青岛市供销合作社联合社文件_供销合作社联合社

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青岛市供销合作社联合社文件

青供政发〔2014〕56号

关于修订青岛市供销社文件材料 归档范围和保管期限的通知

市社直属各企、事业单位，机关各处室：

我单位按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期规定》的要求，对机关文件材料归档范围和保管期限进行修订。

青岛市供销社

2014年6月30日

青岛市供销社

文件材料归档范围和保管期限规定

第一条 为便于青岛市供销社机关正确界定文件材料归档范围和保管期限，使所保存的档案能反映市社主要职能活动情况，维护历史真实面貌，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）和青岛市机关档案管理有关要求制订市供销社文件材料归档范围和保管期限表。

第二条 市社文件材料是指在其工作过程中形成的文字、图表、照片、录音、录像、实物和电子文件等各种门类和载体的历史记录。

第三条 市社文件材料归档范围是：

一、反映市社主要职能活动和记录本机关基本历史面貌的，对市社和社会有查考价值和历史研究价值的文件材料；

二、市社各项工作中形成的涉及国家、集体和个人利益的，有凭证价值的文件材料；

三、上级机关、同级机关形成的，需要市社贯彻执行的文件材料和下级机关报送的重要文件材料；

四、其他对市社工作具有查考价值的文件材料。第四条 市社文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）市社文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，市社负责人兼任外单位职务形成的与市社无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属市社归档范围的文件材料，必须按有关规定向市社档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条

市社形成的人事档案归档范围按有关规定执行。第七条

市社对应归档的电子文件的元数据、背景信息、重要的过程稿等要进行相应归档。

市社应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单，应与文件正本、定稿一并归档。

第八条 市社协办的会议、行文所形成的文件材料将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第九条 市社所属单位应结合本单位职能和工作实际，编制本单位的文件材料归档范围和保管期限规定，经市档案局行政管理部门审查同意后执行。

第十条 市直属各企、事业单位可参照本规定修订本单位文件材料的归档范围和保管期限。

附件：青岛市供销社文件材料归档范围和保管期限

抄报：青岛市档案局。

青岛市供销社

2014年6月30日印发

附件

青岛市供销社

文件材料归档范围和保管期限

一、文书档案

（一）业务部门

1.调查研究、信息宣传、公文处理、会议组织安排及督办、机要保密、档案管理、接待和机关后勤等工作。

1.1市社形成的调研报告（永久）

1.2市社形成的关于开展调查研究工作的方案的通知、实施意见（30年）

1.3市社形成的关于调研报告评选结果的通知或通报（永久）1.4市社职工发表的专业论文（永久）1.5市社编制的《供销信息》（30年）

1.6各种刊物报导本机关重要活动的剪报材料（30年）1.7上级机关（指山东省委、省政府，青岛市委、市政府、市委宣传部等单位，下同）及上级业务主管机关（指总社和山东省社，下同）发表的关于本机关工作的信息（30年）

