办公自动化解决办法1_oa问题解决办法

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办公自动化实施方案

一、邮件收发 A.免费企业邮箱

目前网络上流行的网易免费企业邮箱www.daodoc.com 可以通过公司注册管理账号admin@guotaioil.com（目前注册完成）可以创建200个免费人员账号例如：员工李明，可以创建一个免费企业邮箱号liming@guotaioil.com，然后通过下载网易闪电邮软件，登陆后会形成一个类似QQ的坐标，如有新邮件接收，会及时弹出一个提示窗口，以便及时阅读新邮件。优点：

1.免费，操作方便

2管理员可以随时增加、删除邮箱账号 3发件人可以通过登陆web邮箱进行群发邮件 4获取邮件及时，1分钟之内可以得到获取提示 5邮件可以通过员工账号导出保存 缺点：

1.服务器无法管理，做不了邮箱数据备份

2.员工之间通过闪电邮登陆没有通讯录，只有通过登陆web邮箱才有通讯录

3.无法内网使用，一旦网络连接中断，无法收发邮件。4.在一些其他功能上还有很多不足，只有简单的收发邮件。5.账号内存储大小有限制，而且邮件搬家只能个人账号备份，管理员无法对所有账号邮件进行备份、搬家。B.收费企业邮箱

目前主流的企业收费邮箱主要有网易企业邮箱和腾讯企业邮箱，腾讯企业邮箱目前用户不是太多，技术和售后服务相对网易企业邮箱有些不足。网易收费企业邮箱www.daodoc.com也是通过注册企业管理邮箱进行创建分发员工账号，与免费邮箱名称一样，创建员工账号数量与定制的价格成正比。100人上限的服务费用每年1.5万。优点：

1.操作方便，与普通邮箱操作类似。

2.员工离职，企业邮箱可以顺利收回，避免资料流失。3.接收邮件及时，1分钟就可以得到获取邮件提示。

4.管理员可以对所有邮件进行备份及邮件搬家，方便管理和信息备份。5.服务器在专业公司维护，有效的避免黑客攻击及及时系统升级。缺点：

1.每年都有维护费用，价格很高。

2.也属于互联网模式，外网断了收发不了邮件。

二、内网邮件收发

内网邮件收发首先得建立服务器，类似机房用友服务器，在服务器上安装企业邮件软件，由管理员创建分发员工账号，得到账号的员工可以根据IP地址来访问邮箱服务器。服务器和IP地址、企业邮箱软件都需购买。优点：

1.操作方便，与普通邮箱操作类似。

2.网络中断内网可以接发邮件，但是断网后只有服务器所在内网可以接发邮件，项目不能接发。

3.服务器由公司维护，整体数据备份、搬家方便。4.可以群发邮件，通讯录设置方便。

5.用户通讯录可以设置分组，用户数量在服务器能承受基础上无上限。6.员工离职可以随时收回邮箱，有效保留资料和防止资料流失。缺点：内网邮件已经具备了企业邮件所有功能，但是其属于OA办公自动化系统的一部分。

三、组建OA系统

OA办公自动化系统全面覆盖了传统办公软件的公文、行政审批、业务审批、综合办公和公告、新闻、调查、讨论等公共信息，包含邮件、日程事件、计划管理和通讯录等应用功能，还包含工作流程制定、人力资源管理、电子签章、网络文档、即时通讯等。组建OA办公自动化系统是网络化办公的最终趋势。优点：

1、建立内部的通信平台。

建立单位内部的邮件系统，可以标记：未读、已读、未处理、已处理、已发等，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

2、建立信息发布的平台。

在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。

3、实现工作流程的自动化。

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

4、实现文档管理的自动化。

5、辅助办公。

6、实现分布式办公。

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

7、建立信息集成平台。

8、节省企业的办公费用支出。

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

9、搭建知识管理平台。系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

10、增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

11、极大的提高了工作效率

OA办公系统能极大的提高工作。不用拿着各种文件、申请到处跑来跑去中，不用拿着文件等着领导审批，因为这些都可以在随网上进行，大大的减少了办公成功，极大的提高了工作效率。

12、节省成本，提高企业竞争力

通过OA平台来办公，大大减少了办公程序和办公时间，同时还节省了纸张、笔等办公用品，所以为企业节省了时间成本和金钱成本。另一方面，OA办公平台方使员工与上级沟通更方便，信息反馈更顺畅，为发挥员工智慧和积极性提供了舞台。所有的这都都可以提高企业的竞争力。缺点：

1.要实现任何有网络的地方访问，可能导致安全性降低，建议只有在公司上班的时候可以登录系统。

2.OA系统价格根据使用人数和定制模块收费，人数越多，模块越多价格越高。而且OA系统根据业务拓展需要升级，升级有费用。3.使用OA系统需要架设服务器，与公司财务用友系统类似。自己价架设服务器可以节省租赁服务器的费用。

综上所述，办公自动化系统可以逐步推进，按照先用免费邮箱，到使用内部邮箱，再到购买OA系统三个步骤，目前免费邮箱阶段可以随时执行，已经做好了准备，用户操作简单，收发邮件及时。内部邮箱和OA系统还需要很多准备，例如各个审批流程的制定，各部门之间交叉流程等。