管理。

（二）登记与编号

除一般性函件外，办公室和业务部门负责文电处理的人员对所收到的公文，都应加盖收文印章，编收文流水号，并用专用登记本逐件登记，方可按有关职责或业务分工进行具体承办。

（三）分办

办公室和主办部门负责文电处理的人员收到有关公文并登记编号后，及时填写《福建省红十字会机关公文收文处理单》（详见附件11）夹于公文封面，部、室领导应当及时提出明确的拟办意见,如有涉及其它部门分管的业务,应主动向相关部、室及有关单位了解情况,征求意见或协商、会稿，逐级呈阅、批办。一般呈送程序是：分管秘书长、常务副会长、会长或其他领导。紧急公文，应当提出办理时限，必要时可越级呈阅、批办。公文办理应及时，不能延误、推诿和压件不传不退。主办部、室负责文电处理的人员应对分办的公文承办情况进行跟踪，必要时应催办和督办。各级应根据领导批办、签署的意见抓紧落实，并及时反馈情况。遇需答复的公文，一般以书面的形式，如采用口头答复应有具体文字记录，不得把《收文处理单》及领导和有关人员签发的意见原原本本转给来文单位。

六、机关内部行文主要办理程序

机关内部行文主要是指不需上报或下发，且属本级情况通报、反馈意见、请示工作和用于材料归档的文字材料，一般用计算机草拟。主要有：组织或参加有关部门的调研、考察情况，参加上级有关会议、集训等活动情况，开展专项工作和举办活动的有关情况，对工作的意见和建议，领导交办工作的落实情况反馈和机关内部有关事项的请示等文字材料。拟稿人员拟稿完毕后，经有关领导审核后，填写《福建省红十字会机关内部行文处理单》（详见附件12）夹于材料封面，视材料内容呈送有关领导阅知或批办，并根据领导批办、签署的意见进行处理和承办。

对于重要的电话记录,受话人应及时填写《福建省红十字会机关电话记录处理单》（详见附件13），视电话记录内容呈送有关领导阅知或批办，并根据领导批办、签署的意见进行处理和承办。

七、向省委和省政府报送文件有关事项

（一）需要报省委的文件如果需省政府知道的，主送单位写“省委、省政府”，需要报省政府的文件如果需要省委了解的，主送单位写“省政府并报省委”。

（二）主送“省委、省政府”的文件，由省委办公厅负责办理，省政府办公厅负责分送省长、副省长；主送“省政府并报省委”的文件，由省政府办公厅负责办理，省委办公厅负责分送不担任省政府领导职务的省委常委。

（三）请示、报告应严格区分。凡向上级机关请求指示、批准的事项，应当用“请示”上报。“请示”件一般应一文一事。请示的问题不要夹在情况报告中，更不能以“简报”、“呈阅件”等形式请示问题。除领导直接交办的事项外，“请示”不直接送领导者个人。要求批转的请示或意见，应当代拟批转机关的通知稿。书面工作报告，应办求简明扼要，突出重点，一般控制在3000字以内。

（四）报送省委的文件份数：主送“省委”和“省委、省政府”的请示件一般送10份（批会和审批出国、出境的请示件送3份）；报告件送10份；省委领导在地区、部门的讲话稿送5份；讨论文稿及汇报稿送30份；主送“省政府并报省委”的文件送10份。报省委的重要简报、资料送10份；一般性简报、资料送5份。

（五）报送省政府的文件份数：主送“省政府”或“省政府并报省委”的“请示”件一般送10份（批会和审批出国、出境的请示件送3份）；报请审批的法规性文件或讨论稿送30份，“报告”件和主要的简报、资料送10份。

（六）报送的文件如有附件,一般应与主件份数相同并尽量装订在一起,在正文的末尾应注明附件的标题。如附件较厚、制作复杂，不便与正文共同装订的，应在附件的首页上的注明主件的发文字号，与主件同时报送。

八、文件、材料归档、借阅及复制主要注意事项

（一）密级件处理完毕及时归档，其它文件每半年清理归档一次。

（二）本会机关工作人员查阅档案，必须办理登记和审批手续。非工作需要，任何个人不得借阅档案。

（三）会议记录、机密以上的文件和发往上一级的文件无关人员一般不予借阅。确属工作需要，须经秘书长以上领导批准，并注意保密和保护档案，严禁复制。

（四）本会各部、室因工作需要复印、摘录档案的，秘密、机密级文件经秘书长批准，绝密件须经常务副会长批准，复印件、摘录件按原件同等密级处理。

（五）借阅档案时要维护档案原貌，不准拆卸、涂改（擦抹、圈划、删改、添加）或污损，不得转借。