1.8上级机关及上级业务主管机关形成的关于公文处理工作的制度、办法、规定、意见、要求、细则、规程等的通知（10年）

1.9上级机关及上级社形成的关于市社公文处理工作的表彰通报（永久）1.10上级机关及上级社形成的关于市社公文处理工作的情况通报（10年）

1.11市社形成的关于公文处理工作的意见、办法等的通知（30年）

1.12市社形成的代上级机关起草并被采用的法规性、中长期发展规划等专项业务文件的历次修改稿（包括部门定稿、办公室核稿、分管领导修改稿）及上报稿（30年）

1.13上级机关、上级领导、人大代表、政协委员检查、视察市社工作形成的指示、讲话、题词等文件材料（永久）

1.14上级机关、上级领导、人大代表、政协委员检查、视察市社工作形成的指示、讲话、题词等以外的文件材料（30年）

1.15上级机关、上级领导、人大代表、政协委员检查、视察市社工作时市社形成的汇报材料（30年）

1.16下级机关（指各区、市供销社及所属企事业单位，下同）上报的职能活动的专题报告（30年）

1.17下级机关上报的年度和年度以上的计划、规划、总结、统计报表、财务决算等文件（10年）

1.18下级机关上报的法规性备案文件（10年）

1.19市社召开的主任办公会会议记录、会议纪要（永久）1.20市社召开的全市供销社工作会议的领导讲话、传达提纲、会议日程、典型材料等（永久）

1.21市社召开的重要业务专题会议的会议通知、领导讲话、发言交流材料等（永久）

1.22市社召开的一般专题会议的会议通知、领导讲话、发言交流材料等（30年）

1.23市社形成的青岛供销专刊（30年）

1.24相关业务机关形成的督办件及市社的办理结果报告（永久）

1.25市社形成的关于督查督办工作的总结、报告（30年）1.26上级机关及相关业务机关形成的关于督查督办工作的制度、办法、规定、要求等的通知及情况通报（10年）

1.27上级机关及相关业务机关形成的关于机要保密工作的制度、办法、规定、要求等的通知及情况通报（10年）

1.28市社形成的关于成立或调整保密工作委员会的通知（永久）

1.29市社形成的关于机要保密工作的目标、计划、方案、制度、办法等的通知及总结报告（30年）

1.30市社与有关部门签订的机要保密工作协议书、责任书（30年）

1.31上级机关及相关业务机关形成的关于档案工作的规定、制度、办法、要求的通知及检查情况通报等（10年）

1.32市社形成的关于档案工作的制度、办法的通知及总结报告等（10年）

1.33市社形成的关于成立或调整档案工作领导小组的通知（永久）

1.34市社形成的档案交接材料（永久）

1.35市社形成的关于重要对象的接待计划或方案（永久）1.36市社形成的关于一般对象的接待计划或方案（10年）1.37相关单位形成的来访、考察的函件（10年）

1.38上级机关及相关业务机关形成的关于接待工作的制度、办法及接待经费管理等方面的通知（10年）

1.39市社形成的关于接待工作的制度、办法的通知及工作总结报告（10年）

1.40市社形成的关于公共事务和后勤管理工作的制度、办法等的通知及工作总结报告（10年）

2.办理人大代表建议、政协委员提案和人民来信来访等工作 2.1青岛市人大代表形成的建议及本机关制发的办理情况报告（永久）

2.2青岛市政协委员形成的提案及本机关制发的办理情况报告（永久）

2.3市社形成的关于人大代表建议及政协委员提案办理工作的总结报告（30年）

2.4有青岛市主要领导批示的人民来信来访件及本机关形成的办理情况报告（永久）

2.5其他人民来信来访件及市社形成的办理情况报告（30年）2.6不需要办理的人民来信来访件（10年）

2.7上级机关及相关业务机关形成的关于信访工作的制度、办法、规定的通知及情况通报等文件材料（10年）

2.8市社形成的关于信访共走的制度、办法、预案等的通知及总结报告等文件材料（30年）

2.9市社召开的信访工作专题会议形成的会议通知、领导讲话、发言交流材料等文件材料（30年）

3.市供销社固定资产的管理

4.财务管理和会计核算，编制市供销社经费的预算、决算和各种报表

4.1市社形成的财务预算报表（30年）4.2市社形成的财务决算报表（永久）4.3市社形成的财务工作报告（30年）

4.4上级机关及相关业务机关形成的关于财务工作的制度、办法、规定、要求的通知及检查情况通报（10年）

4.5市社形成的关于财务工作的制度、办法、规定、要求的通知及工作总结报告（30年）

4.6相关业务机关形成的关于市社的审计报告或领导人离任审计材料（30年）

4.7市社与有关单位签订的合同，涉及区域划分；列入市、区（市）重点建设项目、重大科学技术研究和技术改造；金额超过100万元以上；有效期10年以上的（永久）

4.8市社与有关单位签订的合同，涉及金额为100万元以下，有效期10年以下的（10年）

4.9市社参与政府采购形成的涉及列入市、区（市）重点建设项目、重大科学技术研究和技术改造；金额超过100万元以上；有效期10年以上的文件材料（永久）

4.10市社参与政府采购形成的涉及金额为100万元以下，有效期10年以下的文件材料（10年）

5.市供销社系统的内部审计

5.1市社形成的关于市供销社系统内部审计的制度、规定、办法等的通知（30年）

5.2市社形成的关于市供销社系统内部审计的审计报告（永久）

5.3市社形成的关于市供销社系统内部审计工作的情况报告或通报（永久）

7.市社其他综合性工作

7.1市社形成的年度工作计划、思路与总结（永久）7.2市社形成的内部管理制度（30年）

7.3市社形成的重点工作目标及责任分解（30年）7.4市社形成的大事记、史志、年鉴等材料（永久）7.5市社领导人外出参加会议或公务活动带回的属于本机关主管业务的文件材料（永久）

7.6市社领导人外出参加会议或公务活动不属于本机关主管业务但需要贯彻执行的文件材料（10年）

8.各处室综合性工作

8.1各处室年度工作计划（30年）8.2各处室年度工作总结（30年）8.3各处室调研报告（30年）

8.4各处室专题会会议材料，包括通知、发言材料、交流材料、报告等（30年）

8.5各处室发表的信息（30年）

8.6各处室人员外出参加相关业务会议带回的属于市社主管业务的文件材料（永久）

8.7各处室人员外出参加相关业务会议带回的不属于市社主管业务但需要贯彻执行的文件材料（10年）

（二）机关党委

1.制定年度政治理论学习和党员教育计划，协助市社党委落实中心组学习安排

1.1市社形成的政治理论学习计划（10年）1.2市社形成的党员教育计划（10年）1.3市社形成的党委会议纪要（永久）

1.4市社形成的党委工作报告、调研报告、工作总结（30年）1.5市社形成的民主生活会会议记录（永久）

2.指导直属各党委（支部）按期进行换届改选，落实“三会一课”制度和发展党员及党费收缴工作

2.1市社直属各党委（支部）换届改选工作的请示及市社形成的批复（永久）

2.2市社形成的关于“三会一课”制度的实施意见、方案的通知（10年）

2.3市社形成的关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党等的认定材料（永久）

2.4市社形成的发展新党员、预备档案转正的花名册（永久）3.组织开展“创先争优”活动及评选表彰工作

3.1上级机关及相关业务机关形成的关于“创先争优”活动的要求、实施意见等的通知（10年）

3.2市社形成的关于“创先争优”活动的要求、实施意见等的通知（30年）

3.3市社形成的关于开展“创先争优”活动的通知（10年）3.4市社形成的关于“创先争优”活动的总结报告（永久）3.5市社形成的关于市社各项工作评选先进的通知（10年）3.6市社形成的关于市社各项工作评选先进的通报（永久）4.指导工会、共青团、妇委会等组织独立开展工作 4.1市社工会举行各种活动的计划、方案的通知（10年）4.2市社工会工作统计年报（永久）4.3市社工会工作总结报告（永久）

4.4市社工会换届选举的请示与业务主管部门的批复（永久）4.5市社工会会员名册（永久）

4.6上级机关及相关业务机关关于市社工会工作的表彰通报（永久）

4.7上级机关及相关业务机关关于工会工作的制度、办法、要求等的通知及工作情况通报（10年）

4.8市社团组织、团干部统计年报（永久）4.9市社共青团工作总结报告（永久）

4.10市社共青团换届选举的请示与业务主管部门的批复（永久）

4.11市社共青团团员名册（永久）

4.12上级机关及相关业务机关关于市社共青团工作的表彰通报（永久）

4.13上级机关及相关业务机关关于共青团工作的制度、办法、要求等的通知及工作情况通报（10年）

4.14市社妇委会工作总结报告（永久）

4.15市社妇委会换届选举的请示与业务主管部门的批复（永久）

4.16上级机关及相关业务机关关于市社妇委会工作的表彰通报（永久）

4.17上级机关及相关业务机关关于妇委会工作的制度、办法、要求等的通知及工作情况通报（10年）

5.负责干部奖惩、考察、考核、轮岗交流等工作

5.1涉及市社及单位内部党员、干部、职工的先进单位、先进集体、劳动模范、先进个人的表彰、奖励的通报（永久）

5.2涉及市社及单位内部党员、干部、职工的处分意见及调查材料（永久）

5.3上级机关及相关业务机关形成的关于干部奖惩、考察、考核、轮岗交流等工作实施意见、方案等（10年）

5.4市社形成的关于干部奖惩、考察、考核、轮岗交流等工作实施意见、方案等（30年）

6.干部信息库维护管理和干部人事档案管理工作

6.1上级机关及相关业务机关形成的关于干部信息库维护管理和干部人事档案管理工作制度、办法、规定、要求等的通知（10年）

6.2市社形成的关于干部信息库维护管理和干部人事档案管理工作制度、办法、规定、要求等的通知（30年）

6.3本机关关于干部人事档案管理工作的情况总结报告（30年）

7.市社及直属单位人事、机构编制、劳动工资、保险、优抚、职称、统计等工作

7.1市社形成的劳动工资报表（永久）7.2市社职工花名册（永久）

7.3市社人防机构人员统计年报表（永久）

7.4市社人防系统机构与从业人员情况统计报表（永久）7.5市社事业单位管理人才、专业技术人才资源统计报表（永久）

7.6市社形成的青岛市党政人才统计报表（永久）7.7市社形成的党内统计报表（永久）

7.8上级机关及相关业务机关关于人事、机构编制、劳动工资、保险、优抚、职称、统计等工作的制度、办法、规定、要求等的通知（10年）

7.9市社关于人事、机构编制、劳动工资、保险、优抚、职称、统计等工作的制度、办法、规定、要求等的通知（30年）

7.10市社关于机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废的请示与业务主管部门的批复（永久）

7.11市社关于机构设置、撤并、名称更改的通知（永久）7.12市社形成的技术职称评定报告及业务主管部门的批复（永久）

7.13市社形成的人事任免的通知（永久）

7.14上级机关及相关业务机关形成的关于市社领导人的任免职通知（永久）

7.15市社形成的关于人事任免工作的备案材料（30年）7.16市社所属单位形成的关于人事任免、机构编制的请示及本机关形成的批复（永久）

8.组织开展继续教育和有关培训工作

8.1市社形成的关于开展继续教育和培训工作的计划、实施意见、方案等的通知（30年）

8.2市社形成的关于开展继续教育和培训工作的通知（10年）8.3市社形成的关于继续教育和培训工作的总结报告（30年）9.指导直属单位落实岗位设置及年度法人登记等工作 9.1市社形成的关于直属单位岗位设置及年度法人登记工作的制度、办法、规定、要求等的通知（30年）

9.2市社直属单位报送的关于单位岗位设置及年度法人登记工作的请示及本机关形成的批复（30年）

9.3市社直属单位报送的关于岗位设置及年度法人登记工作的总结报告（10年）

10.市社事业单位人员招聘、考录工作及军转退伍军人安置工作

10.1上级机关及相关业务机关形成的关于人员招聘、考录工作及军转退伍军人安置工作制度、办法、规定、要求等的通知（10年）

10.2市社形成的关于人员招聘、考录及军转安置工作的实施方案、制度、办法的通知（30年）

10.3市社职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根（永久）

11.落实劳动工资、福利、保健、保险、抚恤等工作 11.1上级机关及相关业务机关关于劳动工资、福利、保健、保险、抚恤等工作的制度、办法、规定、要求等的通知（10年）

11.2市社关于劳动工资、福利、保健、保险、抚恤等工作的制度、办法、规定、要求等的通知（30年）

11.3市社关于人员工资、福利、保健、保险、抚恤等待遇问题的认定通知（永久）

12.市社计划生育管理工作

12.1市社关于计划生育工作统计年报（永久）

12.2上级机关及相关业务机关关于计划生育工作的制度、办法、规定、要求等的通知（10年）

13.公务出国办理工作

13.1市社公务出国的请示及中共青岛市委组织部的政审及青岛市外办的批件（30年）

13.2市社形成的出国考察报告

13.3上级机关及相关业务机关关于因公出国办理工作的制度、办法、规定、要求等的通知（10年）

14.因私出国审核工作

14.1市社因私出国的请示及中共青岛市委组织部的政审及青岛市外办的批件（30年）

14.2上级机关及相关业务机关关于因私出国办理工作的制度、办法、规定、要求等的通知（10年）

15.管理离退休干部工作

15.1市社形成的离退休干部情况统计报表（永久）15.2上级机关及相关业务机关形成的关于离退休干部管理工作的制度、办法、规定、要求等的通知（10年）

15.3市社形成的关于离退休干部管理工作的制度、办法、规定、要求等的通知（30年）

15.4相关业务机关及市社形成的关于市社及所属单位工作人员离退休的认定通知（永久）

二、会计档案

（一）会计凭证（15年）1.原始凭证 2.记账凭证 3.汇总凭证 4.其它会计凭证

（二）会计账簿（25年）1.日记账； 2.总账

3.现金出纳账、银行存款账 4.明细分类、分户账或登记簿

（三）财务报表（永久）

1.行政单位和事业单位会计报表； 2.会计月报、季度报表

（四）其他（25年）1.会计移交清册； 2.会计账薄保管清册 3.会计档案销毁清册

三、照片档案（永久）

1.本单位历届领导干部的照片：新任职的领导班子成员，应在任职后1个月内为其归档近期标准照1张，单位主要领导更换后，应归档领导班子集体合影1张。

2.上级领导、社会著名人物来本单位检查、视察、指导工作的照片：每个视察点归档照片不少于2张，上级领导讲话照片至少归档1张，与本单位领导或干部职工合影照片至少归档1张。

3.本单位召开的重要会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议、党工团换届会议）的照片：每次会议至少应归档主席台全景照片（带会标）、会场全景照片、领导讲话照片、投票或表决照片、典型发言照片、颁奖照片等各1张。

4.本单位重要工作场景和工作成果的照片：主要职能活动场景（主要是面向社会和公众服务）照片至少归档1张；重要或优秀工作成果照片至少归档2张，重要产品至少应归档2张。

5.本单位宣传报道工作的照片：凡是通过大众传媒（包括报纸、杂志、电视、网站、书籍等）发布的照片，每一种至少归档1张；本单位宣传活动每节点场景照片不少于2张。

6.本单位外事活动的照片：外事活动(包括接待、出访等)中领导与外宾会谈照片至少归档1张；陪同考察照片，每个考察点至少归档1张；与外方签署协议或出席签字仪式的照片至少归档1张。

7.本单位发生的各种重大事件、事故的照片：反映每项事件、事故情况照片不少于2张，领导视察现场、研究和指挥工作照片至少应归档2张。

8.本单位主办或承办的重大活动的照片：每项重大活动，至少应归档全景、主要人物、领导讲话等照片各1张。

9.本单位获得的上级各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、重要礼品、纪念品、宣传品的照片：至少应各归档1张。

10.本单位独立办公场所的照片：至少应归档全景照片、牌匾照片、主要设施照片各1张。

11.本单位组织或参加的其它重要活动的照片。

四、音像档案（永久）

（一）市级以上领导人、社会著名人物来本单位检查、视察、指导工作的录音录像材料；

（二）本机关主办和承办的有影响的重大活动、重要外事工作的录音录像材料；

（三）本机关重要职能活动的录音录像材料。

五、实物档案（永久）

（一）有关本机关获得的省部级（含）以上涉及综合工作、重要专项工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等；

（二）有关举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等；

（三）有关外事活动中获赠的纪念品、礼品；

（四）其它有重要保存利用价值的实物。